提高國有企業辦公室文秘工作效率的策略分析

劉軍

摘要：國有企業辦公室工作的開展是非常重要的，主要負責文稿起草、公文交流、后勤保障等工作，其中文秘在工作中的實際效率對辦公室整體工作進度產生直接影響，隨著社會的不斷發展，辦公室文秘人員在工作的范圍上得到明顯提高，并且加強了工作的難度，當今社會文秘工作的整體質量提高有助于推動國有企業的高質量發展，因此需要加強重視。

關鍵詞：國有企業;辦公室文秘;工作效率;策略分析

國有企業發展過程中，辦公室文秘工作整體效率的提高非常重要，有助于國有企業的進一步發展，因此需要加強文秘工作的重視力度，通過培訓、輪崗等形式提高綜合素質，并構建針對性的考核制度。本文將對國有企業辦公室文秘工作的整體提高策略進行分析。

一、國有企業文秘工作開展的原則

一是，國有企業的辦公室工作中，文秘人員需要充分發揮自身的助手用，為工作的開展做好服務保障，并且通過自身的能力對各個部門之間的工作進行統籌和協調，及時傳達企業領導的指示，在工作期間嚴格要求自己，需要為自己制定一個標準，嚴格落實，主動地參與到企業政務和事務當中，為國有企業的發展做好服務，能夠在第一時間和企業的領導匯報工作以及細節，繼而實現上情下達的目的，還要主動對上級以及部門間的關系進行有效協調，有助于在第一時間發現工作中存在的問題，并且對方案進行更改;二是，促文秘人員辦文能力提高。在這一方面，需要加強審核，并且急件急辦，文秘要及時有效地處理好文件，確保公文本身的權威性以及嚴肅性，在此基礎上，使得文件的制定可以做到融匯貫徹，還要有效地指導生產經營工作的開展;三是，促進工作預見性提高，需要在工作中預設一些問題，展現全面性，通過工作超前性和預見性促進主動性提高，進而保障工作的開展不會出現任何問題;四是，促進督辦職能提高，并且嚴格落實。要嚴格落實重要的工作，做好監督，提前為重點工作和復雜工作做好預判，利用電話等方式在第一時間進行提醒，繼而保障工作的正常開展。在國有企業辦公室工作的開展中，文秘發揮著非常重要的作用，對于相關人員來說，需要通過一些措施讓文秘工作者全面掌握工作開展的原則，進而很好地開展工作。

二、提高國有企業辦公室文秘工作效率的策略分析

（一）加強工作思想的創新

現階段國有企業的發展中，辦公會文秘工作的開展需要及時對工作思想進行轉變，加強創新，從以往的服從意識向現階段的發展所轉化，開展工作的過程中，不但要及時有效地完成領導制定的任務，同時，還需要在工作開展的過程中融入創新意識，可以幫助國有企業的發展形成新的思路。在很多國有企業的發展過程中，想要更好地滿足市場化需求，并且制定針對性的政策，就需要辦公室的文秘人員全面掌握社會信息，同時和企業發展的現狀進行結合，為國有企業的發展制定針對性的路線。辦公室工作的開展過程中，必須全面掌握辦公的具體程序和流程，利用這一流程促進工作效率提高，并且需要融合創新發展的理念，利用不同階段的特征推動企業的進一步發展。

（二）強化文秘培訓

國有企業辦公室文秘工作的開展，必須具備專業能力和應急能力，需要主動地獲得當今市場發展的信息，及時了解社會新聞，做到與時俱進，明確概括企業發展過程中的內部需求，在此基礎上，推動企業的進一步發展。因此必須努力強化文秘培訓的工作。現階段國有企業得發展過程中，辦公室文秘的專業能力不足，有一些文秘并不是專業院校畢業的，而是從其他崗位中轉過來的，因此，使得這部分人員在具體工作中非常地吃力，難以服務好企業的決策者。國有企業需要加強辦公室文秘工作的培訓力度，通過這一方式，促進文秘人員知識儲備量提高，并且促進其工作能力提高，為國有企業的發展盡力，還要在國有企業發展過程中建立培訓班，還有知識課堂，進而使得文秘全面了解自身工作任務，提高自身的專業素質和工作效率，有助于文秘工作者形成一定的服務意識，為國有企業的發展盡一份力。

