高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發

李富存

摘 要：隨著我國高等教育的不斷開展，它不僅促進了我國教育事業的發展和改革，同時也為我國高校圖書館的檔案管理工作迎來了發展的契機，進而也為檔案管理工作帶來了一定的挑戰。對于高校圖書館的檔案信息資料而言，它是極為重要的信息資源，隨著高校圖書館的不斷發展，對檔案信息資料進行的收集管理及開發工作也已成為高校圖書館檔案管理領域極為重要的研究課題。基于此，本文圍繞高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發進行了分析和探討，以期可以促進高校圖書館檔案工作的可持續發展。

關鍵詞：高校圖書館;檔案信息資料;收集管理;開發

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 07-0-02

一、引言

對于檔案信息資料而言，它屬于一種隱性的信息文獻，在高校圖書館的信息資源中更是占有極為重要的地位。在高校檔案信息資料中，它記錄著圖書館在不同時期的發展軌跡，同時也具有很大的信息傳播及利用的價值，而這對于高校圖書館日后的發展更是有著至關重要的影響。所以在新形勢背景下，高校圖書館必須要對工作期間產生的檔案信息資料進行科學、全面地收集管理和大力的開發利用，只有這樣，高校圖書館的檔案信息資料才能將自身具備的作用進行充分的發揮，進而才能促進我國高校圖書館檔案管理工作的可持續發展。

二、高校圖書館檔案信息資料的收集管理分析

（一）對信息資料的收集范圍及途徑進行拓展

對于高校的圖書館而言，通過進行日常的工作和實踐活動，其中會產生大量的檔案信息資料，同時這些信息資料也是對圖書館所有活動進行的寫實記錄。檔案信息資料的收集可以說是圖書館檔案信息化管理及開發利用的前提，針對圖書館的檔案信息資料的收集工作，高校圖書館的工作人員需要根據該工作具備的特點，如學術性、專業性等從而對信息收集的范圍進行有效拓展，這樣圖書館的工作人員也可對各種類型的檔案信息進行及時、精準的收集、整理和存儲。與此同時，當工作人員在對檔案信息資料進行收集時，他們也要結合圖書館檔案載體具備的多樣化特點進行工作。在此期間，他們除了要對紙質的檔案信息資料進行收集之外，還要對光盤、膠片等載體的信息資料進行全面收集，而且不論是對日常工作中的文書及檔案，還是對圖書館服務以及管理期間產生的信息數據，工作人員都需要對各種類型的檔案信息資料進行全面、多角度的挖掘和收集，這樣高校圖書館檔案信息資料收集的全面性、系統性才能得到有效的保證。除此之外，通過管理角度以及業務流程可以發現，圖書館的檔案信息資料可以分為日常管理檔案信息資料以及業務流程檔案信息資料。針對日常管理檔案而言，作為圖書館檔案的基礎，它不僅包括工作計劃、崗位職責，還包括經費預算以及會議記錄等等。至于圖書館的業務流程檔案，它涵蓋了圖書的借閱檔案、課題研究檔案以及讀者登記檔案等。對于高校的圖書館而言，他們開展的日常管理以及業務流程所涉及的每一項檔案工作，都對圖書館的發展和建設有著至關重要的作用。以業務流程中的文獻采購檔案為例，工作人員通過將該檔案工作做好，它不僅可以將文獻書籍的采購質量進行大幅度提升，同時還能防止出現重復采購書籍的問題。至于讀者借閱檔案，工作人員通過對該檔案進行建設，也可使他們了解讀者的水平以及閱讀的類型，這樣他們便可結合讀者的閱讀特點和需求從而為其提供個性化的服務，這樣高校圖書館的服務工作質量也會得到有效的提高。

（二）對檔案信息資料進行合理分類和管理

對于圖書館專業工作而言，檔案工作與其有著極大的聯系。在進行日常工作的過程中，圖書館的工作人員為了能更好地進行檔案信息資源的開發和利用，他們在收集到檔案信息資料之后，首先就需要對其進行合理分類和整理，之后還要結合實際情況對其進行科學、規范的管理，這樣對于檔案工作中存在的查找及利用困難的問題也能進行有效的解決。與此同時，工作人員在進行分類操作時，他們必須要根據邏輯性以及客觀性進行，在進行檔案信息資料的整理工作時，也要對歷史的連續性進行保證，這樣檔案自身存在的價值才能得到充分的發揮，而對于這些信息資料才能進行更好的開發和利用。除此之外，工作人員在對圖書館檔案信息資源進行建設和整合時，也要嚴格按照國家規定的檔案工作相關法規進行，對于圖書館檔案的分類工作、編目工作等，他們也要進行標準化著錄，同時還要進行科學化管理。而且，在工作的過程中，工作人員還要對現代技術手段進行合理應用，進而對圖書館的檔案信息資料進行存儲和管理，而這在很大程度上也有利于檔案信息資料的開發和利用。此外，工作人員在對高校圖書館檔案信息資料進行管理的過程中，也要對管理方法進行合理采用，如集中與分散的有機結合的管理方法。對于高校圖書館檔案的日常管理工作而言，它應該由圖書館辦公室進行集中管理，同時也需要交由專人對該工作進行負責。至于高校圖書館業務流程的檔案，則需要將其交由圖書館的各部門進行分散式管理。高校圖書館通過采用這種方法進行管理工作，它不但可以使圖書館的各部門結合自己的業務及職能對檔案信息資料進行合理收集管理及利用，同時在很大程度上也可將各部門開展工作的積極性進行有效的帶動[1]。

