大宗物資采購集中結算的風險與防控

摘? 要;隨著大型施工企業近些年承擔工程建設項目日益增多，企業對物資的需求量也隨之增多，這種現狀給企業在物資采購業務及資金結算業務方面帶來了不小的挑戰。針對這種情況，大部分企業由以前的物資分散采購管理向物資集中采購管理轉變，而實施過程中也暴露出該行為在資金管理方面的一些問題，如未提前認識風險并通過數據分析進行規避，給企業運轉的資金鏈安全帶來極大影響。本文針對物資集中采購管理實施過程中對資金結算的風險進行問題匯總和分析，并提出對應的辦法進行風險規避和防控措施。

關鍵詞： 大宗物資采購;集中結算;風險防控

為發揮采購量方面的優勢，大型施工企業紛紛采用對通用物資集中進行采購的模式，物資集中采購能夠降低企業的生產成本，達到合理配置資源的目的。每一筆成功的大宗物資集采行為，都是在資金結算有了強有力的保障后才得以成功實施，企業實行集中結算給大額集采合同執行提供了有力的資金支撐。

但大宗物資采購集中結算涉及金額巨大，一旦在結算過程中發生風險，會給企業帶來嚴重損失，所以企業要在實行集中結算的同時充分考慮其中的風險因素，大型施工企業在日常管理中實行的是物資采購和集中結算兩條線，這些風險主要表現在業務管理系統風險和財務結算方式上面，風險的產生會削弱大宗物資集中采購工作效果，也會對企業資金造成沖擊，影響到企業正常生產，使企業利益受到損失。

一、大宗物資采購集中結算可能產生的風險類別

（一）業務風險

站在業務視角來看，影響結算的風險主要來源于招標過程中各階段的價格評比以及執行合同內容時涉及的合同結算、履約所存在的風險因素，比如結算條款、付款方式的不同都會影響到集中采購能否順利開展，是否能發揮出集中采購大幅降低采購成本的優勢，都會在很大程度上影響合同的簽署，有可能導致合同失效，從而制約工程的施工進度、造成停工待料、增加施工成本，無法體現物資集中采購降低工程成本的優越性。

（二）財務風險

站在財務視角來看，結算環節本身存在資金量過于龐大、容易形成固定償債壓力的特點，會帶來沖擊企業的現金鏈閉環，使企業現金流處于被動局面，對結算工作的績效指標產生影響，讓企業的利益受到損害，給企業的資金安全帶來威脅，阻礙企業的正常運轉的風險。國內各大施工型企業資金回流速率慢，企業不太注重財務比率分析，易造成資金流不暢、資本負債率累增。在企業周報上的表現以及企業經營運轉過程中的表現就是現金流量極差，容易形成大量的貨款拖欠，形成社會上多角債務關系，這也是國內各施工型企業存在的風險之一。從業人員對于結算方式選擇或履約度對采購成本影響的重視程度遠遠不夠，如果結算不及時，一旦涉及訴訟則是勞民傷財。這就需要對大宗物資集中采購資金結算中的風險進行充分識別，并做到相對應的風險防控。

企業對于這些可能導致集采工作失敗的因素需要區分對待，合理選擇結算方式，靈活運用統采統簽統結和統采分簽分結兩種工作辦法，同樣要分析隨之產生的財務費用等數據，仔細甄別不同的結算方式對采購成本結果的影響。因此，能否選擇合理的結算方式對集采工作執行能否成功至關重要。所以在采購資金的支配及業務結算時應充分結合企業財務數據，在仔細分析后做出資金支配計劃書以滿足集采合同履約需要。

二、大宗物資采購集中結算風險的成因分析

（一）業務風險的成因分析

1.采購集中預算方面

（1）總控計劃預算量不準確。對于物資集采業務部門來說，相對準確的預算量對全年采購計劃和招標工作的作用非常關鍵，然而從實際工作中來看，施工項目往往只是根據施工總控計劃粗略上報一個采購計劃，甚至很多項目是邊用邊報、隨意估報，往往沒有前瞻性和全局性，采購部門無法得到某項材料的詳細預算量，就無法憑借采購量的優勢和供應商展開細節談判。

