做好政府基層檔案管理工作的策略

馬曉華

隨著政府部門的發(fā)展，其業(yè)務(wù)類型呈多樣化發(fā)展，其中所積累的檔案數(shù)量也越來(lái)越多，是否能夠科學(xué)合理的將基層檔案管理工作做好，將會(huì)影響到政府部門價(jià)值的體現(xiàn)。雖然，這些年來(lái)。我國(guó)基層政府部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的價(jià)值有所了解，同時(shí)進(jìn)行了一定的改革，可是，在目前基層檔案管理工作中仍舊存在一些問(wèn)題需要大家的重視。

一、基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題

認(rèn)知不足。認(rèn)知不足是引起基層檔案管理工作效率不高的主要因素。許多部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的價(jià)值沒(méi)有深刻的認(rèn)知，所以，也沒(méi)有投入足夠的人力物力發(fā)展檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不健全、工作人員不穩(wěn)定等情況出現(xiàn)，使得整個(gè)政府部門對(duì)于檔案管理工作都不看重，限制了基層檔案管理工作的發(fā)展。

團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定。因?yàn)榫幹频膯?wèn)題，多數(shù)基層政府檔案管理部門中存在有崗無(wú)編的情況，所以，就導(dǎo)致許多其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，可是，檔案管理工作是一項(xiàng)極為繁瑣的工作，工作人員身兼數(shù)職負(fù)責(zé)檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的情況，使得檔案管理工作效率降低，檔案的價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮，隨著時(shí)間的推移，檔案管理工作被忽略的同時(shí)因?yàn)闄n案管理工作人員都是兼任的情況，而且這些工作人員的流動(dòng)性強(qiáng)，頻繁更換，可是，檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、完善性較強(qiáng)的工作，需要專業(yè)穩(wěn)定的工作人員進(jìn)行工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作的系統(tǒng)化與全面性不足。

收集總結(jié)工作不健全。因?yàn)榛鶎訖n案管理工作人員對(duì)于工作的態(tài)度隨意應(yīng)付，再加上沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員存在許多誤區(qū)，認(rèn)為只有紅頭文件才需要進(jìn)行整理，而一些會(huì)議文件與大型活動(dòng)文件都沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行收集總結(jié)，導(dǎo)致許多檔案都出現(xiàn)了丟失情況。一部分音頻類檔案也沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行整理，檔案管理工作人員認(rèn)為這不是檔案，應(yīng)當(dāng)是錄制工作人員進(jìn)行儲(chǔ)存，而錄制工作人員也沒(méi)有及時(shí)將音頻類檔案上交給檔案管理部門。許多基層政府工作人員都沒(méi)有及時(shí)保存資料的觀念，有一些觀念的會(huì)自己保存，假如沒(méi)有一點(diǎn)觀念的甚至?xí)苯觼G棄，極少數(shù)工作人員會(huì)將資料信息交給檔案管理部門，這就導(dǎo)致許多信息的丟失，限制了檔案價(jià)值的體現(xiàn)^[1]。

制度不全面。檔案管理制度不全面，其中包含收集歸納制度以及借閱參考制度等，收集歸納制度不全面體現(xiàn)在，多數(shù)文件資料都已經(jīng)收集完畢，可是一直沒(méi)有進(jìn)行歸納總結(jié)，時(shí)間一過(guò)，加上一些工作人員的借閱參考，極有可能導(dǎo)致資料的丟失。借閱參考制度不全面在于一部分工作人員需要借閱資料，卻沒(méi)有辦理任何證明，直接拿走，有一些人看完就忘記了歸還，且因?yàn)闆](méi)有辦理有關(guān)證明，導(dǎo)致管理工作人員找不到人，檔案信息就此丟失，使得檔案信息出現(xiàn)丟失的情況。

二、檔案管理工作優(yōu)化措施

提高認(rèn)知。對(duì)檔案管理工作的價(jià)值與意義進(jìn)行中檔宣傳，此外，擴(kuò)大宣傳范圍，從領(lǐng)導(dǎo)到基層工作人員都要進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，進(jìn)而使得自上而下整個(gè)基層政府都對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，更利于構(gòu)建一個(gè)整個(gè)政府都要重視檔案管理工作的環(huán)境。

構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍。第一，責(zé)任到人，保證每個(gè)位置都有專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)，進(jìn)而加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心。第二 ，健全工作考核制度，通過(guò)考核才能夠進(jìn)行檔案管理工作，此外，對(duì)年終考核優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)的目的。第三，對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，定期組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，其中包含管理知識(shí)以及思想政治的培訓(xùn)，進(jìn)而使得工作人員更加高效的開(kāi)展檔案管理工作。

健全收集歸納制度。檔案收集歸納環(huán)節(jié)是需要整個(gè)基層政府的大力支持才能夠極好的實(shí)現(xiàn)，不是憑借檔案管理部門就能夠?qū)崿F(xiàn)的。所以，要構(gòu)建一套全面的收集歸納制度，確保每個(gè)部門都有一名檔案工作人員存在，在完成自身工作的同時(shí)，做好檔案資料的傳遞工作，也就是說(shuō)要與檔案管理部門相互協(xié)作。將部門內(nèi)的重要文件資料及時(shí)上交。此外，檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)擁有過(guò)一套檔案收集歸納制度，對(duì)收集完善的資料進(jìn)行總結(jié)歸納，提升部門效率^[2]。

健全借閱參考制度。工作人員進(jìn)行借閱參考要辦理有關(guān)的證明，同時(shí)規(guī)定歸還時(shí)間，在服務(wù)其他部門的同時(shí)提升管理效率。

總的來(lái)說(shuō)，基層政府部門應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，將檔案管理的價(jià)值最大化，借此提升基層政府部門的工作效率，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王萍.論如何做好基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（2）：109.DOI：10.3969/j.issn.1004-647X.2018.02.087.

[2]劉倩.基層民政檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探討[J].卷宗，2019，9（3）：43.DOI：10.3969/j.issn.1005-4669.2019.03.042.

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