信息化環境下會計檔案管理的新特點及改進策略分析

韓基秋

摘要：進入21世紀以來，信息技術的迅速發展為社會各行各業的發展奠定了基礎，會計行業深入到行業內部管理，在信息化環境下會計檔案管理也有了新轉變。本文就會計檔案管理在信息化環境下的新特點進行分析，為其如何改進提出可行性策略。

關鍵詞：信息化;會計檔案管理;新特點;改進策略

中圖分類號：G270.7;F810.6文獻標識碼：A文章編號：1672-9129（2020）03-0085-01

Abstract：Sincethebeginningofthe21stcentury，therapiddevelopmentofinformationtechnologyhaslaidthefoundationforthedevelopmentofallwalksoflifeinthesociety.Theaccountingindustryhaspenetratedintotheinternalmanagementoftheindustry，andtherehavebeennewchangesinthemanagementofaccountingfilesundertheinformationenvironment.Thisarticleanalyzesthenewcharacteristicsofaccountingfilemanagementintheinformationenvironment，andproposesafeasiblestrategyforhowtoimproveit.

Keywords：informatization;accountingfilemanagement;newfeatures;improvementstrategies

隨著社會經濟的快速發展，信息技術、管理軟件在財務管理應用范圍明顯加大，對會計檔案管理工作提出更高要求。因此，為推動信息化環境下會計檔案管理進程，優化會計檔案管理是行業面臨的新難題，這就需要把握會計檔案的特點，針對會計檔案管理工作中存在的不足進行深入分析，為提高單位檔案管理工作找到新出路。

1信息化環境下會計檔案管理的弊端

1.1傳統會計檔案管理方式不適應信息化發展需求。會計檔案管理是為了記錄會計人員從事會計工作和工作軌跡的文件，依照《會計信息化管理辦法》，作為識別和考察會計人員素質的憑證。隨著信息化技術的發展，會計檔案管理在歷史發展進程中弊端凸現，表現最明顯的是管理方式陳舊。盡管社會各行各業已經認識到會計的重要性，在信息化建設和會計檔案實行信息化管理的不斷發展，強化會計檔案管理，但是現在對信息化會計檔案的基本要求并未提及信息化，原有的管理方式無法適應檔案管理要求，不利于檔案管理安全防范。

1.2會計檔案管理信息化程度不高。目前，會計檔案信息化管理需要在一定的系統內才得以實現，目前許多企業都沒有將會計軟件引入管理中，或者是會計軟件的版式及軟件系統無法很好保存會計檔案管理，使得會計檔案不能相互調用。有的行業對會計檔案管理的保存期限作了規定，受保存期限制，無法按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準實施會計檔案信息化管理。

1.3信息化會計檔案的安全性不高。會計信息化檔案管理安全性是重中之重，將信息化技術應用到會計檔案管理中，是利用計算機網絡技術進行檔案管理，將會計檔案數字化處理后，錄入計算機會計檔案管理軟件中，可以使會計檔案的調度不再完全依賴于手工的查賬，在網絡技術支撐下直接查詢會計檔案信息，通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料。然而，受信息化技術的負面影響，會計檔案管理的安全性始終無法保證，尤其是一些無法提供保密功能的檔案管理軟件，在使用時無法保證會計數據的真實性和有效性。

2信息化環境下會計檔案管理的特點

2.1會計檔案信息全面數字化。目前，我國各行各業檔案管理方式都開始引進計算機技術，強大的計算機網絡為檔案管理工作提供了技術支撐，同時，檔案載體形態也向多樣化發展，會計檔案信息日常查詢、統計分析和制作報表也得到極大推動。這是會計檔案信息全面數字化的表現，它為會計檔案儲存、更新都帶來了較大的便利。

2.2會計檔案信息化風險系數增大。數字化檔案信息化管理一方面加快信息資源共享，而另一方面又極其容易被篡改、破壞和泄密，無論是將會計檔案存儲在電腦硬盤還是其他介質，都不免有被病毒感染的可能性，一旦感染上病毒，信息化檔案管理就會失去信任。在信息化環境下，會計檔案信息處于高度集中的狀態下，這對不法人員來說是盜竊信息的最佳途徑，為其惡意篡改檔案信息提供了便利。

3信息化環境下會計檔案管理的新途徑

3.1增強會計檔案管理的集成化和安全性。隨著現代信息技術的發展，會計檔案管理也改變了傳統的管理模式。首先，信息化手段的運用為檔案管理提供新途徑的同時，它充分利用信息技術的高效、快捷手段，最大程度地實現檔案管理的高效、迅速。其次，會計行業人員眾多，涉及的檔案信息也非常龐雜，在進行會計檔案管理過程中，為了避免因人工參與造成檔案信息的丟失和泄密，則需要重視檔案管理的信息化應用，將傳統的紙質檔案轉化為電子版，存儲在相關管理軟件系統中，既可以提高檔案管理安全性，又可以加大會計檔案管理的集成化。

3.2完善信息化環境下會計檔案管理各項制度。第一，建立信息化會計檔案的歸檔、保管制度。這就需要相關人員開發會計信息化系統，采用全套文檔資料及軟件程序進行會計信息檔案的記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬一并錄入管理，按照有關稅務、審計等管理部門的要求嚴格執行。第二，完善信息化會計檔案保管制度，按照國際檔案的標準，選擇高質量的保存介質進行數據備份，并要做好防壓、防塵.防光、防蝕工作。

3.3建立電子檔案信息的風險防范體系。為了確保會計檔案信息的安全性，可以通過設置防火墻等技術手段，建立電子檔案信息的風險防范體系。首先，在計算機硬件環節防止不安全隱患，加強會計檔案文件信息的安全運轉，保證文件信息的私密性和安全性。其次，做好會計檔案信息管理的監控環節，這也是為了確保系統產生的會計電子檔案的真實原始性。作為會計檔案管理人員，必須提高檔案管理安全認識，關注流程管理的科學性，在實施檔案管理時，建立會計電子檔案信息安全保障體系、設立電子檔案數據中心，利用信息化手段梳理、提煉岀機構文件，實施電子檔案的統一管理。

3.4強化會計檔案管理人員的專業素質。雖然說信息化技術是可以推進檔案管理高效發展的方式，但歸根結底都是人在主導檔案管理工作。因而，在會計信息化檔案管理中，重視檔案管理人員的專業性和管理素質非常重要。通過多種方式指導學習，不斷增強管理人員的文字能力、綜合分析能力、計算機知識、信息管理技術能力，加強信息化管理效率，將信息化檔案管理從“封閉性”轉為“開放型”，為會計檔案管理提供更優質、更高效的管理。

現代化信息技術的發展為社會各行業發展提供便利，及時、準確的會計信息始終與發展決策密切相關。隨著會計檔案的內容范圍、承載形式等的變化，必須要完善信息化環境下會計檔案管理各項制度，才能確保會計檔案管理的真實性、有效性和準確性。多方面探索會計檔案管理的新方法、新途徑，對增強會計檔案管理的安全性具有深遠而持久的意義。

參考文獻：

[1]劉丹.淺談會計電算化檔案管理的工作特點及要求[J].黑龍江檔案，2017（3）：58-58.