企業(yè)秘書工作溝通協(xié)調(diào)策略

劉金友

摘要：近年來，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展，許多企業(yè)的經(jīng)營都得到了進(jìn)一步的提升，除了企業(yè)內(nèi)部與外部的背景環(huán)境和企業(yè)的經(jīng)營模式外，企業(yè)秘書工作也十分重要。企業(yè)不斷的進(jìn)行內(nèi)部改革與創(chuàng)新，相關(guān)的辦公室工作也朝著更加復(fù)雜化的方向發(fā)展，而企業(yè)秘書扮演的角色也更加多元化。不僅負(fù)責(zé)幫助領(lǐng)導(dǎo)人員協(xié)助工作內(nèi)容，還負(fù)責(zé)上下層之間的溝通協(xié)調(diào)，起到企業(yè)內(nèi)部溝通交流之間的紐帶作用，統(tǒng)籌各個部門的相互配合，做到企業(yè)的思想與戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)到統(tǒng)一。基于此，以下通過對協(xié)調(diào)溝通在秘書工作中的重要性進(jìn)行分析，研究企業(yè)秘書工作的分類，提出企業(yè)秘書工作溝通協(xié)調(diào)的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書;溝通協(xié)調(diào);策略

協(xié)調(diào)溝通是企業(yè)秘書最基本的職能之一，主要是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門之間的具體工作，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部上級與下級之間的聯(lián)動與配合。而且秘書工作也影響著企業(yè)的基本運行，以及企業(yè)的發(fā)展方向，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作主要是決定企業(yè)未來的發(fā)展方向、決定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和對工作進(jìn)行部署與決策等，企業(yè)秘書會針對以上內(nèi)容，為領(lǐng)導(dǎo)做好相關(guān)的準(zhǔn)備基礎(chǔ)，而這方面的工作在某種程度上就會影響領(lǐng)導(dǎo)的決策結(jié)果。另外，企業(yè)秘書在做好溝通協(xié)調(diào)工作的同時，能夠促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，為企業(yè)樹立積極良好的形象。

一、溝通協(xié)調(diào)在秘書工作中的重要性

（一）幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好的統(tǒng)籌相關(guān)部門

從溝通與協(xié)調(diào)的本質(zhì)來講，是指人與人之間或部門組織之間通過一定的媒介和渠道傳遞想要表達(dá)的思想、信息、意見以及觀點，促使二者之間加深了解，進(jìn)行更好的聯(lián)動或合作。而秘書這一職務(wù)的主要作用，就是連接企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)與下級相關(guān)部門，向上傳達(dá)下屬部門想要表達(dá)的思維和信息，向下傳輸上層領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想和戰(zhàn)略計劃目標(biāo)方案。在工作中進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，可以更好的促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的運作，樹立正確的戰(zhàn)略目標(biāo)發(fā)展思想，使下屬部門更加理解、支持上層的決議。

（二）方便企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實施

對于企業(yè)內(nèi)部來說，在經(jīng)營的過程中也是比較復(fù)雜的，并沒有想象中的那么理想化，企業(yè)相關(guān)的戰(zhàn)略決策在內(nèi)部的推行與實施也不是十分順利。如果由秘書跟下屬相關(guān)部門進(jìn)行溝通，向下傳達(dá)決策的根本思想，更明確的傳遞出策略中想要表達(dá)出思想，以及對企業(yè)發(fā)展的益處，讓下屬部門更加了解戰(zhàn)略目標(biāo)，使相關(guān)部門相互之間達(dá)成配合與協(xié)調(diào)，方便企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)得到更好的落實與推行，推動工作的正常運行。

（三）加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部聯(lián)系

企業(yè)內(nèi)部具有的層級結(jié)構(gòu)是比較明顯的，而且不同的層級之間的接觸也相對較少，高層很難真正了解底層或下屬部門員工的真實想法。再加上底層人員礙于對領(lǐng)導(dǎo)者的畏懼或是其他因素的影響，就算是直接進(jìn)行交流，無論是效率還是效果都不是很理想。如果由秘書進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，下屬員工在交流時沒有那么大的束縛，可以直接說出內(nèi)心的真實想法。從企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展角度來看，秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通工作，在一定程度上加強(qiáng)了不同層級之內(nèi)的聯(lián)系。

二、企業(yè)秘書溝通協(xié)調(diào)的分類

（一）橫向溝通協(xié)調(diào)

橫向溝通協(xié)調(diào)主要是指在同一層級進(jìn)行相互交流、溝通和協(xié)調(diào)，在平行方向上傳遞企業(yè)內(nèi)的相關(guān)信息、思維模式以及基本理念，增進(jìn)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)平行部門之間的配合能力，提高工作的效率。但是在橫向溝通之中也存在一些問題，比如：橫向溝通協(xié)調(diào)之間的潛在矛盾，由于缺乏高層的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)，平行層級之間存在的不同意見與思想難以得到統(tǒng)一。除此之外，對于層級之間的溝通協(xié)調(diào)分割也存在一定的問題，如果企業(yè)秘書只進(jìn)行橫向溝通協(xié)調(diào)，一段時間后，會使部門之間產(chǎn)生隔閡，影響企業(yè)內(nèi)部的健康發(fā)展。

