企業(yè)人事檔案的改革與發(fā)展探究

張婷

摘要：文章首先從企業(yè)人事檔案的管理工作發(fā)展以及規(guī)范等整體框架背景出發(fā)，對(duì)于當(dāng)前人事檔案工作的現(xiàn)狀展開(kāi)分析，而后進(jìn)一步以此作為基礎(chǔ)，就如何切實(shí)推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：人事檔案;發(fā)展;改革;管理

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展確立，企業(yè)人事檔案的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)紛紛建立。傳統(tǒng)人事檔案的管理制度已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代社會(huì)制度的需求，企業(yè)職工人員的人事檔案和流動(dòng)人員的人事檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)人事檔案管理的新問(wèn)題。

人事檔案在中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要組成部分，它具有鮮明的特征，記錄了一個(gè)人的身份、學(xué)歷、經(jīng)歷等方面的內(nèi)容，與個(gè)人的工資、組織關(guān)系等方面有著密切的聯(lián)系，具有法律效用。人事檔案在個(gè)人工作中轉(zhuǎn)正定級(jí)、辦理公證、養(yǎng)老保險(xiǎn)等證明時(shí)，都起著依據(jù)和憑證的作用。人事檔案如此重要，決定了其對(duì)應(yīng)的管理工作，必然成為黨和國(guó)家組織人事工作框架之下的關(guān)鍵所在。但是在當(dāng)前開(kāi)放的時(shí)代和社會(huì)背景之下，人事檔案同樣需要跟上時(shí)代步伐，才能發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，這就要求對(duì)應(yīng)的管理工作保持同步的積極發(fā)展。

一、現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案工作具體情況分析

為了建立與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)歷相適應(yīng)的人事檔案制度，我國(guó)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了改革。在我國(guó)的人事檔案管理制度已經(jīng)經(jīng)過(guò)了很長(zhǎng)時(shí)間，最早可以追溯到延安時(shí)期，當(dāng)時(shí)為了掌握黨團(tuán)員的基本情況，保證黨團(tuán)員的政治忠誠(chéng)，形成了最早時(shí)期的登記表。之后隨著黨組織的隊(duì)伍不斷強(qiáng)大，黨員隊(duì)伍中出現(xiàn)一些混入黨內(nèi)的異己分子，干部審查工作已開(kāi)始進(jìn)行。審查干部對(duì)其家庭背景、社會(huì)關(guān)系等進(jìn)行逐一審查，干部對(duì)其家庭背景、社會(huì)關(guān)系等進(jìn)行逐一審查，對(duì)每個(gè)審查處的問(wèn)題結(jié)果，經(jīng)會(huì)議討論后，形成了相對(duì)應(yīng)的書面材料，如登記表、審查結(jié)論材料、證明材料等，此時(shí)，便形成了人事檔案材料。這為我國(guó)人事檔案管理工作開(kāi)展規(guī)范化管理的重要里程碑。雖然當(dāng)時(shí)已經(jīng)距離改革開(kāi)放的興起過(guò)去十余年，但是計(jì)劃工作的思想風(fēng)格仍然存在，加之檔案工作本身即強(qiáng)調(diào)對(duì)于人才的控制，因此在這一條例中，諸多計(jì)劃風(fēng)格的思想和規(guī)范仍然存在。隨后，中央組織部、國(guó)家檔案局頒布《干部檔案工作條例》，國(guó)家檔案局印發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，以及中央組織部、人事部印發(fā)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等，都成為我國(guó)人事檔案管理工作的重要依據(jù)。除此以外，教育部也同樣針對(duì)各類各級(jí)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作印發(fā)了對(duì)應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

雖然在人事檔案管理領(lǐng)域中有眾多規(guī)范作為行為框架，但是在經(jīng)歷了二十多年發(fā)展的今天而言，如果仍然固守計(jì)劃的思路對(duì)人事檔案工作進(jìn)行控制，并且構(gòu)建對(duì)應(yīng)的管理模式，就勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。而想要推動(dòng)人事檔案發(fā)揮其自身價(jià)值，使檔案工作成為確保當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)之下，組織發(fā)展和穩(wěn)定的有力武器，還需要從具體情況出發(fā)，以《條例》作為思想指導(dǎo)，展開(kāi)工作細(xì)節(jié)部署，唯有如此才能實(shí)現(xiàn)人事檔案對(duì)于組織活動(dòng)的支持價(jià)值。

就目前我國(guó)人事檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀而言，一共有三個(gè)方面的問(wèn)題需要引起關(guān)注。其一，人事檔案管理過(guò)程中的封閉工作方式，與檔案資料本身的開(kāi)放式利用之間的矛盾，在舊有的檔案工作體制之下難以調(diào)和，因此改革勢(shì)在必行。人事檔案本身內(nèi)容特殊，保密管理成為一種必然的需求，但是保密不應(yīng)當(dāng)成為檔案管理工作的目的，保密的作用應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案形成更好的保護(hù)，確保檔案本身的完整性，只有完整的檔案材料，才能保證檔案在需要的時(shí)候發(fā)揮作用。其二，人事檔案的服務(wù)指向存在思想層面的爭(zhēng)議。依據(jù)我國(guó)《干部檔案工作條例》中的相關(guān)規(guī)定，我國(guó)的人事檔案主要是供領(lǐng)導(dǎo)部門或組織機(jī)構(gòu)使用，并且規(guī)定“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬檔案”。從以上兩個(gè)方面來(lái)看，即將人事檔案的當(dāng)事人拒之門外，甚至于剝奪了他們的知情權(quán)和利用權(quán)，反而服務(wù)僅限于對(duì)應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，這本身就是檔案工作的一種錯(cuò)位。最后，雖然信息時(shí)代全面到來(lái)，使得相關(guān)數(shù)字化技術(shù)早已涌入到人事檔案管理工作領(lǐng)域，但是從檔案工作體系細(xì)節(jié)看，仍然是以被動(dòng)的服務(wù)作為突出表現(xiàn)，檔案自身的價(jià)值只有在查詢的情況下才能有所發(fā)揮，成為檔案價(jià)值深入實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮作用的重要阻礙。于當(dāng)前的快節(jié)奏的發(fā)展而言，檔案管理工作對(duì)自身工作展開(kāi)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)，發(fā)現(xiàn)潛在需求，才是最合理的發(fā)展方向。

