信息時代對檔案管理的思考

孫迪

摘 要：隨著時代信息化的逐漸加快，許多行業開始通過信息技術等手段對企業的工作模式進行創新，從而提高整體的運行速度與工作效率。檔案管理領域的工作是眾多工作崗位中較為依賴信息技術的一種工作模式，檔案管理在信息化發展如此快速的時代下，也涵蓋了多個檔案管理領域，本文便從信息時代背景下的文書檔案管理、電子檔案管理以及辦公室檔案管理這三大方面進行探究。

關鍵詞：信息化;檔案管理;辦公室檔案

一、信息時代下的文書檔案管理

現如今，信息化的普及促使著我國各個領域的模式發展，對于檔案管理方式中發展較早的文書檔案管理領域來說，其技術的創新、模式的轉變、理念的提升等方面，都需要工作人員對其進行不斷探究和商討，只有這樣，才能夠促使文書檔案管理的工作能夠緊隨信息時代的潮流變化而逐漸繁榮。

從根本上說，文書檔案管理工作在信息化背景下的發展是具備一定競爭力的，因為文書檔案管理的信息資源和發展空間較大，其不僅能夠對現有的檔案管理資源進行整合，還能夠對檔案資源進行有效共享，這也在一定程度上標志著我國的文書檔案管理工作能夠適應信息化時代發展的腳步，并且在此基礎上不斷提高了自身的管理價值，追求更高、更優秀的技術管理能力[1]。這為文書檔案管理領域的發展提供了一定生存契機，也是其發展過程中的一個重要轉折點。

為了能夠有效促進文書檔案管理工作的有效提升和轉變，我們必須要遵循以下幾點轉變方式：

（1）提升文書檔案管理工作的業務基礎能力。文書檔案的基礎管理工作是其日常工作中的重中之重，想要提高文書檔案管理的有效工作率，使其緊跟時代的步伐，首先便要抓好文書檔案的基礎管理工作，比如信息的收集、整理、存放、搜索等環節，不能馬虎在任何一個基礎的環節，做好檔案的分類與排版錄入工作，在保證基礎工作沒有失誤的情況下，加快信息錄入等工作的速度，為檔案管理工作打好地基。

（2）從根本上促進信息資源的整合與利用。文書檔案工作的信息資源利用率相對于其他方面來說，稍有不足，原因是文書檔案工作所需要的環節較多，其工作流程也較為復雜，所以無暇顧及對信息資源的開發與挖掘。在日常的基本管理業務中，工作人員在保證基礎信息流程穩定的同時，有針對性地對文書檔案信息資源進行合理開發和共享，這樣不僅能夠積累一定的信息管理資源，還能夠提高自身的服務意識，促進文書檔案管理工作的有效開展。

（3）增強工作人員的自身管理素質與意識。無論是信息時代下還是傳統的管理工作中，工作人員的自身素質與管理意識是不變的服務宗旨，檔案管理人員不僅要提高自身的工作理念和工作意識，還要不斷完善自身的缺點，掌握基本信息技術理念，只有這樣才能夠從本質上促進文書檔案工作領域的發展與繁榮[2]。

二、信息時代下的電子檔案管理

現如今的信息化發展已經成為了我國社會經濟發展方式中的一種必然趨勢，在此時代背景下，檔案管理領域在開展工作時便要逐漸適應時代背景的發展趨勢，對檔案管理進行自動化改革。電子檔案管理便是在科技發展如此繁榮的社會背景下所產生的，人們可以利用電子檔案管理對信息進行有效提取，從而提高檔案管理工作中的效率。

（一）檔案管理的重要性

檔案管理的重要性不言而喻，其不僅能夠收集大量的信息資源，還能夠錄入基本的檔案信息，并對其進行分析，用在企業的發展決策管理之中。信息技術的快速發展已經滲透到了我國不同種類的行業中，檔案管理在對信息技術的融合過程中，能夠通過自身的基礎信息與其結合，并對信息資源進行有效利用，提高檔案管理中的工作實踐水平，以保證電子檔案管理在日后的發展中體現出應有價值。

