信息化在企業(yè)采購(gòu)管理中的運(yùn)用

曹秋蓮

【摘 要】 企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，不斷的提高著自身的管理模式，信息化才能更好的應(yīng)用在企業(yè)的管理中。文章通過(guò)對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理中信息化的應(yīng)用進(jìn)行分析，提出了相應(yīng)的運(yùn)用措施。

【關(guān)鍵詞】 信息化 企業(yè)采購(gòu)管理 運(yùn)用

經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中采購(gòu)管理是必不可少的，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一部分，能夠更好的幫助企業(yè)進(jìn)行成本控制。因此，提高采購(gòu)管理的效率和水平是企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，在采購(gòu)管理的過(guò)程中運(yùn)用信息化的模式，能夠幫助企業(yè)進(jìn)行精益化管理，同時(shí)將其作為企業(yè)的重要戰(zhàn)略發(fā)展方向，幫助企業(yè)在后期更好的進(jìn)行相關(guān)決策。

一、企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題

通過(guò)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購(gòu)管理行為的特點(diǎn)，決定了大多數(shù)企業(yè)在采購(gòu)活動(dòng)中存在著一些共性問(wèn)題。這些落后的采購(gòu)管理體制沒(méi)有建立信息化的財(cái)務(wù)管理模式，出現(xiàn)了不同的問(wèn)題。

（一）工作量大，效率低。傳統(tǒng)的采購(gòu)管理，不利于采購(gòu)部門及時(shí)了解市場(chǎng)上的產(chǎn)品，加上必要的采購(gòu)流程和程序需要大量的進(jìn)出賬目登記。企業(yè)在進(jìn)行原材料，設(shè)備等各種生產(chǎn)耗材的采購(gòu)時(shí)，面臨著工作量大，程序繁瑣的問(wèn)題，這樣一來(lái)材料不論規(guī)模，在進(jìn)行采購(gòu)的過(guò)程中都難以保證采購(gòu)效率，影響著企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)和正常生產(chǎn)，消耗著企業(yè)的大量人力和時(shí)間成本，增加了采購(gòu)管理的時(shí)間。在傳統(tǒng)的采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)活動(dòng)需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部公開公示，采購(gòu)的內(nèi)容和配置需要通過(guò)內(nèi)部會(huì)議的形式進(jìn)行溝通，同時(shí)多項(xiàng)采購(gòu)流程增加了大量的人數(shù)和工作量，也無(wú)法及時(shí)了解供應(yīng)商和價(jià)格的信息，導(dǎo)致采購(gòu)成本不斷增加，為企業(yè)帶來(lái)了大量的隱患問(wèn)題，也不斷造成采購(gòu)資源浪費(fèi)。

（二）異地辦公，阻礙采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)人員在為企業(yè)進(jìn)行相關(guān)材料的采購(gòu)過(guò)程中，經(jīng)常通過(guò)出差的方式，或者不得已為了尋找較好的采購(gòu)材料進(jìn)行異地辦公。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的擴(kuò)大，在采購(gòu)中為了完成采購(gòu)任務(wù)，必須全面詳細(xì)地了解產(chǎn)品信息，因此異地辦公的采購(gòu)模式是不可避免的，為了企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)要求，必須進(jìn)行異地采購(gòu)，但這種采購(gòu)模式增加了采購(gòu)管理的風(fēng)險(xiǎn)，降低了采購(gòu)管理的連續(xù)性和及時(shí)性，使企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)開展的過(guò)程中，受制于采購(gòu)活動(dòng)場(chǎng)地的限制，不能及時(shí)的開展和完成。

（三）無(wú)法形成大數(shù)據(jù)的判斷優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的判斷。采購(gòu)行為雖然作為企業(yè)中的經(jīng)常性活動(dòng)，但在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，大量的采購(gòu)數(shù)據(jù)也需要建立相應(yīng)的文檔，供企業(yè)進(jìn)行發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)決策的參考。而企業(yè)發(fā)展中長(zhǎng)年累月的數(shù)據(jù)，無(wú)法形成大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，也不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。

（四）供應(yīng)商管理薄弱。企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)的過(guò)程中，由于與之對(duì)接的供應(yīng)商經(jīng)常出于短期合作狀態(tài)，這樣供應(yīng)商的管理會(huì)出現(xiàn)無(wú)序散亂的特點(diǎn)，缺乏有效的管理手段，不能主動(dòng)應(yīng)變，從而在供應(yīng)商流失或變更時(shí)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，既無(wú)法實(shí)現(xiàn)雙贏機(jī)制，也導(dǎo)致企業(yè)在管理采購(gòu)的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。

（五）缺乏采購(gòu)績(jī)效機(jī)制。流于形式的績(jī)效考核無(wú)法真正的反映采購(gòu)人員的能力。缺乏科學(xué)合理的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，就無(wú)法通過(guò)長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)來(lái)體現(xiàn)采購(gòu)人員的采購(gòu)水平，使其行為受到管理。傳統(tǒng)的績(jī)效機(jī)制受到工作流程的影響過(guò)于落后，無(wú)法通過(guò)采購(gòu)管理，促進(jìn)采購(gòu)人員發(fā)揮更大的價(jià)值。

