關(guān)于機械企業(yè)檔案管理工作探討

劉娜

摘 要：機械行業(yè)發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)成為我國經(jīng)濟的重要支柱產(chǎn)業(yè)，作為國民經(jīng)濟的支柱主體，在行業(yè)快速發(fā)展的同時，企業(yè)內(nèi)部的檔案工作卻沒有得到更多的重視，出現(xiàn)了一系列關(guān)于檔案管理工作的問題。文章針對機械行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)出企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)問題，并根據(jù)這些問題提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：機械企業(yè);檔案管理;解決對策

在國家經(jīng)濟發(fā)展的初期，機械行業(yè)以使用，修理和配件生產(chǎn)為主，隨著國家經(jīng)濟的百廢待興，60世紀年代初，我國邁入了機械行業(yè)形成發(fā)展的初步階段，從此機械行業(yè)有了新的提升。在這一計劃發(fā)展階段，相關(guān)的機械研究所業(yè)相繼建立，為機械企業(yè)發(fā)展提供了相應(yīng)的開發(fā)基地和科學研究支持，如今的機械行業(yè)蓬勃發(fā)展，成為我國經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)打破了國際市場。然而在不斷發(fā)展的行業(yè)中，忽略了一個重要問題，未能對行業(yè)的檔案管理工作進行重視，導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序，甚至有的檔案被遺棄丟失，這些無形的財富未能發(fā)揮作用，推動行業(yè)進一步發(fā)展，因此必須加強對機械企業(yè)檔案管理工作的重視，才能夠更好的幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中變得更加規(guī)范。

一、機械企業(yè)檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理間接指導(dǎo)工作開展

企業(yè)工作中形成的文件和資料，對企業(yè)而言具有重要作用，如果能夠重視檔案管理工作，那么文件資料及圖紙就會向企業(yè)的“眼睛”，指導(dǎo)著企業(yè)更好的發(fā)展，提升企業(yè)的工作效益。

（二）檔案是一種無形資產(chǎn)

企業(yè)的檔案資料，不僅僅是企業(yè)的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財富。對檔案資料的合理利用，會在行業(yè)未來的發(fā)展和生產(chǎn)中，發(fā)揮每一張圖紙和文件的作用。因此檔案管理工作，應(yīng)該從圖紙，文件和每一項技術(shù)抓起，才能夠更好的實現(xiàn)檔案的無形價值，機械型企業(yè)檔案管理工作的重要性由此可見[1]。

（三）檔案資料是機械企業(yè)歷史發(fā)展的記憶憑證

檔案所承載和展現(xiàn)的信息十分重要，是最原始的固化信息，也是第一手的信息資料。企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案能夠最真實完備的記錄和反映企業(yè)的發(fā)展過程，是沒有經(jīng)過任何加工修改裝飾的信息源。因此，不僅僅是企業(yè)逐步完備過程中有所記錄的第一手資料，也是企業(yè)整個歷史發(fā)展過程中的原始資料。

（四）檔案保存管理工作的法律意義

檔案工作必須堅持圍繞中心，服務(wù)大局的理論，在我國的《檔案法》中也明確規(guī)定，“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當保密的檔案，應(yīng)歸本企業(yè)所有”。這些規(guī)定對于檔案的保管工作賦予了企業(yè)責任和法律意義，也使機械企業(yè)發(fā)展的過程中更好的關(guān)注檔案管理工作的作用。

二、機械企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作機制不完善，制度不規(guī)范

對于目前的機械企業(yè)進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的檔案管理工作尚未真正落實，甚至未能列入到企業(yè)的整體工作之中，而檔案管理工作的組織原則和管理體制也不夠統(tǒng)一。有的企業(yè)單位中未能設(shè)置相應(yīng)的管理檔案部門，有的企業(yè)設(shè)置了檔案部門，卻沒有進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致文件歸檔范圍和分類方法上存在不完善的地方。機制不夠完備，制度規(guī)范不夠健全，都影響著機械企業(yè)檔案管理工作的正常運行。