（二）電子檔案的應用優勢

電子檔案相對于我國其他的檔案管理方式來說，是具備一定優勢的，比如電子檔案能夠在信息錄入平臺進行數據庫建立，并且電子檔案能夠容納大量的檔案管理信息，且在提取與查詢的過程中較為方便，不需要太多繁瑣的工作流程。電子檔案數據庫能夠提高工作人員的工作效率，提高檔案整體的管理效率，降低工作人員的操作難度[3]。電子檔案還能夠恢復一些不小心刪除的數據，在檔案信息遭到破壞或是丟失的情況下，電子檔案會存有備份，不會出現信息泄露或是遺失等問題的出現。

（三）信息時代電子檔案管理工作存在的問題與解決方式

從如今我國的電子檔案管理工作環境來說，很多企業的電子檔案管理方式相對欠缺，其操作人員對于檔案管理工作的重要程度不夠，并沒有以一個正確的態度對待電子信息管理工作，導致了其發展過程中出現了很多不妥之處。所以各企業要對電子檔案管理工作給予相應關注，并把其放在一個重要的發展位置，不能夠按照傳統的檔案管理模式去運營，而是要深刻認識到電子檔案管理在工作中的便捷度，并加以利用，以此來改善現如今我國檔案管理中存在的不足。

三、信息時代下的辦公室檔案管理

檔案工作的發展歷程是較為曲折的，因為工作的局限性導致了檔案管理工作一直沒有受到相應重視，管理工作也很難實現高效率、高質量的目標，下面作者便主要探討辦公室檔案管理在信息時代下的發展方式及其發展問題。

（一）辦公室檔案管理工作存在的問題

現如今我國的辦公室檔案管理體系并不完善，且在實踐的過程中會出現下面幾種問題：

（1）辦公室檔案管理規劃不全面

辦公室檔案管理在實施的過程中，要按照具體的管理規劃進行，然而現如今的辦公室檔案管理規劃體系并不完善，從而導致了信息規劃中會出現脫節的現象，且辦公室檔案管理這一領域相對于其他領域來說局限性較大，這種具有一定地域性和空間性的管理空間，會受到資金與管理方面的限制，從而導致了檔案管理工作很難有效展開。

（2）缺乏信息化管理理念

目前，我國的辦公室檔案管理體系無法正確的發揮其原有價值，在實際的操作過程中很難得到相應的信息管理資源，且工作人員缺乏相關的管理理念，在后續的管理過程中便會流于形式，很難得到正確的管理規劃。

（3）管理方式落后

傳統的辦公室檔案管理工作是通過工作人員的實際操作進行的，這種人工方式存在著效率慢、出錯率高等問題，操作人員無法及時的對檔案進行錄入與歸納，并且查找相關檔案信息的過程較慢，這種傳統陳舊的管理方式也在進一步局限著辦公室檔案管理的發展。

（二）解決途徑

在實施辦公室檔案管理的工作流程中，要不斷給操作人員灌輸一個統一思想，那便是高效率、低出錯、高素質，在此基礎上，通過對管理環節的優化與提升，摒棄傳統辦公室檔案管理中的固有思想，突破傳統管理局限，緊跟信息時代背景下的步伐，更好地滿足新時代背景下的檔案管理工作需要。另外，檔案管理工作效率的提高是檔案管理工作實現規范化與制度化的基礎條件，也就是要以高效的工作實現檔案的收集、整理及歸檔。為此，檔案管理工作的信息化是實現檔案管理工作高效開展的基礎條件，也是實現制度化的保障。

四、結語

在檔案信息化管理過程中，隨著信息化發展的趨勢和要求，必然會在實際工作中出現各種新情況、新問題，這就需要在解決這些實際問題中不斷推動檔案信息化建設進程。所以，要給予檔案信息建設一定關注，要具有針對性的對檔案管理進行全面剖析，以適應如今的信息化時代發展。

[參考文獻]

[1]楊靖梅.信息時代檔案管理工作創新研究[J].中國管理信息化，2020（8）：192-193.

[2]王丹.信息時代背景下辦公室檔案管理工作[J].智庫時代，2019（22）：130-133.

[3]傅艷華.信息時代背景下電子檔案管理探討[J].中國管理信息化，2019（1）：155-156.

（作者單位：濰坊市軍隊離退休干部服務中心，山東 濰坊 261000）