淺談地市級廣播電視臺檔案管理的策略

鄧歡歡

摘要：廣播電視臺是在黨委、政府領導下的以從事宣傳輿論工作為主要任務的事業單位，是貫徹執行黨和國家關于意識形態和新聞宣傳工作的重要載體。其檔案管理工作對于保存檔案史料、強化自身建設、加強社會主義精神文明建設都具有十分重要的意義。

關鍵詞：地市級廣播電視臺;檔案管理;文化

地市級廣播電視臺的檔案作為一種原生信息資料，是本部門乃至本地區重要的基礎性信息資源。它真實地記錄了廣播電視臺各個部門的工作完成情況及各項活動開展情況，反映了黨的新聞主流媒體宣傳貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策的情況及自身行政管理水平，是進行工作檢查、經驗總結、歷史研究的真實憑據和重要依存。認真做好廣播電視臺的檔案資料工作，對于保存檔案史料、強化自身建設、加強社會主義精神文明建設都具有十分重要的意義。

如何做好地市級廣播電視臺的檔案工作，本人在幾年的工作實踐中摸索出一些比較切實可行的做法。以本人所在的湖南省湘西土家族苗族自治州廣播電視臺（以下簡稱“湘西州廣播電視臺”）為例，作詳細論述如下，供同行參考。

湘西州廣播電視臺前身為湘西電視臺，始建于1985年，2011年州委、州政府根據文化體制改革有關文件精神，整合湘西電視臺、湘西人民廣播電臺、《邊城報》，成立了湘西州廣播電視臺?，F為湘西州人民政府直屬正處級公益二類事業單位，歸口湘西州委宣傳部管理。內設有新聞綜合、湘西公共兩個電視頻道，FM106湘西人民廣播電臺，《邊城報》社以及廣電新媒體五個媒體部門，辦公室、人事科、財務審計科、監察室等10個綜合部門以及一家獨資企業湘西州民族文化傳媒公司。是集廣播、電視、報紙、新媒體為一體功能齊全、受眾廣泛的主流媒體。廣播電視節目信號覆蓋全州9個縣市區及四省市邊區近300萬人口。

作為湘西州唯一州級官方主流電視媒體，湘西州廣播電視臺每年產生大量的檔案資料，現存有電視節目聲像和光碟2800多盒.會計檔案869盒、文書檔案資料768卷、照片資料1633張，這些檔案資料是廣播電視臺廣大新聞工作者辛勤耕耘的結晶，同時也是地方文化寶庫的重要組成部分。

一、掌握廣播電視臺檔案資料的形成特點和規律

廣播電視臺是在黨委、政府領導下的以從事宣傳輿論工作為主要任務的事業單位，是貫徹執行黨和國家關于意識形態和新聞宣傳工作的重要載體。其檔案資料的形成有以下特點：一是來文單位的多向性。廣播電視臺作為黨和政府宣傳工作的主體單位，除了各級主管部門以外，各級黨委政府以及其他綜合部門、甚至專業部門都有來文，數量多、范圍廣、門類雜的來文局面給檔案管理帶來一定難度?；诖?，為便于查找和使用，要把需貫徹執行和普發性、要辦和不要辦、要立卷歸檔和不要立卷歸檔的嚴格區分開來，不能魚目混珠。二是內容的廣泛性。由于宣傳工作涉及到整個社會的各個方面，因此，在開展業務活動中，形成了大量的、豐富的能夠反映整個地區政治、經濟、文化、社會科學、民生等各個方面的歷史和現實內容的檔案資料，范圍很廣泛，但是這卻是宣傳業務檔案中的精品和最有價值的內容，需要檔案工作人員以高度負責的敬業精神和耐心細致的工作態度去分門別類歸納整理。三是檔案資料載體的多樣性。隨著科學技術水平的提高，廣播電視檔案資料的載體形式也越來越多，除了紙質檔案以外，隨著技術的發展，高清改造的完成，湘西州廣播電視臺對部分影像資料進行了遷移，重新組建了全新的媒資系統，實現了數字化管理。目前常用的檔案存儲載體有錄音帶、錄像帶、媒資系統電子貯存軟件——磁盤，這些已成為廣播電視檔案資料的主要載體。四是業務檔案資料形成的無規律性。由于廣播電視臺面向的是整個社會、涉及各個行業各個方面，除了正常工作形成的檔案資料以外，往往還有許多意想不到的檔案資料的來源。比如對偶發性自然災害的報道和攝制，不僅是現實的重要新聞信息，而且是珍貴的歷史檔案和資料，它具有重要的保存和使用價值。深入地探討和掌握這些檔案資料的形成規律，對于檔案資料的收集整理、保管和利用是十分必要的。

