新時(shí)期建立健全檔案工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)探索

宋凱

摘 要：在新時(shí)期，新的檔案存儲(chǔ)形態(tài)以及需求的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)漸漸不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，為了更好地促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，保證其能夠發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用，首先要做的就是建立健全檔案工作的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范當(dāng)前檔案工作的形式、方法，制定嚴(yán)格地工作流程及評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案工作的科學(xué)性及高效性。

關(guān)鍵詞：檔案工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

一、新時(shí)期檔案工作概述

檔案工作也就是檔案管理，指的并不是單一的一項(xiàng)工作，而是一類工作的總成，是指在檔案館或者檔案室等公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，對收集到的檔案實(shí)體以及電子信息等進(jìn)行管理，并向社會(huì)大眾提供利用等服務(wù)的工作形式。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案積累的數(shù)量日漸龐大，而現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代的來臨又極大地改變了傳統(tǒng)的檔案工作。現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，催生了辦公的自動(dòng)化和無紙化等變化，檔案的存儲(chǔ)形式發(fā)生了翻天覆地的變化，隨之而來的就是其管理方式的改變。在全新的時(shí)代工作模式下，檔案越來越多地以機(jī)讀的方式形成和存在。機(jī)讀檔案是沒有實(shí)體的，與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案形式的利用也相差甚遠(yuǎn)。也就是說，在當(dāng)前或者未來，檔案工作的主體將越來越多地向以磁盤為主要載體的機(jī)讀形式檔案轉(zhuǎn)變。不僅如此，隨著檔案工作受重視程度的不斷增強(qiáng)，越來越多的機(jī)構(gòu)和個(gè)人認(rèn)識(shí)到了檔案信息的價(jià)值，也就會(huì)有越來越多的服務(wù)需求出現(xiàn)，為此檔案工作就必須從社會(huì)需求出發(fā)建立相應(yīng)的服務(wù)模式。隨著信息社會(huì)的來臨，大數(shù)據(jù)開始出現(xiàn)，越來越龐大的數(shù)據(jù)信息和越來越廣泛地信息來源加劇了檔案工作的難度，如何從數(shù)量龐大的檔案信息中精準(zhǔn)篩選和提供客戶所需信息，以一種什么樣的方式來提供服務(wù)，都將成為新時(shí)期檔案工作的挑戰(zhàn)。

二、新時(shí)期在發(fā)展檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中遇到的問題

（一）對檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位，缺乏足夠的重視

在建立檔案工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)程中存在的最大問題就是相關(guān)管理部門及從業(yè)人員的思想意識(shí)問題，很多負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)機(jī)構(gòu)都存在認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，他們沒有意識(shí)到建立健全檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，缺乏對新時(shí)期檔案工作的認(rèn)識(shí)和責(zé)任感，依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念及方式，沒有及時(shí)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展做出變革，導(dǎo)致檔案管理水平落后，能夠發(fā)揮的作用也較小。建立健全檔案管理的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，首先要形成全面的認(rèn)識(shí)，這項(xiàng)國內(nèi)工作的開展需要引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)字技術(shù)等，還需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理理念及體系，只有充分意識(shí)到變革的重要性，才能進(jìn)行全面地接收和學(xué)習(xí)，從而真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案的數(shù)字化，進(jìn)而建立規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化體系。

（二）投入力度不足，制約檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展

檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)不僅需要相關(guān)人員從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，相關(guān)硬件及軟件設(shè)施同樣需要進(jìn)一步重構(gòu)，要引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，開發(fā)或者引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，還需要培養(yǎng)相應(yīng)的專業(yè)化管理人才，而這所有的軟硬件的更新?lián)Q代或者優(yōu)化升級都需要大量人力、物力的支持。但是，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的觀念中，檔案工作往往是不受重視的，所以，檔案系統(tǒng)的資金投入是不足以支持完成這些改變的，經(jīng)費(fèi)的不足已經(jīng)成為了制約檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展的一大因素。

三、新時(shí)期建立健全檔案管理工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的具體措施

（一）大力落實(shí)檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作

檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不是一蹴而就的，是一項(xiàng)需要長期堅(jiān)持的工作，必須循序漸進(jìn)地展開，所以，必須保證規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化的要求及原則落實(shí)在建設(shè)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)之中，尤其要保證基礎(chǔ)工作的有效落實(shí)，因?yàn)檫@是一切工作的前提和保障。一般而言，檔案工作的基礎(chǔ)就是公文的處理工作，具體來說又包含三個(gè)環(huán)節(jié)。其一是公文的制作與發(fā)布，因?yàn)楹芏鄼n案最初都是以公文的形式出現(xiàn)和存在的，所以我們可以將公文視作是檔案的前身，對于公文的管理將直接影響著檔案工作的開展。在以往的公文的制發(fā)環(huán)節(jié)中因?yàn)橄嚓P(guān)部門沒有制定嚴(yán)格的管理和監(jiān)督政策及措施，導(dǎo)致這一環(huán)節(jié)常常出現(xiàn)紕漏，因此，必須建立嚴(yán)格有效的公文制發(fā)監(jiān)管程序，保證制發(fā)公文的質(zhì)量以及有效性。其二是公文的收效管理環(huán)節(jié)，這是公文管理工作中的重要環(huán)節(jié)，在工作過程中會(huì)涉及許多細(xì)節(jié)性問題，因此，必須要進(jìn)行嚴(yán)格地檢查，通過建立完善的公文檢查及糾錯(cuò)工作流程來保證其準(zhǔn)確性。其三是公文的書寫環(huán)節(jié)，因?yàn)楣莫?dú)特的地位和作用，其書寫環(huán)節(jié)也有著近乎嚴(yán)苛的要求，不僅需要嚴(yán)格地按照相關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行書寫，還要保證字跡的工整以及清晰，甚至是在筆種、墨色以及紙張方面都需要嚴(yán)格遵守規(guī)定來進(jìn)行選擇。

（二）定時(shí)開展案卷的清理工作，保證檔案的時(shí)效性

為了更好地提高檔案的利用率，促使其發(fā)揮更大的作用，在開展檔案工作時(shí)就應(yīng)該關(guān)注其時(shí)效性，增強(qiáng)檔案工作的意義和價(jià)值。而要想提高檔案的時(shí)效性，就需要做好案卷的清理工作。為此，在開展檔案工作時(shí)，必須具有前瞻性，制定科學(xué)合理的檔案存儲(chǔ)方法，根據(jù)檔案資料的類別及特征來采用合理的保管方式，每隔一段時(shí)間，就進(jìn)行一次案卷清理工作，將那些已經(jīng)失去了應(yīng)用價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)地銷毀，而對于那些必須要進(jìn)行永久保存的檔案進(jìn)行再次檢查，保證案卷的完整性及有效性，保證其隨時(shí)能夠發(fā)揮其價(jià)值。

（三）加快建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)檔案工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展進(jìn)程

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)是信息化的時(shí)代，要想緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，也是為了更好地推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就應(yīng)該重視并加快電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息以電子的形式進(jìn)行備份和保存，不僅能夠增強(qiáng)檔案的安全性，也能夠促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化。除此之外，數(shù)據(jù)庫的建立會(huì)使檔案的管理變得更加方便和高效，來通過檢索就能夠輕松找到所需資料信息，極大地提高了工作的效率。

結(jié) 語

建立健全檔案工作規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，也是為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求而必須進(jìn)行的改變，能夠極大地提高檔案工作的質(zhì)量和效率，應(yīng)該受到相關(guān)部門的重視。

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