信息化時代科技檔案管理面臨的問題和對策

王帥

摘要： 進入到信息時代后無論是科技水平還是信息的傳輸能力相較于以往均有了極大的提升，而在檔案管理的過程中若是能夠確保現代化技術的應用靈活性不僅能夠提高檔案管理效率，同樣是促進社會經濟進一步發展的重要基礎。本文簡述了將信息化技術應用至檔案管理工作過程中的重要作用，并就當前信息時代下檔案管理工作環節所存在的主要問題進行了深入分析，提出了幾點解決措施，希望能夠為同行業工作者提供一些幫助。

關鍵詞： 信息時代;檔案管理;問題與對策

【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）15-0298-01

時代的發展與進步為各行各業的未來持續化進步注入了新的發展動力，但也同時使得想要繼續推進檔案管理工作更為困難。隨著數據量的逐漸增加，對于檔案管理工作來說面臨著更加嚴峻的管理形勢，多樣化的工作類型使得人們對于檔案管理也有了一套與傳統意義上的檔案管理工作有著諸多不同的工作標準。為達到這一目的，將現代化的信息技術融入至日常的檔案管理工作過程中極為關鍵，在改善管理現狀的同時，也能凸顯出一直以來存在于管理過程中的隱患，為工作效率與質量的進一步提升奠定堅實的基礎。

1將信息化技術融入至檔案管理工作中的重要作用

紙質檔案是傳統檔案管理工作所針對的主要對象，這使得工作人員必須小心呵護紙張，并對其進行妥善處理與保管，不僅工作難度較大且由于紙質檔案中的信息特殊性需要耗費大量的人力物力滿足工作需求。但保存的過程中，難免會出現一些不確定因素使其完整性受到影響，例如火災、地震這些不可抗力因素，又或是由于人員疏忽導致檔案丟失，均會影響到檔案信息的正常使用。再加上大多數的紙質檔案出于保密性考慮只有一份，不僅安全性較低，若是有經常查閱的需求很容易使得檔案被損壞[1]。而將信息化技術融入至檔案管理工作過程中，能夠快速的完成紙質信息至電子數據的轉化，并在互聯網的輔助下實現對信息的有效存儲，使得工作展開更加高效。這種方式在將檔案資源利用效果充分發揮出來后，也為后續工作推進創造了更多的管理價值。

2信息時代下檔案管理工作所面臨的主要問題

2.1無法保證檔案管理安全性

對電子檔案進行管理通常需要以手機驗證碼或是賬號密碼等作為安全輔助形式，從而提高檔案信息的安全等級。但若是密碼泄漏或是不法分子將密碼破譯就可以很輕松的進入到檔案內部系統對檔案信息進行修改或是刪除，從而影響到檔案管理安全性，致使數據失去真實性與完整性的應用效果。另外在電子檔案使用的過程中也極易遭受到病毒攻擊，一旦影響到日常工作展開將直接使應用該處檔案信息的部門受到經濟效益或社會效益損失。

2.2檔案管理工作無完善體系支持

由于檔案的自身特性使得其具有較高的實用價值，因此構建一套完善的檔案管理體系極為關鍵，也是確保其展開更為順利與高效的關鍵因素[2]。但從實際情況來看，當下所應用的檔案管理方式卻依舊處于無完善管理體系支持的狀態，相關的法律法規也不具有工作約束性，這也是當下的檔案管理工作無法達到預期管理目標的主要原因，對于企業的未來可持續發展極為不利。

2.3檔案管理人員工作水平不一致

檔案管理人員的工作水平決定了檔案管理工作質量與服務效率，尤其是在信息時代下更需要工作人員具備足夠的信息技術應用能力，以滿足時代對于檔案信息的使用要求。但當下多數檔案管理人員不具備足夠的工作能力，工作水平不一致的現象較為明顯。再加上工作人員沒有意識到信息技術融入至日常檔案管理工作的重要意義，在其管理理念嚴重落后的情況下，會使得工作效率被降低。

2.4軟件兼容性差

信息化技術的普及使得大多數企業逐漸開始應用不同類型的檔案管理軟件，但由于其兼容性較差使得雖然能夠在一定程度上提高服務水平與工作效率，但由于企業所應用計算機的類型與系統等具有一定差異，致使想要實現資源共享目標較為困難。

3解決檔案管理問題的措施

3.1建立信息匹配的數據庫

將信息技術融入至日常的檔案管理過程中卻依然沒有達到預期工作目標，主要原因是工作人員沒有意識到信息技術應用的重要性，再加上無匹配數據作為工作支撐，致使工作效率遲遲無法提升。因此，必須構建與之相匹配的信息數據庫，結合工作實際情況與人們的數據查詢習慣，做好數據庫的定期更新與維護升級等工作，確保后續檔案管理工作能夠順利展開。

3.2保證軟件的兼容性

為充分發揮電子檔案管理的應用效果，對所應用技術進行創新極為關鍵。檔案管理人員應以檔案的不同類型為依據，對其進行準確分類以選擇出對應軟件，從而避免出現軟件不兼容現象影響管理效率。

3.3提高檔案管理安全系數

檔案管理在當下的信息時代具有不可忽視的重要作用，而想要充分發揮出檔案查詢與各類信息的共享效果，制定與之對應的安全措施以提高檔案管理安全系數極為關鍵。未達到這一目的首先需要改變傳統的檔案管理的認知觀念，讓人們充分認識到檔案管理對于日常工作與生活的重要意義，從而避免不法分子盜取檔案信息的現象出現[3];其次是進行嚴格的身份驗證，例如可以添加語音或是人臉識別等安全驗證方式以提高系統安全等級，保證其使用安全。

3.4提高工作人員的水平

檔案管理人員是否具備足夠的專業技術水平決定了檔案管理工作效率與質量，因此，企業應定期組織培訓活動，并將考試成績作為績效考核的一部分，從而充分激活工作人員的學習積極性。但需要注意的是，對于成績優秀與成績較低的員工實施對應的獎懲措施時，一定要注意鼓勵與批評的尺度，在不傷害員工自尊心的基礎上才能保證員工工作熱情的有效提升。另外企業也可以組織人員到其他企業進行參觀學習，從而吸取到先進的檔案管理經驗，為自身管理制度的完善奠定基礎，促進管理工作效果的有效提升。

4結語

綜上所述，從當前的檔案管理工作實際情況來看，存在的多種問題不利于后續工作任務的順利展開。因此，作為企業管理人員，應提高對檔案管理工作的重視，以問題的主要原因為依據，制定對應的解決措施，確保問題發現與解決的及時性，為全面提升檔案管理水平奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]赫轟.信息化時代科技檔案管理的創新研究[J].信息記錄材料，2019，2002：107-108.

[2]楊亦豐.信息化背景下科技檔案管理存在的問題與對策[J].陜西檔案，2019，02：48-49.

[3]廖彥飛.基于信息化時代淺析傳統檔案與新生電子檔案的管理利用[J].城建檔案，2017，01：66-67.