二、廣播電視臺檔案資料的分類

按照廣播電視臺檔案資料形成的特點和規律，廣播電視臺的檔案資料工作可以分為以下幾個方面：

1.文書檔案

歸檔文件整理方法是以“件”為單位，按照文件材料的來源、時間、內容和形成規律采取按“年度、機構、問題、保管期限歸類。它是按照一般黨政機關文書檔案資料的分類、立卷程序和要求，以辦公室和人事科為主，進行收集、整理、立卷和保管。

2.影像檔案

湘西州廣播電視臺影像資料目前除了媒資系統保存的資料外，還有資料帶（碟）2416盒，類型包括KCA-60BRS帶（3/4帶）582盒。大1/2新聞留底帶470盒，BETACAM帶256盒，DVCOM帶210盒，DVD光碟新聞留底和專題898張，媒資系統有新聞留底、自辦欄目和部分往年優秀專題。這些影像資料是湘西州廣播電視臺工作人員付出無數艱辛和汗水，用攝像鏡頭一幀幀記錄下來的湘西州三十多年來經濟社會發展的歷史，是積攢下來的獨一無二的寶貴財富。

3.專業設備檔案

廣播電視專業設施設備檔案是保證廣播電視臺進行采、編、播正常工作開展的必備檔案。做好這部分檔案資料工作，就像做好工廠、科研部門的設備檔案一樣，要根據設備的型號及用途，按形成過程整理立卷，必須詳細完成鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂、裝盒等流程，漏一不可、錯一不可。

4.其他檔案

廣播電視臺的日常檔案除了文書檔案、影像檔案和專業設備檔案外還有其他不少類別的檔案。比如會計檔案，它如實地反映了廣播電視臺的經費來源和財務開支，對于領導者決策和事業產業發展是不可缺少的。再比如照片檔案，它記錄了廣播電視臺從創業初期的租房辦公到現在擁價值1個多億的高規格辦公用房的發展變化過程。再比如每年隆重舉辦的春節晚會、各種大型活動等照片，它都是歷史現場的真實寫照，具有非常重要的歷史意義。

三、廣播電視臺檔案資料工作具體操作

本人根據廣播電視臺檔案資料的特點和規律，經過多年的具體工作實踐，對這些特點和規律加以整理歸類，逐步摸索形成一套做好檔案資料工作的具體操作方法：

1.分工負責

首先是領導重視，把檔案工作納入議事日程、納入考核目標，成立臺檔案領導小組，由臺黨委書記、臺長任組長，分管黨委委員、副臺長任副組長，由辦公室主任、財務科科長、人事科科長為成員，下設辦公室，由臺辦公室主任兼領導小組辦公室主任，各業務部室還確定一名資料員，負責收集部門檔案資料，確保有專人專抓。檔案員日常要按時上門簽收，督促和指導他們及時做好文件材料的收集、做到心中有數，從而保證活動結束后，檔案完整、及時歸檔。

2.分開立卷

由于廣播電視行業專業性很強，各業務部門整理的案卷，一般都應由該部門的專業人員自己整理，因為他們業務熟悉，便于立卷準確，也便于后期合理利用。

3.統一規范

根據上級主管部門和檔案部門的規定，無論什么類型的檔案，都要按照要求統一卷皮、填寫目錄表、使檔案年檢合格、標準統一、整齊美觀、便于查找。

4.集中管理

分開整理的案卷，要根據不同的載體，不同的內容分門別類地移交到綜合檔案室。然后由檔案員鑒定查實、辦理交接手續，依次再統一編號、上柜、進行集中管理、編制查閱檔案資料的檢索工具、著錄卡片、專題參考資料。對于錄像、錄音以及磁盤載體的檔案資料，則由專人專房管理，臺綜合檔案室備有目錄，并由綜合檔案室統一分類和排列。只有這樣對全臺檔案及有關資料進行集中管理和分門別類，才能保證檔案資料的完整和安全，才能便于后期利用，該地區的廣播電視臺的檔案資料工作才算完整無缺。

5.檔案整理移交

根據地方檔案局的要求，還需要完成每年檔案年檢工作，編寫廣播電視臺全宗介紹，包括單位名稱，機構沿革，全宗概況（全宗檔案歸檔范圍、立卷說明，檔案時間，案卷裝訂方式，檢索工具）填寫移交清單，文字說明及簽字等交接手續。這是檔案工作的重要一環，檔案工作人員更要以高度的責任心和使命感做好這項工作。年檢工作的順利通過，也就意味著該年度的檔案工作順利完結。

參考文獻：

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