三、檔案信息資料具備的作用

（一）可以為圖書館的人力資源建設提供有力的參考依據

對于高校圖書館的建設和發展而言，人才隊伍的建設是極為重要的。通過圖書館的檔案信息資料，可以從中看出圖書館人事管理的情況，同時也能對圖書館工作人員的專業水平及能力進行全面的了解。結合圖書館檔案信息資料，它也可以為圖書館人才的規劃及人員的培訓提供極為有力的參考依據。

（二）是圖書館對高校讀者進行宣傳教育的主要教材

對于圖書館的檔案信息資料而言，它是高校圖書館在開展教學、管理以及服務等工作進而產生的，同時它也是圖書館對高校讀者進行宣傳教育的主要教材。比如，借助高校圖書館中的館藏數據以及管理數據等，都可以將圖書館的形象及情況展現在讀者面前，同時圖書館通過采用現代化服務和管理方法，也可使讀者看到圖書館的工作熱情，這樣在很大程度上也可促進圖書館的穩定發展。

四、高校圖書館檔案信息資源的開發利用分析

（一）對檔案信息服務進行全面開展

對于高校圖書館的日常服務而言，檔案信息與其有著不可分割的關系，檔案服務的內容又與圖書情報相似相通。高校圖書館在開展工作期間，應對檔案信息資料進行準確區分和分類，對于各種類型的檔案信息，他們也要根據著錄標準從而對檔案目錄進行合理編制，這樣讀者也可更便利地對檔案資料進行查閱。與此同時，對于圖書館內的服務設施，工作人員也要進行合理的利用，這樣檔案的信息服務也能進行全面的開展。比如高校圖書館可以設辦檔案信息咨詢處等[2]。

（二）對信息資料編研工作進行合理開展

對于高校圖書館的檔案信息而言，它通常情況下是以分散的原始信息資料進行呈現的。特別是那些合并高校，在進行合并之前，各個學校的圖書館都是獨立工作的，不論是在學科專業還是辦學層次等方面，都有很大的差異存在，正因如此，在學校進行合并之后，圖書館檔案的信息內容變得較為復雜，而且數量也極為龐大，更是呈分散狀態進行存放，而這在很大程度上也不利于人們的使用。對于此，對于各種類型的檔案信息資料，高校圖書館應對其進行計劃性的分析、篩選，之后還要對極為典型且具有極大應用價值的信息資料進行合理的編制。

（三）通過展覽進行廣泛的宣傳

在進行日常工作的過程中，高校圖書館可以對館內的館藏資源及相關閱覽及服務的統計數據進行定期的展覽。與此同時，圖書館也可以對優秀讀者的評比結果進行合理公布，之后還可以借此機會向高校學生進行大力宣傳。而且對于圖書館的館藏檔案信息資料，圖書館的工作人員也要對其進行合理利用，這樣他們便可借助這些資料從而對高校讀者進行有效的宣傳教育，通過進行閱讀指導，其也可以對圖書館檔案信息資源進行全面開發和利用[3]。

五、結束語

總而言之，檔案信息資料對于我國高校圖書館的發展和建設而言是極為重要的，隨著圖書館工作的不斷開展，檔案信息資料也隨之產生。針對各種類型的檔案信息資料，圖書館必須要對管理方法進行合理采用，之后通過全面的開發和利用，以此促進高校圖書館的不斷發展，而這在很大程度上也可將當代社會對高校圖書館提出的要求進行全面的滿足。

參考文獻：

[1]薛非.高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發利用[J].檔案與建設，2005，（10）：42-43.

[2]劉艷.新形勢下如何做好高校圖書館檔案管理工作初探[J].中國科技信息，2005，2（19）：255，262.

[3]楊玲.職業院校圖書館檔案資料收集與利用[J].卷宗，2019，9 （30）：46.