論財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真預(yù)防及控制措施

王瑩

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）05-111-02

摘 要 當(dāng)今社會(huì)，評(píng)價(jià)企業(yè)的主要標(biāo)準(zhǔn)是其生產(chǎn)能力和經(jīng)濟(jì)實(shí)力，為此大多數(shù)企業(yè)將工作的核心集中在增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益方面而忽略了財(cái)務(wù)管理。本文針對(duì)企業(yè)中普遍存在的財(cái)務(wù)檔案信息失真現(xiàn)象分析其原因，并就每個(gè)原因提出一些合理化建議，包括：提高財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)、控制財(cái)務(wù)造假現(xiàn)象、加強(qiáng)新技術(shù)控制能力，以期為有關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù) 檔案管理 信息失真

財(cái)務(wù)檔案信息是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者經(jīng)營(yíng)企業(yè)的重要參考依據(jù)，因此確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)有效是財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。但是在實(shí)際工作中由于企業(yè)的疏忽，財(cái)務(wù)信息失真現(xiàn)象普遍存在，主要表現(xiàn)在為謀取團(tuán)體利益或個(gè)人利益財(cái)務(wù)人員虛假做賬。為了減少此類現(xiàn)象的發(fā)生，需要相關(guān)工作者加強(qiáng)管理措施，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。

一、財(cái)務(wù)檔案管理信息失真的原因

（一）財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不高

在經(jīng)營(yíng)管理者的觀念里，公司的經(jīng)濟(jì)效益是一切工作的重點(diǎn)，而財(cái)務(wù)管理對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)效益的增長(zhǎng)并未起到直接作用，因此，將財(cái)務(wù)工作劃分為行政工作領(lǐng)域，而忽略其重要性。甚至有些單位的經(jīng)營(yíng)管理者認(rèn)為財(cái)務(wù)工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，無(wú)需專業(yè)技術(shù)較高的人員操作，因此導(dǎo)致一些財(cái)務(wù)工作者沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的訓(xùn)練，專業(yè)水平不高，對(duì)于財(cái)務(wù)工作中的科目、賬簿與報(bào)表之間的關(guān)系含混不清，只能做一些簡(jiǎn)單的日常出納工作，對(duì)于技術(shù)要求較高的工作只能蒙混過(guò)關(guān)，給企業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響；有些財(cái)務(wù)人員雖然財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)掌握得很好，但是其職業(yè)道德素質(zhì)很低，在實(shí)際工作中不按照規(guī)定辦事，做事不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作效率低下，最終引發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的情況發(fā)生。

（二）追求利益蓄意造假

在一些企業(yè)中，為了貪圖利益而做假賬的現(xiàn)象普遍存在，主要表現(xiàn)在：為了掩蓋公司的實(shí)際業(yè)績(jī)，財(cái)務(wù)故意虛報(bào)公司的收益情況，從而掩人耳目達(dá)到偷稅逃稅的目的；有些單位不按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)工作，導(dǎo)致公司的賬目混亂，經(jīng)營(yíng)管理無(wú)據(jù)可依；更有甚者，財(cái)務(wù)工作人員利用職務(wù)之便將公司財(cái)產(chǎn)納為己有等等。以上造假行為都是引起財(cái)務(wù)檔案失真的重要原因[1]。

（三）疏于新技術(shù)控制

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用與財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)已成為普遍趨勢(shì)。很多單位僅僅將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入財(cái)務(wù)電算化處理工作中，對(duì)于其中的控制能力并未作出具體分析。財(cái)務(wù)工作者計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)較低，企業(yè)內(nèi)部對(duì)新技術(shù)的重要性認(rèn)識(shí)不足，從而導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)未能真正達(dá)到預(yù)期效果，財(cái)務(wù)檔案失真并未得到有效控制。

二、預(yù)防財(cái)務(wù)檔案管理信息失真的有效措施

（一）提高財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)

財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)主要包括兩個(gè)層面：職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)水平素質(zhì)。

