新形勢下辦公室工作崗位職能研究

李虎

摘 要：在新形勢下，辦公室的管理工作也應相應調整，緊跟時代的步伐，采取各種措施解決出現的問題，努力使管理工作與時俱進。對此，分析和研究新形勢下辦公室工作崗位職能具有極其重要的現實意義。

關鍵詞：辦公室;工作;崗位職能

1新形勢下辦公室工作存在的問題

1.1信息與溝通不足，對市場形勢和科研生產問題反應遲緩。未建立系統、有效的信息傳遞與溝通機制，信息傳遞的及時性和準確性受限，尤其是對用戶、上級、競爭對手的相關動態掌握不足，未在領導層進行足夠的信息分享，致使對市場反應速度慢。各項目隊伍間信息傳遞不及時、不暢通，同類質量、進度等問題反復發生。各部門間溝通不足，切斷了各項工作間的內在聯系，政出多門，為一線增加了負擔。

1.2決策支持不足，對關系研究所發展的重大事項缺乏專業建議。在領導層對關系研究所發展的重大事項或關系員工切身利益的事項進行決策時，受限于業務分工和專業能力，不能為領導提供足夠的專業建議，致使所領導不得不將大量的時間用于決策前的討論，或不得不接受機關的建議，即造成了時間的浪費，也可能會為和諧穩定大局埋下隱患。

1.3督促檢查不足，待辦事項督辦困難且考核不閉環。重要會議或領導交辦的待辦事項難以推動甚至無法落實現象時有出現，不但影響了所級會議決定和領導的權威性和公信力，更阻礙了待辦事項的推進落實。同時因級別所限并缺乏必要的考核獎懲權限，面對消極甚至拒絕落實待辦事項的現象經常無能為力。

2事業單位辦公室管理職能的重要性

2.1緩解單位內部矛盾。單位各項工作大多并行推進，涉及到的人員也較為復雜，需要服務意識較高的工作人員來進行單位的管理協調，保證行政事務穩定發展，改善部門的摩擦問題，實現各個部門的有效溝通，進而提升單位的整體工作效率。

2.2保證單位外部關系環境穩定。市場經濟不斷發展，單位之間的競爭也愈發強烈，因此構建和諧穩定的外部關系也成為了各單位穩定發展的基礎。辦公室人員的服務意識是創建外部和諧關系的基礎，管理人員應該充分發揮上傳下達的作用，維持好各個單位之間的關系，平衡利益損失，合理調整外協策略，保證單位之間可持續的協調合作。

2.3提高辦公室內部的整體效率。辦公室作為基礎的管理協調部門，應該以協調服務為主，管理人員要充分了解公司的未來發展方向，統一目標，提高整體工作效率，順利推進工作。要盡量減少和化解內部矛盾，配合運轉部門和監管部門及時疏導，確保內部穩定運行。

3新形勢下提高事業單位辦公室水平的相應措施

3.1激發員工學習積極性，提升員工業務綜合素質水平。在單位的發展過程中，一定要加強辦公室工作人員對政治理論等方面知識的學習，從而有效提升工作人員對于政治的敏感度。單位可以組織相關工作人員進行定期學習，從而促進員工對習近平總書記重要思想以及國家政策的認識，黨的十八大以來，重點強調經濟建設，把市場在資源配置中的“基礎性作用”修改為“決定性作用”，重視每一位員工的切實利益，從根本上保障辦公室員工能夠用先進的知識以及思想武裝頭腦，對于自身存在的不足努力開發新方法，有效完善自身的不足之處，在實際的工作過程中將黨的重要方針、思想、路線以及政策更好地與工作相結合，實時關注政策的改變，判斷國家發展形勢以及方向并且有效地結合自身工作，從而促進單位更好發展。

3.2轉變相關工作人員的服務意識。在單位的實際發展過程中，一定要重視員工工作意識的轉變，在一個單位的發展中，想要提升員工的工作水平就一定要促進員工意識的轉變，可以說意識的轉變是工作水平提高的前提條件之一，如果想要提升辦公室員工的服務意識可以從以下三方面進行：1.相關工作人員應該樹立大局意識。著眼于整個單位的整體利益，有效防范個體利益的出現，避免出現部門本位主義，對于單位的工作一定要認真準確完成，為單位大局服務，有效保障各項工作有序高效進行，促進單位快速運轉。2.相關工作人員應該不斷樹立自身的創新意識，從而有效對自身的工作方式以及手段進行創新，對于那些陳舊的規則以及思維要敢于摒棄，勇于打破舊模式的束縛，創新自身的思想，用新的思想以及方式去開展工作，進而有效提升自身的工作效率，促進單位的發展。3.相關工作人員應該不斷提升自身的工作效率。對于上級布置的任務以及工作一定要快速保質保量完成，今日的事情今日完成，杜絕辦事拖拉的現象出現，有效提升自身的工作效率。

3.3梳理標準化流程，使員工成長更快。制度是基礎，流程是體系。優化的工作流程能夠讓我們對日常工作有更好的掌控能力，減少我們思考的時間，簡化我們的行動步驟，讓我們更有效率。在辦公室工作中，工作人員每天都要完成一些日常工作任務，這些任務大多是相似的、重復的，且有一定標準流程的。在日復一日的工作中，工作人員越來越熟悉自己的工作內容，也掌握了越來越實用的工作技巧。但在實際工作中，卻或多或少的存在著對同一工作反復確認如何做的情況。在這種情況下，若能發揮精細化理念的優勢，從細節抓起，重復性的工作能夠總結提煉出標準化操作流程，使辦公室工作人員養成系統化、規范化的工作習慣，增強工作人員獨立完成工作任務的信心，將會產生事半功倍的效果。首先，作為辦公室工作中的前輩，事業單位的老人對待工作要更加精細認真，要為單位辦公室內的新人樹立榜樣，嚴于律己、以身作則，將精細化理念轉化為實際行動，將自身的經驗和閱歷總結傳授給年輕的辦公室工作者，使他們早日成長為能夠獨當一面的辦公室工作人才。其次，要將精細化理念應用到工作流程的細節設計上，以具有豐富辦公室工作經驗的人員為主體，以辦公室工作中資歷尚淺的年輕人為力量，在考慮到每一個工作細節的前提下，制定一份標準化的辦公室工作流程圖，供全體辦公室工作人員參考，為辦公室工作效果由數量到質量的轉變奠定基礎。

3.4綜合利用新技術提高效率。信息化不斷發展，高效率是辦公室服務人員的重要評價標準之一。在激烈的競爭環境下，辦公室職員不僅要增強信息的傳遞質量，更要從速度入手，達到快節奏辦理各項事務，分清各個工作的輕重緩急，保證多項工作有效快速推進，貫徹到底，靈活反饋。在單位辦公室的正常運行過程中，計算機網絡技術以及數據處理技術的應用環節較多，可以為單位人員信息更新、崗位調動以及數據處理等環節提供幫助，幫助單位辦公室更好地進行人員或工作信息的整合，管理協調單位運行工作，并提高信息傳輸的速度和準確性，提高單位運營效率，更好地發揮單位辦公室管理協調職能。

4結語

辦公室作為一個基礎性的協調服務部門，是單位溝通的橋梁和樞紐。因此辦公室管理者應該不斷增強服務意識，主動協調領導和職員之間的關系，不斷緩和各個部門之間的矛盾。牢固樹立服務企業、服務領導、服務基層的理念，從高處入手，從細節做起，做好各個方面的服務工作，融入現代化的信息設備，提高服務質量和效率，保證單位信息有效交流和各項工作的順利推進。

參考文獻

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