開展高質量檔案管理工作的策略探析

黃青松

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-101-02

摘 要 在長期檔案管理工作中，基層機關事業單位雖然形成了較為成熟的檔案管理模式，擁有豐富的檔案管理經驗，但在檔案管理數字化趨勢的沖擊下，機關事業單位檔案管理工作遭遇了新的挑戰。基于此，有必要從提高檔案管理工作質量角度出發尋求新的檔案管理思路和方法。文章在分析基層機關事業單位檔案管理工作開展中面臨的挑戰的基礎上，就開展高質量檔案管理工作的策略進行實踐性的探析，以提高檔案管理工作開展的效果。

關鍵詞 檔案管理 數字化 高質量 基層機關事業單位

檔案管理作為機關事業單位管理工作中的基礎性內容，事關機關事業單位的人力資源管理活動開展效率和效果，且對單位職能效用的發揮有著較大的影響。在當前各行各業普遍推進檔案管理信息化的背景下，機關事業單位只有主動、有序、規范地開展檔案管理工作改革與創新，才能夠對接行業和社會發展中的檔案管理趨勢和要求。然而，受傳統檔案管理思想和模式的影響，機關事業單位尤其是基層機關事業單位在檔案管理信息化、規范化和標準化開展的學習與實踐方面表現出了明顯的不足。基于此，基層機關事業單位有必要結合檔案管理工作開展的形勢和現狀，探索高質量的檔案管理工作開展思路和方法，使檔案管理的實效性逐步得到提升。

一、基層機關事業單位檔案管理工作開展面臨的挑戰

雖然基層機關事業單位目前開展的檔案管理工作能夠基本滿足人力資源管理的需要，但在檔案管理整體趨于數字化、信息化的情況下，現有的檔案管理工作開展面臨的實際性困難和挑戰越來越多[1]。綜合來看，基層機關事業單位檔案管理工作開展中面臨的挑戰主要有以下三方面。

（一）檔案管理體系不健全

檔案管理體系是從如何開展檔案管理工作的角度出發構建的一整套檔案管理的制度和形成的一種活動方式[2]。目前，基層機關事業單位雖然能夠按照既定的管理流程開展常態化的檔案管理工作，但在管理體系方面存在明顯的不健全之處。首先，檔案管理工作職責不明確。雖然現有的檔案管理制度對檔案管理人員檔案管理的內容、方法和承擔的責任進行了較為明確的說明，但管理人員并沒有充分理解自己的檔案管理職責，將原本承擔的多項管理職責簡化為負責日常檔案資料的管理。顯然，這種職責不明確的問題限制了檔案管理人員學習檔案管理新知識、新方法的主動性，使其長期沉陷于工作的舒適區。其次，檔案管理制度落實不到位。雖然檔案管理部門會定期開展檔案管理制度培訓學習活動，宣講內部檔案管理的新思想、新方法，但這些制度內容大部分僅僅停留在潛層次的文字、口號上，并沒有轉化為檔案管理人員自身的思想和行為習慣。制度落實不到位造成的后果是檔案管理人員的檔案管理活動開展過于主觀隨意，制度的界限經常被打破[3]。

（二）檔案管理方式滯后

檔案管理的數字化發展要求檔案管理活動中的檔案信息要以文字、圖片、影像等數字化的形式錄入、管理和傳遞。顯然，這種檔案管理方式要求檔案管理人員不僅能夠使用各種終端準確、全面、及時地輸入檔案的信息內容，還要通過信息化系統來對檔案信息進行管理，而這對于長期從事紙質檔案管理的人員來說挑戰性比較大[4]。同時，基層事業單位在檔案管理方式方面的要求不明確，使得檔案管理人員在檔案管理新方式的學習、使用方面存在明顯的隨意性，不能按照數字化檔案管理的要求嚴格進行檔案信息的錄入、管理和傳遞。

（三）檔案管理隊伍素質偏低

人員素質偏低是限制基層機關事業單位檔案管理工作效率和效果提高的突出性因素，也是亟待解決的管理類問題。首先，檔案管理人員的知識水平偏低。為降低檔案管理的人力資源成本投入，基層機關事業單位往往通過招聘或者熟人介紹的方式引進低學歷人員來負責日常檔案信息的管理工作，雖然這些人員通過培訓以后能夠基本勝任日常檔案的調閱、歸檔等工作，但對數字化檔案管理知識的掌握程度十分有限，在信息化系統操作等方面的學習能力和效果欠佳，這較大程度上限制了檔案管理工作方式的改革。其次，檔案管理隊伍整體素質偏低。雖然檔案管理部門內部會經常組織集體性的討論、學習，分析日常檔案管理工作中存在的問題和不足，提出解決辦法，但對檔案管理問題解決的進度和效果，以及一些涉及數字化檔案管理的新技能的培訓、推廣等方面的工作缺乏足夠的關注和嚴格的開展，導致部門整體檔案管理素質偏低。

二、基層機關事業單位開展高質量檔案管理工作的策略

開展高質量檔案管理工作，既是檔案管理數字化發現背景下基層機關事業單位檔案管理工作開展面臨的新要求，也是實現內部檔案管理工作與外部檔案管理工作有效對接的科學策略[5]。針對當前檔案管理工作開展中面臨的新挑戰，基層事業單位要通過以下幾方面的有關策略來提高檔案管理的質量，使檔案管理的效益得以明顯提升。

