高校信息化資產管理系統(tǒng)的設計研究

葉軍偉

0 引言

資產從產生到消失都需要進行監(jiān)管，對資產的重要指標實時監(jiān)控預警，實現資產數據與預算和決算的信息共享和數據一致，必須要做到資產管理全面的信息化。對傳統(tǒng)的票據工作模式進行突破，改善信息遲緩的系統(tǒng)設備，加強數據共享，解決傳統(tǒng)管理模式帶來的資產賬實不符，資產管理部門與財務部門賬賬不符，領導監(jiān)控不力，管理效能低下等問題。信息化時代對完善國有固定資產管理體制有著多方面的有利因素，除了在學校內部對與資產管理工作進行了目標達成外，還有利于教育主管部門和財政主管部門實時監(jiān)管國有資產和收集統(tǒng)計資產數據。這樣能夠做到各級部門無縫對接，做到從上到下的信息一體化，為更大范圍和更高層級的科學決策提供數據支持。

1 需求分析

高校具有較高的自主權限，部門設置各不相同，但資產管理的流程及制度具有一定的相似性，一般都設置有專門的資產管理部門統(tǒng)一管理全校的資產并向上級主管部門上報本校的資產數據，財務部門管理全校的財務并向上級部門上報本校的財務報表。根據高校資產管理業(yè)務流程的共性，可以將資產管理業(yè)務分為：部門人員管理、資產入庫管理、資產數據變動、資產移交、計提折舊攤銷、資產處置、出租出借和生成資產報表等八個方面。

總的來說，根據高校資產管理工作的需要，資產管理系統(tǒng)應滿足以下需求：

（1）多級管理，一級為資產系統(tǒng)管理員，二級為資產管理部門、三級為財務管理部門、四級為各使用部門的資產管理人員、五級為普通用戶，各級用戶根據工作需要有不同的權限，在保證數據安全性的前提下，不同級別用戶能方便地完成資產管理操作。

（2）按照上級主管部門的要求提取資產卡片的數據，自動生成各種資產報表。

（3）多條件查詢功能、資產卡片數據批量修改、系統(tǒng)基礎數據（如：人員、部門、存放地點等）和資產卡片數據的導入、導出。

（4）保證系統(tǒng)的安全性。

（5）資產系統(tǒng)管理員能夠根據工作需要對系統(tǒng)功能模塊和人員權限進行設置。

1.1 部門管理功能分析

部門人員管理主要包括部門信息、內設機構、人員和存放地點幾個部分，系統(tǒng)的部門管理功能應包括新建和刪除部門、查詢和修改部門信息、設置內設機構、設置人員信息、設置存放地點信息等五個部分。新建部門時由學校資產管理部門用戶輸入部門信息，系統(tǒng)生成一個的編號作為該部門的唯一標識。在部門內設置內設機構、人員和存放地點時，系統(tǒng)也需要生成編號作為唯一標識。用戶可以根據名稱和編號查詢信息。修改或者刪除數據時，系統(tǒng)都需要進行校驗，比如資產卡片中使用了的部門和人員就不能刪除，部門名稱不能重復等，并能清晰簡潔地提示用戶。

1.2 資產入庫功能

高校的新增資產主要來源有采購、劃撥、捐贈等方式，凡是達到一定標準的資產，不管是從何種渠道獲得都必須入庫。資產管理部門在資產系統(tǒng)中為每項新增資產建立一張資產卡片并將資產的名稱、資產分類、品牌型號、數量、取得日期、取得方式、管理使用部門、使用人、資產原值、存放地點、是否計提折舊、折舊年限、資產使用狀態(tài)等信息錄入到卡片中并提交財務部門。財務部門收到資產卡片后再進行報賬，在對應的資產卡片錄入財務入賬日期和會計憑證號，將資產卡片提交給資產管理部門。資產管理部門核對資產信息并入庫，系統(tǒng)對資產信息進行完整性和一致性校驗，并根據資產分類和獲得日期生成唯一的資產編號，將資產狀態(tài)設置為已入庫。

1.3 資產報表功能

資產報表模塊能夠提取資產卡片的數據生成資產負債表、固定資產情況表、無形資產表、房屋車輛土地大型儀器設備情況表、折舊表、資產使用情況表、出租出借表、資產分類一覽表等表格，這些表格中的各種合計數據由系統(tǒng)根據資產卡片計算得出，表格可以保存到數據庫以供財務部門和校級領導查詢，也可以打印和導出。