（2）總控計劃中的物資類別及型號不全。物資總控計劃在全覆蓋方面也存在問題，部分采購項目和參數內容缺失的現象不時發生，也就是說相當一部分的采購明細沒有包含在內。在企業的物資管理程序上說，采購總控方案確定后，基本上就是編制采購計劃工作的終結，缺乏合同履約實際用量反饋對比等后續環節，造成資金預算調整的隨意性較高，無法對采購集中數量談判起到有力的支撐作用，其采購合同成交量和成交價亦無法對采購集中結算數據計算和對比起到參考作用。

（3）集中結算資金預算不充分。實行大宗物資采購集中結算之后，施工項目容易忽視對物資集中采購款項進行充分預算，而集中結算部門無法獲得相對準確的采購量預算數據，可能會造成結算支付時預算金額不足，帶來付款壓力。

2.合同履約管理方面

根據以往在工程項目實施過程中發現的一些案例，很多合同簽訂后往往無法完成履約或者根本不履約，通過分析和辨識這些不成功的采購合同，可以總結出以下五個因素：

（1）未考慮供貨商配貨時間。大型施工企業項目分布分散，制定的物資總控計劃準備不充分，造成供貨時間過緊，供貨商無法及時供應物資，極易產生矛盾，給后期合同結算工作帶來困難;

（2）施工現場圖紙提供不及時。施工項目單位可能因為各種因素延遲圖紙確認時間，比如項目前期拆遷等，供貨商無法對工廠實施排產計劃，很可能影響供貨時間、數量以及后期的結算工作;

（3）集采合同未考慮外部因素或政策因素帶的價差影響。政策因素或外部環境因素，造成供貨成本增加，供貨商無法按原合同履約，或者原采購合同失去履約意義，造成招標成本、時間成本及施工成本增加，形成結算風險;

（4）工程項目現場物資管理行為不閉合。接受物資的項目分部忽視了驗收工作的重要性，沒有根據合同條款以及實際需求對物資進行驗收，也沒有相應的記錄，無法為后期的貨款結算工作提供依據;

（5）物資本身質量原因引起的糾紛不明確。接受物資的項目分部就驗收物資質量問題約談、懲處期間，索賠或扣款金額依據支撐材料不足或存在爭議，企業內部業務脫節或信息不對稱或反饋信息鏈過長，導致未能及時暫停對供應款項的支付及扣除履約保證金退還的問題。

（二）財務風險的成因分析

企業資金結算過程中的運營在現有外部大環境的條件下，面對如此大的定期支付壓力，資金支付結算風險應該充分識別到三方影響：第一，資金支付結算方式的選擇，對物資采購成本的影響風險;第二，資金支付結算方式選擇，引起企業自身的財務風險;第三，巨額定期債務的兌現，使企業運營的現金鏈閉合壓力承受考驗。

目前大型施工企業選擇的結算方式主要有銀行承兌匯票、商業承兌匯票、貸款后付現三種模式進行債務結算，由于銀票貼現率較低，貸款信用額度受限等因素影響，使供應商普遍接受支付現金和6個月期銀行承兌兩種結算方式，結合實際使用方式來看，使用承兌匯票來進行結算的情況最多。

舉例說明不同結算方式在資金支配效率及對企業財報影響的比較數據：

假設在物資采購集中招標時即明示貨款結算方式需用6個月銀行承兌匯票，按上述表中銀行承兌貼現率再加上延展付款期，供貨商報價會導致采購成本增加5%～10%。同時在申辦銀行承兌匯票時，銀行一般要求至少繳納辦理匯票額度的30%的保證金。

采購成本為1500萬元，營業收入2000萬元;若全部采購成本申辦承兌，30%的保證金450萬元在申辦銀行存為對應6個月期（1.3%）的存款，能增加利息收入2.925萬元，抵消了申辦銀行承兌匯票0.05%的手續費0.75萬元，但使用銀行承兌匯票后采購成本預計增加5%。那么我們來對比一下6個月期銀行承兌匯票、采購成本全額貸款后付現這兩種模式選擇對資金成本的影響，如下：