（一）完善檔案管理體系

首先，細化檔案管理制度內容。在當前檔案管理工作由紙質媒介向數字化媒介過渡的特殊階段，基層機關事業單位要根據檔案數字化發展趨勢明確自身檔案管理工作改革的方向，并結合檔案管理工作開展的實際情況，制定詳細、可行的檔案管理改革制度，明確有關部門、有關人員檔案管理工作開展的流程和需要承擔的責任，確保檔案管理職責分工合理、明確。同時，事業單位要經常性地對現有檔案管理制度落實中存在的典型性問題進行調查分析，對制度中不合理、不明確的內容進行補充、細化，使制度內容符合檔案管理工作開展的實際。

其次，強化檔案管理制度落實。在檔案管理制度制定環節，制度制定主體要對制度實施的過程和結果進行模擬推演，對制度落實中可能出現的突發狀況和問題進行及時地掌握，并通過制度內容的優化調整和補充完善來加以提前防范、控制，使制度的執行更加現實、可行。在新的制度內容出臺以后，成立專門的制度落實督導組，負責新制度內容的培訓和落實情況的檢查矯正，并對制度落實中暴露出的問題進行搜集、分析和解決，掃除制度落實中的一切障礙。當然，對于制度落實過程中存在的不確定性的內容，要通過集體協商、討論的方式確定大家普遍認同的制度落實方法。

（二）優化檔案管理方式

首先，深化數字化檔案管理方式應用。數字化管理是檔案管理發展的方向和趨勢，基層機關事業單位要加大數字化檔案管理方式的推廣與應用，使數字化的檔案管理方式應用到檔案管理的各個環節中[6]。例如，單位在開發檔案管理信息化系統的同時，要為檔案管理人員配備相應的信息采集設備，使管理人員能夠借助便捷的設備輕松地開展檔案管理工作。

其次，改革檔案分類、分級管理辦法。檔案分類、分級管理是精細化檔案管理方式和效果的具體體現，也是數字化檔案管理的硬性標準。機關事業單位的檔案管理部門要結合檔案管理實際情況，細化、調整檔案分類、分級標準，使檔案信息在條目、規則等方面保持統一、銜接，便于檔案管理工作的有序、高效開展。

第三，豐富檔案管理實踐性。檔案管理是一項實踐性比較強的工作，其要求檔案管理人員要能夠將自己掌握的檔案管理知識、能力通過動手操作轉化為實踐成果。在實際的檔案管理工作開展中，機關事業單位內部要開展檔案管理工作互評工作，借助管理人員與管理人員互評、管理人員與部門互評等方式了解檔案管理人員、檔案管理部門在檔案管理實踐中表現出的良好做法和不良表現，對良好做法進行成功的經驗總結，對不良表現進行深入的原因剖析，并提出相應的問題解決策略，以促進檔案管理實踐性的逐步提高。例如，檔案管理內部可以定期面向檔案管理人員征求關于檔案管理信息系統使用的體驗度調查，借助調查來掌握檔案管理信息化系統使用中存在的問題，為系統的功能優化調整提供指導。

（三）提高檔案管理隊伍素質

首先，強化檔案人員數字化檔案管理知識和技能培訓。基層機關事業單位要明確年度、季度和月度的檔案管理人員數字化檔案管理培訓計劃，并通過調查、訪談等方式了解檔案管理人員數字化檔案管理知識和技能掌握的程度，及需要重點強化的檔案管理培訓內容，以此為導向來開展針對性強、內容實用的檔案管理內容，為檔案管理人員數字化檔案管理綜合素養的提高提供支持。同時，單位和部門要制定內部培訓學習規范，明確有關人員接受培訓和考核的責任與義務，督促檔案管理人員保質保量地參與相應的培訓活動。再者，基層機關事業單位可以組織檔案管理人員到一些數字化檔案管理工作開展比較好的單位進行觀摩學習，借助新的管理理念和方式來督促檔案管理人員積極學習新知識、新技能，提高檔案管理的實際能力和效果。

其次，優化檔案管理隊伍結構。基層機關事業單位要根據檔案管理工作開展的情況下，制定面向各崗位的績效考核方案，將檔案管理知識、技能和態度等關鍵指標轉化為績效考核要素，并對連續考核不達標的人員進行相應的降職、辭退等處理，促進檔案管理隊伍的優勝劣汰。同時，要細化檔案管理工作級別，借助管理考評升級的方式來激發有關人員積極學習新知識、新技能的心理，使檔案管理隊伍保持常態化、持續化的素質提高。

三、結語

檔案管理作為基層機關事業單位管理工作中的基礎內容，是單位對接國家和社會發展的重要方式。鑒于當前數字化檔案管理趨勢的不斷發展與深化，基層機關事業單位要在準確把握檔案管理工作開展面臨的挑戰的基礎上，通過完善檔案管理體系、優化檔案管理方式和提高檔案管理隊伍素質等策略來切實提高檔案管理的質量，使檔案管理的能力和效果真正滿足基層機關事業單位發展的需要。

參考文獻：

[1]孫寧.大數據視域下的檔案安全管理體系構建及可引入技術分析[J].檔案管理，2020（03）：12-13.

[2]丁晶晶.人工智能時代檔案管理革新路徑分析[J].檔案管理，2020（03）：67-68.

[3]任輝.科技創新促進檔案工作高質量發展[J].科技風，2020（13）：26.

[4]孫敏.履行“為黨管檔”職責 推進檔案工作高質量發展[J].中國水運，2019（11）：47.

[5]郭佳.創新“四位一體”檔案管理 助力企業高質量發展[J].中國煤炭工業，2019（09）：31-32.

[6]劉永樂.信息技術如何有效融合質量檔案管理[J].機電兵船檔案，2019（03）：105-107.