二、信息化在財(cái)務(wù)管理中的具體運(yùn)用

在企業(yè)進(jìn)行信息化財(cái)務(wù)管理的運(yùn)用中，受到其他特性的影響，信息化的構(gòu)建能夠更加保證采購(gòu)管理模式的高效。以一大型的企業(yè)為例，這一企業(yè)一般擁有上千家直營(yíng)門店，大量的規(guī)模，導(dǎo)致采購(gòu)系統(tǒng)過(guò)于復(fù)雜。采購(gòu)的物品，難于管理，而且采購(gòu)周期較長(zhǎng)，供應(yīng)商數(shù)量較多，但往往大型采購(gòu)的規(guī)模是有優(yōu)勢(shì)的，規(guī)模優(yōu)勢(shì)可以轉(zhuǎn)為價(jià)格優(yōu)勢(shì)，在采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)的過(guò)程中，傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式的限制采購(gòu)行為，各自為政，導(dǎo)致采購(gòu)成本過(guò)高。因此龐大的企業(yè)適合信息化的采購(gòu)管理模式，這一管理模式可以通過(guò)一下幾點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)[1]。

（一）主要方案。企業(yè)在進(jìn)行開發(fā)采購(gòu)管理軟件系統(tǒng)的過(guò)程中，可以重新梳理采購(gòu)流程，通過(guò)規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，針對(duì)企業(yè)中存在的問(wèn)題，進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的管理，建立物流信息系統(tǒng)，實(shí)施集中采購(gòu)，統(tǒng)一采購(gòu)。這樣的采購(gòu)模式能夠通過(guò)統(tǒng)一的集中采購(gòu)，降低采購(gòu)單價(jià)，獲取批發(fā)采購(gòu)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)，同時(shí)降低人力和管理成本，提高采購(gòu)效率，以信息化的建設(shè)采購(gòu)系統(tǒng)，優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理，在采購(gòu)的過(guò)程中與供應(yīng)商進(jìn)行戰(zhàn)略協(xié)同合作，在信息系統(tǒng)的管理下實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與采購(gòu)商的雙贏。

（二）采購(gòu)管理采取信息化。信息化改造和流程再造，能夠保證企業(yè)的管理進(jìn)行升級(jí)。

1、信息化管理供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商采用信息化的管理模式，能夠?qū)?yīng)商進(jìn)行全面考考核和評(píng)估。以信息化的手段，實(shí)現(xiàn)分級(jí)評(píng)估管理，在企業(yè)與供應(yīng)商的合作過(guò)程中，將所有供應(yīng)商的合作經(jīng)驗(yàn)納入信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)供應(yīng)商體系的級(jí)別評(píng)估，選擇更合適的供應(yīng)商，優(yōu)化與供應(yīng)商的合作模式。

2、降低采購(gòu)成本。集中和統(tǒng)一采購(gòu)，能夠避免重復(fù)采購(gòu)。通過(guò)物流信息系統(tǒng)的建立和大批量的采購(gòu)，提升議價(jià)能力，同時(shí)降低物流成本和整個(gè)采購(gòu)鏈的成本。這種管理模式中不僅僅是對(duì)采購(gòu)管理的信息化，同時(shí)也可以對(duì)物流系統(tǒng)進(jìn)行信息化的模式，優(yōu)化采購(gòu)的物流路線，全面降低采購(gòu)成本[2]。

3、提高采購(gòu)效率。信息化的財(cái)務(wù)管理模式，能夠使電子采購(gòu)在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生效率，將采購(gòu)訂單的時(shí)間降低至一天，優(yōu)化采購(gòu)流程，提升供應(yīng)商的滿意度。信息化的采購(gòu)管理模式，也能夠推進(jìn)供應(yīng)商之間的公平競(jìng)爭(zhēng)，便于企業(yè)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，來(lái)共同降低成本，通過(guò)便捷簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)方式，與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，從電子系統(tǒng)推廣，到共同降低成本，在增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力和雙贏戰(zhàn)略的效果上，提升供應(yīng)商的滿意度，同時(shí)保證企業(yè)的采購(gòu)能夠?qū)拥礁觾?yōu)質(zhì)的合作伙伴。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化的采購(gòu)管理在企業(yè)的發(fā)展中產(chǎn)生著至關(guān)重要的作用，能夠進(jìn)一步提升企業(yè)采購(gòu)的效率，規(guī)范采購(gòu)行為，在企業(yè)發(fā)展面對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中，有效地控制成本，提升效益，提高企業(yè)協(xié)作能力。因此，在建成信息化企業(yè)管理的過(guò)程中，尤其是對(duì)采購(gòu)管理的實(shí)施，不應(yīng)該只從思想上重視，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)規(guī)模，選擇最優(yōu)方案，從物質(zhì)層面開展采購(gòu)管理的信息化建設(shè)和運(yùn)用。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 張磊.信息化在企業(yè)物資采購(gòu)管理工作中的創(chuàng)新應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2020.

[2] 李明.信息化在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化，2019（7）：60-61.