二、切實(shí)推動(dòng)人事檔案管理工作的開(kāi)展

在新的發(fā)展時(shí)代背景之下，人事檔案管理工作也唯有不斷對(duì)自身進(jìn)行調(diào)整，與時(shí)俱進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展，也才能通過(guò)檔案資料價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，使人事檔案管理工作成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展重要的支撐力量。通過(guò)以上的分析可以發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多不足，均來(lái)源于相關(guān)政策法規(guī)的相對(duì)陳舊，計(jì)劃思路在檔案管理工作領(lǐng)域中的突出以及與時(shí)代發(fā)展需求相左這一根本問(wèn)題上，因此想要切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展，發(fā)揮檔案資料應(yīng)有價(jià)值，必要的改革不能回避。

針對(duì)上面提出的比較突出的三個(gè)問(wèn)題，可以考慮從如下幾點(diǎn)加強(qiáng)工作，必要的情況下展開(kāi)對(duì)應(yīng)的改革。

（一）加強(qiáng)開(kāi)放，積極借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)

在西方一些國(guó)家，人事檔案中的信息作為政務(wù)信息中的一部分，是完全向社會(huì)開(kāi)放并利用的，雖然不同的社會(huì)制度決定了其下人事檔案的開(kāi)展方式，也確定了我國(guó)檔案管理工作不能單純照抄國(guó)外模式，但是外國(guó)這種對(duì)于人事檔案的開(kāi)放態(tài)度的價(jià)值，仍然值得我們關(guān)注。通常國(guó)外的人事文件機(jī)構(gòu)都會(huì)將服務(wù)的位置擺放正確，并且面向多個(gè)群體支持查詢。如果查詢發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在失誤，同樣可以提交對(duì)應(yīng)的材料要求檔案部門對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，落實(shí)并且糾正。對(duì)于我國(guó)而言，人事檔案開(kāi)放性有所不足，尤其是對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行隔離，此種情況不利于檔案作用的發(fā)揮，因此可以學(xué)習(xí)國(guó)外檔案機(jī)制，賦予一定群體以對(duì)檔案查看的權(quán)利，允許其在必要手續(xù)的指導(dǎo)之下對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行查詢。

（二）轉(zhuǎn)變檔案機(jī)構(gòu)本身角色，朝向服務(wù)角度發(fā)展

檔案本身的價(jià)值在于為其他相關(guān)工作提供必要的信息，而非對(duì)于相關(guān)檔案材料的控制。檔案本身作為信息的一種載體和表現(xiàn)方式，必然秉承信息的自然屬性，在流通中呈現(xiàn)出對(duì)應(yīng)的價(jià)值，而這則需要檔案有關(guān)工作部門改變自身的角色，從對(duì)信息以及檔案實(shí)體的控制、保護(hù)的角色，轉(zhuǎn)變?yōu)槔脵n案信息面向不同的群體和個(gè)人實(shí)現(xiàn)服務(wù)的角色，以及幫助檔案信息實(shí)現(xiàn)其自身應(yīng)有的信息價(jià)值的角色。這種角色的轉(zhuǎn)變，要求檔案相關(guān)部門和工作人員將服務(wù)放在第一位，將自己的位置降低，唯有如此才能實(shí)現(xiàn)徹底的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)檔案管理工作朝向準(zhǔn)確的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案工作人員綜合素質(zhì)建設(shè)

檔案信息的開(kāi)放是一種適度開(kāi)放，是一種既能夠?qū)n案信息實(shí)現(xiàn)保護(hù)，也能確保檔案信息的適當(dāng)流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的度。對(duì)于這個(gè)度的把握，在當(dāng)前檔案工作領(lǐng)域之中，并無(wú)既往經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，因此引入這個(gè)度，對(duì)于檔案管理工作而言，不可謂不是一種革命。這個(gè)檔案領(lǐng)域的革命能否成功，一方面需要檔案工作人員從實(shí)際情況出發(fā)不斷考察，來(lái)確定信息開(kāi)放的程度，另一個(gè)方面，還需要在嘗試這個(gè)開(kāi)放程度的過(guò)程中，對(duì)其進(jìn)行有效控制和評(píng)估，通過(guò)這種方式來(lái)確定檔案信息的開(kāi)放是否合理。

在整個(gè)人事檔案管理的過(guò)程中，都需要檔案管理的工作人員主動(dòng)參與，才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，展開(kāi)有效評(píng)估，并且做出必要改善，因此對(duì)于檔案工作人員素質(zhì)的建設(shè)，對(duì)于目前而言，是檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)所在。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案對(duì)于社會(huì)正常運(yùn)行的支持價(jià)值，一直都未能發(fā)揮到極致。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)對(duì)于檔案的管制，在當(dāng)前開(kāi)放的時(shí)代之下已經(jīng)成為一種發(fā)展的阻礙。實(shí)際工作中，只有不斷深入分析檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀與不足，提出針對(duì)性的改進(jìn)方案，才能不斷推動(dòng)其完善。

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