（二）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)缺乏

受到地域環(huán)境的差異影響，以西北地區(qū)為例，這部分地區(qū)的機械企業(yè)在經(jīng)費上資金補助不夠平衡，導(dǎo)致這一部分地區(qū)的機械企業(yè)，將企業(yè)運營的重點投產(chǎn)于生產(chǎn)和研發(fā)，忽略了對檔案管理工作的費用投入，造成了檔案管理工作的基礎(chǔ)過于薄弱。同時，檔案管理工作的人員缺乏結(jié)構(gòu)合理，科學有效地建設(shè)體系，大多數(shù)檔案管理人員是企業(yè)內(nèi)部人員，檔案管理工作也是專職人員進行兼職，沒能進行有效的，系統(tǒng)的學習與培訓，使管理人員所需的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平影響著企業(yè)檔案管理工作的運行[2]。

（三）檔案利用率低，檔案編研工作被忽視

由于企業(yè)對檔案管理不夠重視，因此在對檔案的利用中，也未能達到充分挖掘檔案價值的作用。企業(yè)中各個部門單位所形成的檔案文件不能實行分級管理，使其分散于各個部門，在借閱利用時增加了難度，也讓檔案工作沒有被大家充分了解和認可。同時企業(yè)忽略檔案的編研工作，不注重檔案資源的二次開發(fā)，這一行為必將影響到企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的產(chǎn)生。

三、機械企業(yè)檔案管理工作的解決對策

（一）建立完備的工作機機制與制度規(guī)范

檔案管理工作中應(yīng)嚴格遵守統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的組織原則，在這一管理體質(zhì)下，將檔案管理工作納入企業(yè)整體工作之中。使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及下屬人員都能夠?qū)n案工作進行重視，從而讓檔案主管部門對檔案工作加強宏觀管理，才能夠幫助機械企業(yè)根據(jù)《檔案法》的相關(guān)制度和標準，修訂有關(guān)檔案管理工作的制度規(guī)章，結(jié)合企業(yè)的實際情況，對檔案進行分類大綱，鑒定標準，歸檔范圍等具體工作設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。

（二）加強資金投入，夯實檔案管理人員隊伍素質(zhì)

對檔案管理工作進行相應(yīng)的經(jīng)費投入，同時對經(jīng)費進行合理分配，才能夠在檔案的管理過程中以信息化，網(wǎng)絡(luò)化的開發(fā)和管理夯實檔案管理工作的基礎(chǔ)。為檔案管理工作的后續(xù)展開，配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，同時調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的招聘計劃，全面提高整體人員素質(zhì)，為檔案管理工作設(shè)置相應(yīng)的專職人員，使管理工作人員的培訓工作能夠在良好的環(huán)境中進行專業(yè)素質(zhì)培訓，提升檔案人員的綜合素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)[3]。

（三）重視檔案利用和宣傳工作

加強對檔案管理工作的重視，加大檔案利用工作力度，能夠根據(jù)檔案所提供的信息，發(fā)揮檔案保管的目的，使檔案保持活力和良性循環(huán)，避免出現(xiàn)檔案利用率低的現(xiàn)象，同時加大檔案的宣傳工作，才能讓檔案這一寶貴財富和無形資產(chǎn)發(fā)揮作用，被人們充分的認識和了解，將其作為一種信息源，使檔案發(fā)揮產(chǎn)生經(jīng)濟效益的作用。同時。熟悉檔案內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)的實際情況對檔案文集進行編研，才能使檔案價值和增加值達到最優(yōu)。

四、結(jié)束語

綜上所述，對于機械企業(yè)而言，在經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)在，不斷提高企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟效益的過程中，應(yīng)該重視對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的運用。為其建立完善的工作機制，提高相應(yīng)的專業(yè)人才素質(zhì)，使檔案管理工作發(fā)揮出其應(yīng)有的價值，保證機械企業(yè)在未來發(fā)展的過程中能夠更加全面，讓企業(yè)的前端生產(chǎn)和后勤保障更加完善。

參考文獻

[1] 張微.關(guān)于做好企業(yè)電子檔案管理工作的探討[J].赤子，2019，000（016）：148.

[2] 王海藍，胡瑩瑩.關(guān)于強化企業(yè)檔案規(guī)范化管理的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）.

[3] 陳立香.對工程機械企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能需求的思考[J].當代旅游，2018，000（003）：89，98.