事業單位文書檔案的管理分析

譚春紅

這些年來，許多事業單位管理的理論研究文章如同雨后春筍一般，然而很多事業單位仍然缺乏科學的事業單位文書檔案管理工作體系。許多的專家學者，已經針對事業單位管理的相關問題進行了一一分析，并提出了獨到的見解和對策。筆者基于事業單位文書檔案管理，在歸納分析的基礎上，初步提出改革事業單位文書檔案管理工作的有效策略，促進事業單位文書檔案管理工作效率提升。

1.文書檔案管理工作的現狀?

據數據分析，許多事業單位的管理工作，展現出了較強的實踐能力，這和他們的重視培養管理人才是分不開的。但是由于許多事業單位都過于注重管理人才技能提升，不重視文書檔案管理體系的設置，以至于許多事業單位只有管理人才沒有管理體系，根本不能適應事業單位文書檔案管理的工作要求。這就說明事業單位缺失管理體系的問題是十分嚴重的，我們必須重視這個問題，并在事業單位機構體系改革中逐步增加文書檔案管理的比重。總的來說，事業單位文書檔案管理工作存在兩個方面的問題：

1.1管理者不理解文書檔案管理體系的重要性

筆者了解到許多事業單位中層管理人員，并不清楚文書檔案管理的含義何在，或者自己的話總結不到位，也不知道加強文書檔案管理對事業單位未來發展方向的巨大幫助。根據問卷調查，許多人員認為文書檔案管理對他們的業務能力提高有所幫助，但是他們還是更傾向于業務能力提升，不太愿意花時間研究文書檔案管理這方面。還有些人員深受傳統觀念影響，排斥信息化，不愿意使用現代化設備。其次，部分人員不善于整合信息技術和傳統文書檔案管理，更不會主動獲取外界的教育資源，不及時更新信息化知識儲備。[1]

1.2未建立有效的文書檔案管理體系

暴露這些問題的根本原因，就是因為很多事業單位管理工作，已經偏離了事業單位文書檔案管理的實際。很多事業單位表面上都在倡導實用性，建立嶄新文書檔案管理體系，但是形式主義比比皆是，許多中層管理者根本不重視文書檔案分類，認為這是十分枯燥無味，文書檔案管理是沒有效果的。這些事業單位的現象，都說明我們的事業單位并沒有“從實際出發”，偏離了文書檔案管理的建設路線。[2]

2.提高事業單位文書檔案管理工作效率的方式：

2.1深刻認識到事業單位文書檔案管理的重要性

文書檔案管理信息化就是為了給事業單位打造一個高效的管理環境，因此，事業單位必須讓中層管理者意識到建立事業單位文書檔案管理體系的重要性。并且，對于一些管理工作出現問題，要經常和管理者聯系，聯手解決文書檔案管理存在的問題，增強彼此的交流。工作人員應當和管理者一起分析問題，并找到問題產生的關鍵點，從而有針對性的解決。

2.2提高管理人員的專業素質

許多文書檔案管理人員并沒有重視文書檔案管理的深度和廣度，他們只是得過且過，對文書檔案管理工作不加思考。雖然這樣看起來很有條理性，然而沒有對具體管理機制進行創新，導致事業單位管理工作滯后。所以，提高管理人員專業素養就顯得非常重要，這讓管理人員可以多加思考。管理人員不要盲目建立管理體系，應該先做好事業單位調查研究，再進行相關改革舉措，在實踐中不斷提升自己的素養。在未來現代化的教育發展中，傳統文書檔案管理模式已經不合時宜。信息技術的興起極大地改善了傳統文書檔案管理，但也深刻沖擊著文書檔案管理的固有領地。管理文檔的方法變得多種多樣。[3]

2.3嘗試利用現代信息化手段

只有利用現代化管理手段，在未來改革浪潮中才不會被淘汰。首先，事業單位要摒棄不合理的傳統管理觀念，積極嘗利用信息化管理，積極探索多樣化的文書檔案管理方式，交流先進的技術，高效地進行信息的收集。在業余時間，事業單位工作人員進行基本知識學習。除了學習信息技術理論知識，管理者要在實踐中熟練運用信息化設備，拓寬獲取信息的渠道，強化互聯網信息檢索及整合，利用電子圖書館、知名大學網站等各種現代信息資源，進行有關學科各類信息的匯總。

可以說，現代化信息技術的發展，深刻影響了傳統文書檔案管理模式，改變了事業單位文書檔案管理工作。在這種背景下，文書檔案管理人員不應該自怨自艾，而要端正態度，坦然面對新興技術崛起，并且不斷學習先進的文書檔案管理方法，培養自己自主學習的能力，科學高效地用新媒介獲取新知識。事業單位文書檔案管理工作人員還要注意不斷提高自身計算機水平，建立科學的事業單位文書檔案管理體系。

參考文獻

[1]黃淑蘭.有機整合資料? 追溯歷史價值——機關事業單位文書文書檔案管理探討[J].辦公室業務，2020（12）：101-102.

[2]陳弘毅.建設具有質量計量檢測機構特色的數字化文書檔案管理系統探究[J].蘭臺內外，2020（17）：61-63.

[3]任艷，李慧玲.信息化時代優化事業單位文書文書檔案管理研究[J].辦公室業務，2020（11）：102-103.