在職業(yè)道德素質(zhì)方面，首先，企業(yè)要進(jìn)行持續(xù)而深入的教育，注意道德素質(zhì)教育不可以流于形式，要認(rèn)真落實(shí)，在具體實(shí)踐中可以將有教育意義的實(shí)例引入其中，通過(guò)對(duì)案例的分析，財(cái)務(wù)人員能夠擺脫枯燥的灌輸式學(xué)習(xí)，引起學(xué)習(xí)興趣；為了達(dá)到教育的持續(xù)性，可以利用新媒體技術(shù)在財(cái)務(wù)部播放道德教育宣傳片，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的耳濡目染，財(cái)務(wù)人員能夠?qū)⒅R(shí)內(nèi)化為自身的精神品質(zhì)，從而起到很好的教育效果。其次要將建立單位內(nèi)部人員信用檔案工作提上日程，對(duì)于誠(chéng)實(shí)守信、道德品質(zhì)良好員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于道德水平較低，失信于人的員工給予嚴(yán)厲批評(píng)，所有的獎(jiǎng)懲都記錄在檔案中，以此綜合評(píng)定員工的道德素質(zhì)高低，在競(jìng)爭(zhēng)和比較中，鼓勵(lì)員工堅(jiān)持誠(chéng)實(shí)守信的良好作風(fēng)。最后，充分利用社會(huì)輿論作用，通過(guò)媒體宣傳將誠(chéng)實(shí)守信觀念根植于財(cái)務(wù)人員內(nèi)心，使其樹立正確的價(jià)值觀念，提升道德水平。

在專業(yè)水平素質(zhì)方面，一方面，企業(yè)進(jìn)行招聘時(shí)要適當(dāng)提高招聘條件，綜合考量應(yīng)聘者的專業(yè)水平和道德素質(zhì)，最基礎(chǔ)的要求包括經(jīng)過(guò)相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)、獲得會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書等，在此基礎(chǔ)上盡量多了解應(yīng)聘者在校期間的檔案，對(duì)于在校期間表現(xiàn)良好，誠(chéng)實(shí)守信的應(yīng)聘者優(yōu)先錄用。另一方面，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的從業(yè)人員要定期組織相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，比如開展知識(shí)講座，研討會(huì)等，在培訓(xùn)期間可以準(zhǔn)備一些零食，為了活躍氣氛，可以增加一些融入專業(yè)知識(shí)的小游戲，對(duì)于勝出者給予獎(jiǎng)勵(lì)；培訓(xùn)要有適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施與之配套，即每次培訓(xùn)過(guò)后要對(duì)員工進(jìn)行考核，對(duì)成績(jī)較好的員工進(jìn)行經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)成績(jī)較差的員工予以懲罰，以此激勵(lì)員工不斷學(xué)習(xí)和提高[2]。

（二）控制財(cái)務(wù)造假現(xiàn)象

財(cái)務(wù)造假現(xiàn)象普遍存在于企業(yè)管理中，在國(guó)家層面上，此行為嚴(yán)重影響了國(guó)家稅收，不利于國(guó)家發(fā)展；在個(gè)人層面上，道德敗壞，阻礙個(gè)人今后的發(fā)展。因此控制財(cái)務(wù)造假刻不容緩。

