大數(shù)據(jù)時代工程檔案信息管理措施分析

摘要：在大數(shù)據(jù)時代，由于信息技術的應用，檔案工程的信息管理變得更加全面和完善，不僅如此，由于技術的應用，工程檔案管理的質(zhì)量和效率也得到了提高。工程檔案的信息管理更加系統(tǒng)、科學和標準。本文在大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境下研究了工程檔案中信息管理特點以及存在的問題，并針對當前問題提出建議。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;工程檔案;信息管理;措施

在技術飛速發(fā)展的背景下，新技術為整個社會的發(fā)展提供了支持。大數(shù)據(jù)的開發(fā)、創(chuàng)新、云計算和人工智能技術，各個行業(yè)和領域的革命以及新技術在檔案管理中的持續(xù)應用都發(fā)生了革命性的變化，因此，必須關注檔案管理的目的和方法，注重檔案的保護方式，進行智能數(shù)據(jù)分析和網(wǎng)絡管理，使用新方法處理大規(guī)模數(shù)據(jù)，并根據(jù)技術要求提出改善檔案管理的措施。

一、數(shù)據(jù)時代檔案新技術特點

（一）數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)是可傳遞的電子信息文件，可以保存在介質(zhì)中電子設備識別物理符號和數(shù)據(jù)，事實、概念或指令的新表示形式。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，數(shù)據(jù)信息處理已提高了效率和便利性，遇到大量不規(guī)則數(shù)據(jù)的計算機軟件可以快速收集、存儲、查詢、處理、轉換和傳輸數(shù)據(jù)，使用不同計算機軟件為數(shù)據(jù)和產(chǎn)品賦予的價值和含義是數(shù)據(jù)處理的組成部分。在檔案管理中，伴隨著新技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)主要存儲在計算機和網(wǎng)絡中，并且在時間和空間分布的基礎上進行分析，基于各種計算機設備的結構和操作原理。文檔編輯處理、數(shù)據(jù)和信息由相關的硬件和軟件完成[1]。

（二）建筑工程檔案的特點

項目工程建設過程中的所有項目歸檔、項目創(chuàng)建、項目評估、項目招標、現(xiàn)場項目研究、項目實施、竣工驗收等，項目建設期間的所有創(chuàng)建都可以保存在檔案中，這些檔案是原始的且不可編輯的，并且建設項目檔案是記錄性、真實性和不可再生性，建筑檔案管理包括許多單獨的項目、許多領域、多種管理任務以及內(nèi)容記錄的其他方面，建筑檔案管理還包括許多專業(yè)和技術領域，多個參與者單位，許多不同類型的檔案資料，建筑工程檔案具有專業(yè)性、多樣性和動態(tài)性等特點。

二、當前工程檔案管理存在的問題

由于大量的工程文本檔案，一些工程建設單位仍然使用傳統(tǒng)的管理技術，不能保證檔案信息的時效性，在電子工程中缺乏相關的規(guī)章制度，使檔案管理不標準，甚至會發(fā)生損壞或丟失，項目的檔案管理部門的一些員工是轉行工人，盡管他們在收集、審查、歸檔和服務滿意度方面擁有更多經(jīng)驗，但是由于他們對檔案管理信息缺乏正確的理解，文件管理的知識水平和信息技術的限制，直接影響到檔案信息管理的創(chuàng)建[2]。

三、加強工程檔案信息化建設的對策

（一）投資資金開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)

投資資金開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，大多數(shù)建設項目涉及規(guī)劃、土地、建設、行政、設計、勘測等組織，從社會建設來看，其圍繞著相對完整的、規(guī)模較大的、獨立的建設項目。在當今信息快速發(fā)展的時代，為了實現(xiàn)檔案的有效管理和使用并更好地服務于社會，工程檔案管理不能僅僅局限于實物檔案管理，還應加速向數(shù)字檔案管理中心轉換，投資資金開發(fā)集成的信息管理系統(tǒng)，供構成工程檔案的施工單位使用，以便施工單位可以歸檔電子文件，通過網(wǎng)絡傳輸和接收電子文件進行長期存儲，并實現(xiàn)在線存檔、在線傳輸文件的接收和在線使用檔案;為了滿足檔案事業(yè)各部門的需求，集中精力于系統(tǒng)完成檔案的接收、管理和利用業(yè)務，系統(tǒng)功能應涵蓋項目檔案資源的數(shù)字化處理，檔案的接收，收集、整理、存儲、識別、使用、統(tǒng)計、匯編、研究等方面解決檔案中各部門的問題，資源無法有效共享;實現(xiàn)檔案與其他部門之間檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)，最終徹底打破檔案管理部門“信息孤島”的局面，以實現(xiàn)從物理檔案管理的角色到數(shù)字檔案管理中心的角色的轉變。

（二）優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)運行模式

工程檔案信息管理系統(tǒng)應根據(jù)檔案管理的業(yè)務特點選擇適當?shù)墓ぷ髂Ｊ健n案管理部門可以利用C/S結構的快速實施以及便捷的操作和維護來完成管理人員工程檔案的輸入、收集和使用檔案維護系統(tǒng)管理系統(tǒng)。檔案用戶的檔案檢索系統(tǒng)可以使用瀏覽器、服務器模式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、訪問和優(yōu)化，并實現(xiàn)特定的業(yè)務邏輯、瀏覽器存檔用戶的人機界面和人際交互，實現(xiàn)工程檔案的查詢和統(tǒng)計。通過采用C/S和B/S混合模式結構，可以不受環(huán)境的限制，更好地實現(xiàn)建筑體系檔案信息化管理系統(tǒng)的實用性和完整性，并可以使用內(nèi)部局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)。