（三）提高文秘工作者的工作能力

首先工作人員需要具備較高的職業道德，充分意識到文秘工作對企業發展的重要性，在實際的工作中，能夠端正工作態度、不驕不躁、全面細致地完成各項工作任務。其次工作人員需要掌握一定的技能。文秘工作需要與文字打交道，還需要與各個方面進行溝通交流，因此提高自身的口語表達能力文字表達能力是非常重要的。要求工作人員在溝通交流時要言簡意賅、口語表達清晰、準確傳達領導的意思。在撰寫過程中需要保證行文流暢、內容精簡得當，具有較強的說服力。其次文秘工作人員需要具備較強的行動能力，文秘工作者在企業中起到承上啟下的作用，是領導方針政策的傳達者，因此需要具備敏銳的觀察力，能夠為領導排憂解難，出謀劃策，充分發揮自身的輔助作用，在領導下達命令后，需要及時準確地傳達領導的意思，快速處理自己的業務。最后文秘工作者需要具備較強的計算機操作能力，隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各行各業中都得到廣泛的應用。現代企業的文秘工作大多采用信息化的工作方式，信息設備和電子辦公產品的使用也越來越廣泛，這就要求文秘工作者能夠掌握電子信息技術的使用方法，能夠熟練地使用各項電子設備操作技術，從而有效提高文秘工作效率和工作水平。

（四）提高文秘工作者的溝通能力

文秘工作者在實際的工作中需要做好領導與下屬之間的雙向溝通，向下屬清晰明確地傳達領導的意圖，保證領導各項方針政策的順利實施，同時需要及時地向領導反饋下屬的意見和需求，使領導在制定政策的過程中能夠更加人性化和合理化。除了做好領導和下屬之間的溝通橋梁外，文秘工作者還需要做好各個部門的協調工作。一方面文秘工作者需要對各個部門的工作業務情況進行了解，方便后期對各個部門事務進行有效的協調。另一方面針對不同的部門文秘工作者需要采取不同的溝通聯系方式，需要學會變通，而不是全部使用同一種方式進行溝通，避免受到各部門的排斥，利于文秘工作的順利開展。

（五）建立一個健全的考核制度

國有企業辦公室文秘工作的開展，有助于企業的進一步發展，并且能夠很好地協調各部門工作的開展，因此，在國有企業的發展過程中需要構建一個專業的獎罰制度，對工作認真、工作效率的文秘給予物質和精神方面的獎勵，如果在工作中不用心、三心二意，那么負責人就要承擔相應的責任，通過這一方式，使得國有企業的文秘工作者可以促進工作熱情提高，就辦公室文秘來說，需要構建一個針對性的考核制度，相關人員在招聘文秘的時候，需要制定相應的觀察期，根據文秘的工作質量和現狀，還要對國有企業領導的服務情況給予針對性考核，之后企業的人事部門需要綜合評估考核的實際結果，進而能夠根據考核的成績評價員工，給予一定的提拔，如果是考核水平比較差的文秘，就要給予懲罰，嚴重的話，就要開除處分，表現比較好的工作人員，將這些工作者單獨羅列出來，給予獎勵和提拔，激發員工工作的積極性，為企業的發展做好服務工作。完成考核之后，需要利用獎懲制度提升文秘的工作效率，激發員工在實際工作中的主動性和積極性，如果表現不好，就要及時調整工作崗位，避免在現任崗位上出現工作問題，影響國有企業的進一步發展。

三、結論與認識

國有企業的文秘工作開展過程中，想要促進文秘工作整體質量提高，就需要按照辦公室的文秘工作開展的原則，制定獎懲制度，通過這一方式促進文秘工作者的創新意識提高，同時還要強化文秘工作者的綜合素質，促進其職業素養提高，推動國有企業的進一步發展。

參考文獻

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