1.加強(qiáng)監(jiān)督，制定有效管理制度。加強(qiáng)監(jiān)督是防止財(cái)務(wù)造假現(xiàn)象發(fā)生的有效手段，領(lǐng)導(dǎo)部門不定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案展開核查，確保能夠盡早發(fā)現(xiàn)有關(guān)問(wèn)題，對(duì)于嚴(yán)重問(wèn)題責(zé)令相關(guān)工作人員及早解決并追查責(zé)任相關(guān)人員，必要時(shí)可以介入法定程序解決問(wèn)題，務(wù)必嚴(yán)查到底。同時(shí)員工之間也應(yīng)該建立監(jiān)督小組，財(cái)務(wù)工作要公開透明，防止小動(dòng)作出現(xiàn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不道德行為要及時(shí)提出指正，財(cái)務(wù)工作是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模磺胸?cái)務(wù)活動(dòng)都服務(wù)于公司的整體利益，財(cái)務(wù)工作中避免出現(xiàn)礙于情面瞞報(bào)和包庇的行為，一旦遇到上述行為要嚴(yán)厲批評(píng)并追究連帶責(zé)任；財(cái)務(wù)關(guān)系到公司的整體利益，因此，財(cái)務(wù)監(jiān)督不應(yīng)局限于財(cái)務(wù)部門的員工之間，其他部門的人員也可以恰當(dāng)?shù)貙?duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，比如采購(gòu)部門采購(gòu)?fù)戤叴蚩顚徟鷨谓唤o財(cái)務(wù)之前要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽過(guò)字的審批單以照片的形式發(fā)送給供貨商，供貨商確認(rèn)之后方可打款，以防止出現(xiàn)不必要的麻煩，打款過(guò)程中要實(shí)時(shí)跟蹤打款進(jìn)程，保證款項(xiàng)及時(shí)到賬，既建立了良好的信譽(yù)，又能對(duì)財(cái)務(wù)工作起到一定的監(jiān)督作用。

除了企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督以外，社會(huì)監(jiān)督同樣非常有效，其時(shí)具有公開和廣泛的特征。社會(huì)監(jiān)督的主體是有關(guān)行政單位，監(jiān)督中要求相關(guān)行政人員經(jīng)常性地來(lái)訪調(diào)查，實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)情況，要確保監(jiān)督力度，對(duì)于企業(yè)造假現(xiàn)象要嚴(yán)懲，切勿姑息縱容，嚴(yán)防監(jiān)督人員收受賄賂的現(xiàn)象出現(xiàn)。

為了有效防止財(cái)務(wù)檔案中信息失真應(yīng)該制定并完善相關(guān)管理制度。一方面加強(qiáng)人事部門對(duì)財(cái)務(wù)考勤的管理，保證財(cái)務(wù)人員能夠保持積極端正的工作姿態(tài)；另一方面加強(qiáng)日常工作的規(guī)范化管理以及考核管理，日常工作規(guī)范化管理要求財(cái)務(wù)人員按照規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)工作，以減少財(cái)務(wù)檔案信息人為操控的可能性，考核管理能夠幫助財(cái)務(wù)人員及時(shí)認(rèn)識(shí)到自己工作中存在的不足，積極改進(jìn)，提升自身專業(yè)和道德水平，解決財(cái)務(wù)管理中存在的諸多問(wèn)題。當(dāng)然，有效的管理制度還能使財(cái)務(wù)人員真正認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)所在，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性。

此外，財(cái)務(wù)部門的內(nèi)部管理也十分有必要，建立良好的上下級(jí)管理，上級(jí)管理要履行好自己的職責(zé)，在做好財(cái)務(wù)部門的宏觀把控基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)事務(wù)細(xì)節(jié)的管理，確保財(cái)務(wù)工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都能得到保證；除了上下級(jí)管理，財(cái)務(wù)人員要切實(shí)做好對(duì)于本職工作的管理，施行責(zé)任制，即每個(gè)員工都要把自己的工作當(dāng)成職責(zé)認(rèn)真履行，以減少工作中每一環(huán)節(jié)的失誤[3]。

2.建立健全相關(guān)法規(guī)。法律能夠以嚴(yán)格有效的方式控制財(cái)務(wù)人員的行為，以強(qiáng)制方式確保財(cái)務(wù)工的合法性。為此，有關(guān)部門要建立切實(shí)有效的法律規(guī)定，將企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員行為規(guī)范上升到法律層面，在制定完法規(guī)以后要不斷通過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)其實(shí)際效果，并在日后的工作中不斷改進(jìn)和完善。我國(guó)的法律法規(guī)要從實(shí)際出發(fā)，與時(shí)俱進(jìn)，保證大多數(shù)人的合法權(quán)益。