（三）提高檔案信息資源的利用率

只有提高工程檔案的使用率，才能充分發(fā)揮檔案的價值。作為企業(yè)的業(yè)務管理檔案，必須將相關的技術應用于檔案資源以數(shù)字形式顯示，這將利用整個檔案管理網(wǎng)站和相關的信息資源存檔。這樣，檔案的信息資源才可以有效地滿足不同檔案用戶的實際需求，同時有效地提高檔案管理人員的服務質(zhì)量和工作效率。為了提高檔案信息的使用率，企業(yè)必須建立相關的信息管理系統(tǒng)，配置不同類型的軟件和硬件，執(zhí)行檔案信息管理以及公開更規(guī)范的工作，以促進各種電子檔案的集成便于用戶管理和查詢。為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要設置瀏覽、查詢和調(diào)整不同文件的權限以驗證用戶身份，需要對檔案信息管理深入挖掘各種檔案數(shù)據(jù)，進一步提高工程檔案的質(zhì)量和效率[3]。

（四）優(yōu)化現(xiàn)代化的電子及網(wǎng)絡技術

工程+互聯(lián)網(wǎng)的新技術可收集和管理用于現(xiàn)代數(shù)據(jù)集成和共享的新模型，促進檔案系統(tǒng)和工程檔案的集成，并刪除重復的數(shù)據(jù)歷史數(shù)據(jù)庫，以確保數(shù)據(jù)的穩(wěn)定和可靠。原始文件構成注冊項目的基礎，在此基礎上，工程注冊是快速、高效和安全的，繼續(xù)進行工程研究以確保整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、查詢和穩(wěn)健運行，工程記錄提供的信息管理系統(tǒng)、計算機系統(tǒng)快速準確，可用于存儲，并且建立邏輯。首先，有必要改善基礎架構，以便可以有效地進行定期文檔和文件更改。其次，為了集成和使用存檔數(shù)據(jù)，應創(chuàng)建一個共享平臺，記錄系統(tǒng)必須輸入記錄信息并繼續(xù)負責分配資源[4]。

（五）全面協(xié)調(diào)文件信息管理

工程行業(yè)是具有強大的檔案管理、機密性強的專業(yè)行業(yè)，因此提高工作效率和協(xié)作至關重要。然而，隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，越來越多的數(shù)字檔案正在建設中，管理文件存檔更容易查詢和修改，與傳統(tǒng)的存檔信息管理相比，傳統(tǒng)方式記錄檔案的查找和交換數(shù)據(jù)非常困難，在服務方面，有必要升級檔案管理效率以降低檔案成本。首先，快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，開發(fā)用于工程和土地注冊的信息管理系統(tǒng)，研究系統(tǒng)工程和交流工程信息系統(tǒng)。其次，開發(fā)的目標是通過合并人工干預來推送數(shù)據(jù)。

（六）通過技術創(chuàng)新建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平

現(xiàn)代多媒體技術的應用為工程檔案的管理創(chuàng)造了巨大的物質(zhì)條件，建立一個完整的檔案信息管理系統(tǒng)非常重要。例如，工程設計中的電子文件容量很大，并且在瀏覽中往往顯示緩慢，因此可以使用高保真和高速率的壓縮與還原技術來幫助用戶可以快速瀏覽和下載，電子文件信息輸入可以使用圖像分析和相關的標識技術來幫助電子信息添加到文件管理系統(tǒng)中。根據(jù)用戶的實際需求，應該建立一種新型的檔案信息管理系統(tǒng)，可以快速處理電子數(shù)據(jù)信息，提供檔案咨詢和服務的使用，并利用先進技術來保證電子文件存檔系統(tǒng)的準確性和完整性，關于不同類型的文檔瀏覽、保存和使用分別采用不同文檔類型的系統(tǒng)。為了能科學合理地使用電子檔案功能，必須采用先進且最合適的文件管理軟件[5]。

四、結語

檔案的價值在于利用，工程檔案相關人員不僅要重視檔案的收集和管理，想要做好服務工作，還要深化工程檔案的價值，這就要求檔案相關人員加強檔案的信息化發(fā)展，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，挖掘、分析和整理結構化和非結構化數(shù)字檔案館信息資源，提取有價值的信息，以服務社會為出發(fā)點，以信息化建設為工具，實現(xiàn)面向服務的新一代數(shù)字工程檔案管理。

參考文獻：

[1]何彥昕.試析大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理數(shù)據(jù)化轉型[J].機電兵船檔案，2020（3）.

[2]陳恬，李東，張麗萍，畢建新.電子檔案單軌制管理助力抗疫——以國家自然科學基金項目電子檔案為例[J].山西檔案，2020（3）.

作者簡介：畢宜君（1968—），女，山東東營人，助理工程師，大專，主要從事檔案管理研究。