（二）縱向溝通協(xié)調(diào)

縱向溝通協(xié)調(diào)是指跨層級或不同層級之間的溝通協(xié)調(diào)，可以使雙向進(jìn)行的，上級向下級的指導(dǎo)，下級向上級的反饋等，這也是當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部秘書一貫采用的溝通協(xié)調(diào)方式。與橫向溝通協(xié)調(diào)相比，更符合企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展要求，而且這種溝通模式能更好的聯(lián)動領(lǐng)導(dǎo)層與下屬部門之間的配合。當(dāng)然，這種方式也不是最完美的，其中也存在一些不足。首先，溝通過程中，傳遞的信息量比較小，想要傳遞的思想內(nèi)容可能會出現(xiàn)偏差。其次，溝通的形勢相對單一，只能由秘書向下屬部門逐個傳達(dá)。最后，溝通協(xié)調(diào)的配合度有待提高。不可否認(rèn)，當(dāng)前這種溝通協(xié)調(diào)模式是比較有效的，但是從企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展角度來看，下屬部門之間的配合度還是沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

三、企業(yè)秘書溝通協(xié)調(diào)的基本原則

（一）以人為本原則

企業(yè)秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通主要是在企業(yè)高層管理者與下屬部門之間進(jìn)行命令的傳達(dá)、工作匯報以及不同意見或建議的調(diào)節(jié)等。從這性質(zhì)來看，可以說秘書本身是服務(wù)于二者之間，并體現(xiàn)紐帶的作用，需要做的是一種綜合性服務(wù)。因此，在該前提條件下，秘書在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)工作時應(yīng)遵循以人為本的基本原則，秉承著公平公正的工作理念，將領(lǐng)導(dǎo)與下屬部門工作人員的實際想法進(jìn)行深入了解，在表達(dá)的過程中，切忌曲解表述內(nèi)容的意義。

（二）禮儀原則

其實秘書本身只是中間的調(diào)節(jié)與傳遞者，并不應(yīng)該抱著高姿態(tài)與下屬部門進(jìn)行溝通，但是當(dāng)前許多企業(yè)中都存在這樣的現(xiàn)象。首先，秘書在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)工作時，應(yīng)該端正自身態(tài)度，明確自身的位置與作用。其次，要以誠待人，尊重溝通的對象，對待不同職務(wù)的人要以同樣的態(tài)度和熱情，事無巨細(xì)都要查問清楚。最后，要有一定的禮貌，可以體現(xiàn)在說話、接物待人以及自身風(fēng)貌上。此外，重視溝通協(xié)調(diào)的重要性，不能落井下石，或進(jìn)行一些不良競爭，打破企業(yè)內(nèi)部和諧。

（三）對事不對人原則

當(dāng)前許多企業(yè)秘書在進(jìn)行工作時都沒有徹底落實該原則，出了事情往往都是針對個人。在企業(yè)當(dāng)中執(zhí)行對事不對人的原則時十分重要的，第一，針對的是事情本身，沒有落實到個人身上，在一定程度上，促進(jìn)了員工之間的良性競爭，并且員工面對的壓力也相對較小。第二，這種原則可以使員工站在第三方客觀的角度看待問題，對于溝通不當(dāng)?shù)牡胤娇梢赃M(jìn)行更加透徹的分析并予以解決，而不是一味的想要推卸自身責(zé)任，在過大的壓力下進(jìn)行思考，提高了溝通協(xié)調(diào)效率。第三，該原則也在一定程度上抑制了企業(yè)內(nèi)部的不正當(dāng)競爭，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（四）求真務(wù)實原則

秘書應(yīng)該在溝通協(xié)調(diào)的過程中學(xué)會聽取別人的意見，采納有意義的建議，并合理的將有意義的部分準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)達(dá)給高層領(lǐng)導(dǎo)者，以此來幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好的進(jìn)行決策。在企業(yè)當(dāng)中，存在許多篡改、曲解、扭曲事實建議的情況，這不僅加大了企業(yè)內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)難度，也間接影響了領(lǐng)導(dǎo)者的決策結(jié)果。此外，求真務(wù)實原則還能夠推動企業(yè)進(jìn)步，使領(lǐng)導(dǎo)者更加深入的了解企業(yè)內(nèi)部真實情況。

（五）溝通有法原則

秘書在進(jìn)行工作時要有自身的應(yīng)對方法，不要盲目的進(jìn)行，要有一定的計劃和規(guī)律。溝通能力也是秘書必備的一項基本素質(zhì)，秘書需要根據(jù)不同性格的員工選擇不同的方式進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，在最大限度上有效控制溝通與協(xié)調(diào)的效果。而且在交流的過程中還要注意語言藝術(shù)，注意講話的分寸，學(xué)會換位思考，采用先易后難的溝通方式層層遞進(jìn)，使溝通協(xié)調(diào)進(jìn)行的層次感更明顯。遇到難以達(dá)成一致的問題，可求同存異，實現(xiàn)差異程度的最小化。