1.4 資產移交

資產使用過程中，資產的管理部門和使用人可能會發(fā)生改變。如果管理部門不變，僅是使用人改變，叫作部門內移交；管理部門也發(fā)生改變的，就叫作跨部門移交。

部門內移交：資產使用人進入資產移交模塊，建立資產移交卡片，添加需要移交的資產卡片，選擇移交日期、資產接收人，系統(tǒng)按照操作日期生成唯一的移交卡片編號，資產接收人進入系統(tǒng)資產移交模塊確認接收，資產管理部門進入資產移交模塊，審核無誤后提交，系統(tǒng)校驗后更改資產卡片信息。

跨部門移交：各部門管理員在資產移交模塊中建立資產移交卡片，添加需要移交的資產卡片，選擇移交日期、新的使用人、管理部門，系統(tǒng)生成唯一的移交卡片編號。資產接收人、接收部門負責人確認接收，資產管理部門審核后提交，系統(tǒng)校驗后更改資產卡片信息。

1.5 資產處置

遺失或者沒有使用價值的資產，需要進行資產處置。二級用戶在資產處置模塊中新建處置卡片，添加需要處置的資產卡片，填寫處置日期、同意處置的文件編號、處置收益、處置方式、經辦人等信息，系統(tǒng)進行校驗并生成唯一編號，將資產處置卡片的狀態(tài)設置為等待銷賬；財務部門辦理銷賬，并在資產處置卡片上填寫相關信息，系統(tǒng)將資產處置卡片的狀態(tài)改為完成處置，學校資產管理部門將處置的資產卡片下賬。

2 資產管理系統(tǒng)的設計

2.1 系統(tǒng)拓撲結構

根據權限的不同把用戶分為五個級別，其中一級用戶擁有最高權限，具有用戶管理、數據庫還原等權限；二級用戶擁有資產入庫、資產信息變動、移交、處置、部門人員管理、資產報表生成等權限。一級用戶和二級用戶權限高，操作復雜、數據量大，同時用戶少，人員地點相對固定，因此采用C/S 模式，客戶端可以安裝在學校資產管理部門的專用電腦上。三級、四級和五級用戶權限受限，對數據安全性的要求較低，數據量也不大，但是數量眾多，分布廣泛，因此采用B/S 模式，可以不受地點的限制通過互聯網隨時訪問系統(tǒng)。

采用B/S 與C/S 混合模式既能滿足高校資產管理系統(tǒng)數據量大、安全性高的特性，又能具有信息交互方便及時的優(yōu)點，還便于系統(tǒng)的升級維護，只需要對服務器端軟件和資產管理部門的客戶端軟件進行操作。

2.2 系統(tǒng)功能模塊劃分

桌面客戶端可劃分為部門管理、卡片查詢、資產入庫、資產信息變動、資產移交、資產處置、對外使用資產管理、資產報表和系統(tǒng)管理模塊等九個模塊，B/S 模式的瀏覽器客戶端有以下六個功能模塊：財務報賬、資產移交、處置銷賬、資產報表查詢、個人信息設置和資產卡片查詢如下圖所示。

圖1 資產管理系統(tǒng)功能模塊劃分

由于資產管理的復雜性，以上功能模塊之下還需要設置子模塊，比如資產入庫模塊就由資產卡片導入、新建資產卡片、批量建立卡片和卡片入庫4 個子模塊構成。新建資產卡片模塊用于建立一張卡片，批量建立卡片模塊和資產卡片導入模塊用于大批量資產入庫，用戶可根據實際情況選用不同的功能模塊。每個模塊都需要具有校驗功能，以保證資產數據的正確性和完整性。

3 安全性分析

（1）網絡安全：資產系統(tǒng)可以通過高校的校園網連接進入互聯網的，因此可以利用學校的防火墻設備和監(jiān)控系統(tǒng)，保證網絡安全性。

（2）權限管理：嚴格控制網絡客戶端用戶的權限，用戶可以進行查詢操作，資產使用人可以申報修改本人名下的資產信息，或者申報移交本人名下的資產，由二級用戶通過桌面客戶端進行審核。桌面客戶端安裝在資產管理部門的專用計算機上，學校資產管理部門指定系統(tǒng)管理員和學校資產管理員作為一級和二級用戶。

（3）數據安全：數據若有變動，系統(tǒng)記錄下變動前的數據，以及變動時間、經辦人等信息，如果因操作失誤造成資產信息有誤，也能查找源頭并恢復數據。還需要按時進行本地數據數據庫增量備份和異地數據備份，遇到設備損壞或者自然災害等異常情況也能保證數據的安全。