企業(yè)中一旦出現(xiàn)觸犯法律的行為出現(xiàn)，一定要運(yùn)用法律手段進(jìn)行及時(shí)而嚴(yán)格的處理，在進(jìn)行處罰的時(shí)候，不可草率處理，一定要細(xì)化問(wèn)題的輕重程度，按責(zé)予以懲罰，以此保證法律的合理性，在法律的管控下，企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作將會(huì)得以保障。

3.落實(shí)會(huì)計(jì)委派制。會(huì)計(jì)委派制賦予財(cái)務(wù)工作者一定的職能權(quán)利，財(cái)務(wù)人員可以憑借政府或者企業(yè)產(chǎn)權(quán)所有者的身份對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)督。在此制度下，會(huì)計(jì)人員的組織關(guān)系、人事關(guān)系以及薪資福利等都由政府部門或者產(chǎn)權(quán)所有者負(fù)責(zé)，因此財(cái)務(wù)人員可以充分借助其優(yōu)勢(shì)條件實(shí)行有力的監(jiān)督。會(huì)計(jì)委派制度可以最大限度地減少企業(yè)內(nèi)部的浪費(fèi)情況，同時(shí)也能更好地解決會(huì)計(jì)檔案資料失真的問(wèn)題。

落實(shí)會(huì)計(jì)委派制需要企業(yè)方面的大力支持與協(xié)助，需要對(duì)財(cái)務(wù)管理的重要性給予充分的肯定與認(rèn)可，以此讓財(cái)務(wù)人員增加工作熱情，對(duì)所管轄事務(wù)真正負(fù)起責(zé)任。同時(shí)企業(yè)方面要對(duì)工作中表現(xiàn)突出的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行資金上的獎(jiǎng)勵(lì)，擴(kuò)大其權(quán)利，促進(jìn)會(huì)計(jì)委派制度的落實(shí)。

（三）加強(qiáng)新技術(shù)控制能力

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)工作中不僅能夠提高工作效率還能通過(guò)對(duì)其控制實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的安全性和透明性。

1.加強(qiáng)執(zhí)行主體的控制。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要通過(guò)軟件和硬件實(shí)現(xiàn)運(yùn)行工作。硬件主要指計(jì)算機(jī)的一些內(nèi)部結(jié)構(gòu)組成，軟件便是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工作中的工具，因此加大軟件研發(fā)力度就能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的高效運(yùn)行和管控。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)操作控制。財(cái)務(wù)工作需要借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入、計(jì)算和輸出等工作。要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正確運(yùn)行就需要對(duì)計(jì)算機(jī)的整個(gè)數(shù)據(jù)處理流程進(jìn)行控制。經(jīng)過(guò)精細(xì)的研發(fā)和反復(fù)試驗(yàn)，使計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)能夠高效準(zhǔn)確地運(yùn)行，為財(cái)務(wù)工作帶來(lái)技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，減少財(cái)務(wù)檔案信息的失真[4]。

3.提高計(jì)算機(jī)操作水平。為了實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)有效運(yùn)用于財(cái)務(wù)管理工作，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況開展計(jì)算機(jī)操作方面的培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)操作水平，實(shí)現(xiàn)公司現(xiàn)代化辦公。其中培訓(xùn)項(xiàng)目包括計(jì)算機(jī)的基本操作，軟件學(xué)習(xí)等，有興趣的員工企業(yè)可以為其提供條件幫助其考級(jí)，財(cái)務(wù)人員需要在工作中多練習(xí)，多通過(guò)計(jì)算機(jī)開展工作，最終達(dá)到熟練操作的目的。

三、結(jié)語(yǔ)

有效控制財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真需要企業(yè)各方面加強(qiáng)監(jiān)督，制定有效的管理制度，提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平和道德素質(zhì)，政府相關(guān)部門要加強(qiáng)監(jiān)督管理，建立健全法律法規(guī)。此外，信息技術(shù)的高速發(fā)展促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的高效性，因此要充分重視新技術(shù)控制管理。在今后的工作實(shí)踐中希望企業(yè)不斷完善自身財(cái)務(wù)管理，使財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

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