四、企業(yè)秘書溝通協(xié)調(diào)的策略

（一）把握好角色、不越權(quán)越位

做工作要把握好自己的角色，不要越權(quán)越位。秘書工作者做協(xié)調(diào)工作時，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴(yán)格意義上說，秘書工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的。如果把主持者誤認(rèn)為決策者，必將產(chǎn)生角色錯位問題。我們在與協(xié)調(diào)對象溝通，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和意見時，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)主觀理解內(nèi)容。當(dāng)前，許多企業(yè)當(dāng)中都存在著秘書越權(quán)越位的現(xiàn)象，給人一種“仗勢欺人”的感覺，下屬員工反映的問題或提出的建議都無法得到采納，被秘書直接否決，這將直接影響高層領(lǐng)導(dǎo)者的決策。

（二）把握好方法

秘書在企業(yè)當(dāng)中是一個相對特殊的職位，與普通的遞進(jìn)職務(wù)有所不同，秘書的權(quán)利和地位是相對較高的，不只是簡單的文職工作者。在工作過程中適當(dāng)?shù)慕柚邔宇I(lǐng)導(dǎo)人員的影響力無可厚非，但是不能夠以權(quán)壓人，不能因為自身是溝通協(xié)調(diào)工作的主導(dǎo)者，就迫使下屬部門之間達(dá)成統(tǒng)一。要把握好進(jìn)行工作的方法，首先，了解當(dāng)前下屬部門之間在溝通協(xié)調(diào)之間存在的問題，并分析產(chǎn)生原因。其次，聽取不同的意見，以企業(yè)的發(fā)展作為衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)節(jié)，合理的解決其中存在的問題。最后，保持良好的工作態(tài)度，正視自身在溝通協(xié)調(diào)工作中的作用。

（三）把握好分寸

當(dāng)前，許多企業(yè)秘書在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時都存在一個統(tǒng)一的問題，將簡單的問題復(fù)雜化處理。在辦公室的日常工作中，會有許多事情需要進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，但是職場當(dāng)中，許多人都會將簡單的問題看得復(fù)雜化，認(rèn)為其中可能另含深意，因此，曲解了問題，反而增加了工作的復(fù)雜性與困難程度。那么，秘書在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時，需要遵循簡化原則、以人為本原則以及公平公正原則，講求實際，將事情盡量控制在最小范圍，多聽取雙方意見，避免問題激化，發(fā)生較大的沖突。此外，還要注意不要將簡單的問題復(fù)雜化處理，一旦遇到不平衡的問題，最好公開化進(jìn)行解決，將問題環(huán)境控制在相對寬松的情況下，在問題激化時，可通過語言進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，通過多方面協(xié)調(diào)科學(xué)化處理。

（四）把握時機(jī)

溝通與協(xié)調(diào)工作也是看技巧，不能盲目的進(jìn)行，打亂整體的節(jié)奏，應(yīng)該把握好時機(jī)，一舉貫穿，在局面清晰的時候，進(jìn)行有效的溝通與協(xié)調(diào)，保證工作的質(zhì)量與效率，這也是企業(yè)秘書必須具備的能力。在溝通協(xié)調(diào)的過程中，要循序漸進(jìn)的開展，不能急于求成。當(dāng)然抓住有利時機(jī)可以事半功倍，但是如果時機(jī)把握不對，則會影響溝通與協(xié)調(diào)的效率，還會激化其中的矛盾，使問題更加復(fù)雜化。比如，在企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)下，有一項任務(wù)需要不同的部門共同協(xié)助來完成，而且難度又比較大，這個時候秘書就可以發(fā)揮自身作用，出面梳理部門之間的關(guān)系，達(dá)到一呼百應(yīng)的效果，使部門之間進(jìn)行更有效的交流與信息傳遞，統(tǒng)一不同部門之間的工作步調(diào)。

（五）樹立正確的溝通協(xié)調(diào)理念

以上敘述的內(nèi)容都是相對客觀的因素，而正確的溝通理念則是貫徹整個過程的，也是開展溝通與協(xié)調(diào)的重要基礎(chǔ)。因此，企業(yè)秘書在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)之前要樹立正確的理念，以此來強(qiáng)化溝通與協(xié)調(diào)的實際效果，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的積極發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，眾多企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)化建設(shè)水平提升的背景下，都得到了跨越性發(fā)展。企業(yè)在發(fā)展的過程中，會根據(jù)實際情況做出內(nèi)部改革或是制定新的戰(zhàn)略目標(biāo)，秘書作為企業(yè)中上下級之間的連接紐帶，需要進(jìn)行有效的溝通與協(xié)調(diào)，為了企業(yè)的積極發(fā)展，必須對企業(yè)秘書工作溝通協(xié)調(diào)策略進(jìn)行深入研究。

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