從上述例子看出在一定的條件下，采用流動資金貸款和銀行匯票支付結算財務表現也有所不同：使用貸款增加了利息費用支出65.25萬元，但現金購貨降低了采購成本，利潤總額增加了但所得稅也增加了;使用6個月承兌時保證金利息收入抵減手續費后增加2.175萬元，但采購成本增加了75萬元，所得稅減少但凈利潤也大幅減少。

該案例用最簡單的數字來做比較，采購價格因結算方式而變動，進而影響到利潤報表結構，實際物資采購集中結算涉及的金額會加大對比差距。在實際結算過程中，企業應依據市場利率變化，和自身在銀行的信用額度，比如現金較為充足且承兌保證金繳納額度低等各種有利條件，則可以對比定期存款和使用承兌支付之間的優劣，根據企業的資金流量配比情況，分析其變動帶來的財務影響，隨時調整財務融資手段，以防因結算方式不同而造成損失而抵消了物資集中采購優勢，采取適合本企業使用的結算方式。

三、大宗物資采購集中結算風險的防控措施

（一）物資采購管理與預算管理的有效結合

預算的擬定首先要有往年數據作對比，要對之前的招標結果和采購數量、質量、履約等各方面進行對比分析，調研當前時間、當前地域市場行情，結合當年資金市場利率情況及企業當年資金流預測，進行全面預算分析;在招標審核過程中，對預估價格嚴格審核，避免預算超支;如有各種原因未按計劃實施時，應及時調整和完善最初的采購計劃，加強業務部門與財務部門之間的業務溝通，及時應對此期間存在的風險。

（二）加快結算憑證簽認傳遞和加強履約保證金管理

采購集中結算手續傳遞鏈過長，容易造成延誤或差錯，要對相關人員進行定期培訓，并檢查相關人員培訓理論與技能的培訓效果;對日常工作中存在結算憑證傳遞工作，盡量采取電子化憑證和數據傳遞，并對傳遞的內容和時間進行記錄。可結合企業業財共享、成本管理等數據信息，做到數據收集一鍵推送等功能。履約保證金應指定專人管理，避免出現由于履約瑕疵而未扣除履約保證金的情況，并通過成本管理軟件控制預付貨款支付比例，避免出現預付采購款大于繳納的履約保證金的情況。

（三）使用數據處理軟件等科技方法

充分利用互聯網技術，打造數據共享平臺，搭建物資管理系統、財務處理系統、稅務數據系統、數據報表分析系統，實現業務與財務的結合，做到數據共享、高效采集、深度分析，有效發揮大型企業借助互聯網技術在數據集中、業務集中、物資集中、資金集中的優勢，提高業務處理效率，識別高風險業務預警，減少人為因素的干擾，督促物資管理人員對供應鏈上下游、企業內外部關聯單位及供應商不良行為進行約束和管控，避免企業資金超付、支付比例不均衡帶來的風險。

（四）加強數據收集分析能力，以后臺數據為企業決策做支撐

企業運轉的大數據應及時向管理者匯報，形成固定的財務告知制度，其中數據分析出來的風險及糾偏措施應盡可能詳細。因此，企業財務管理部門應設置專門的企業運轉數據分析機構，定期形成周報或月報，對企業運營過程中的風險提前進行識別和干預，并及時糾偏。

四、結語

本文綜合分析了集中結算過程中，因風險管控不到位而導致物資集中采購行為優越性失效，對風險的識別、防控及措施都做作了詳細描述。因此，在大型企業實施物資集中采購時，需要在資金集中結算工作角度考慮采購行為中的各種隱患，做到事前風險分析、過程風險規避并提前制定糾偏措施，有效降低企業的財務隱患。

（作者單位為中鐵隧道股份有限公司）

[作者簡介：黃永敏（1978—），女，河南新鄉人，本科（函），會計師，研究方向：財務管理，資金管理。]

參考文獻

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