榮譽檔案信息管理系統構建與利用的研究

溫冬愛

摘 要：榮譽檔案是單位、部門或個人水平、能力與業績的重要見證材料，目前，我省疾控機構榮譽檔案存在保管分散、分類標準不一、檢索應用不便等問題。為加強榮譽檔案的管理，本文提出運用現代信息技術對榮譽檔案信息數據進行采集、整合、處理、構建、存儲和應用，構建和開發榮譽檔案信息管理系統，以實現榮譽檔案各業務環節的自動化、網絡化管理，有效提升榮譽檔案的利用效率和服務水平。

關鍵詞：榮譽檔案;信息系統;開發;應用

榮譽檔案是單位、集體或個人在工作、生產、服務或履行職責、義務等社會實踐過程中獲得的各種獎勵、表彰或贊譽的見證材料，是單位一筆寶貴的檔案財富。我省的疾病預防控制中心于2003年成立，先后在非典、流感、人禽流感、新冠病毒肺炎等疾病的預防控制和食物中毒、職業中毒、抗洪救災、災后防疫、支援四川汶川地震災后防疫等各類突發公共衛生事件應急處置工作中，涌現出一批又批的先進單位、先進集體和先進個人，每年度單位、部門或個人獲得各級各類的先進榮譽達100多人次。如何加強對榮譽檔案的管理，為單位和社會保存疾病預防控制機構在各個歷史時期有價值的實物見證材料，客觀地反映疾控部門的工作業績，已成為疾病預防控制機構檔案管理工作者的研究課題之一。

1.開發疾控機構榮譽檔案信息管理系統的必要性

榮譽檔案主要包括有獎狀、錦旗、牌匾、獎杯、榮譽冊、榮譽證書、獲獎文件等實物檔案和文檔案，具有載體的多樣性、內容的廣泛性、材料的唯一性、保管復雜性的特點[1]。當前，我省疾控機構榮譽檔案在歸檔方法和保管利用上普遍存在著管理分散、保管困難且利用不多的現象，主要表現在以下四方面：一是以單位名義獲得的獎項一般歸單位保管，有的單位建立榮譽檔案室把主要榮譽陳列，有的則掛在單位會議室或大門口的墻上，有的則由單位檔案室集中編目保存;二是以部門名義獲得的獎項則由部門保管，普遍存放在部門、科室內或懸掛于科室顯眼位置;三是以個人名義獲得的獎項一般由個人保管，散存現象更為普遍，有許多獲得較高榮譽的個人獎項榮譽，也隨著時間的流逝或人員的調動難覓蹤影;四是歸檔分類標準不統一。按當前的檔案分類保管辦法，榮譽檔案的分類因各類獲獎的載體不同而異，如獲獎文件屬文書檔案的歸檔范圍，單位的獎杯、獎狀、獎牌、錦旗等實物屬實物檔案歸檔范圍，科研成果獎勵則屬科研檔案的歸檔范圍。由于榮譽檔案保管分散，保存條件要求高、保管難度大等原因，有的榮譽獎牌、獎杯由于開始出現生銹、氧化、褪色等現象，獎牌生銹、證書蟲蛀、獎杯氧化、獎狀褪色、文字模糊等現象較為常見，榮譽檔案逐漸失去其歷史見證和激勵鼓舞的作用。

榮譽檔案是單位、部門或個人水平、能力與業績的重要見證材料，加強榮譽檔案的管理，開發榮譽檔案信息管理系統，探討榮譽檔案集中管理方法已成為當務之急。單位亟待開發一個統一的榮譽檔案信息管理系統，整合原散存在科室、部門或個人手中的文書、實物、科研檔案資源。

2.開發榮譽檔案信息管理系統的工作思路

開發榮譽檔案信息管理應用系統，把圖片或掃描等現代信息技術運用于榮譽檔案的管理中，建立榮譽檔案的信息管理系統，制作榮譽檔案電子文庫，整合原散落在單位、部門或個人手中的榮譽檔案資源，把榮譽檔案的收集、整理、保管和利用實行數字化的管理，變分散管理為集中管理，解決榮譽檔案隨時間的流逝難免會生銹、蟲蛀、氧化、褪色或散失而難覓蹤影的難題，利用電子檔案室還原榮譽檔案的歷史真實性、原始性、直觀性和生動性，真實地反映單位、部門和單位中的個人在工作和社會發展歷程中的光榮傳統和歷史足跡，使榮譽檔案管理做到“文檔一體、物檔一體”，為單位的歷史發展過程留下“永不褪色”的電子檔案[2]，同時實現榮譽檔案的電子查詢功能，探索一條運用現代信息技術管理榮譽檔案的有效途徑，充分發揮榮譽檔案歷史見證和激勵鼓舞作用。

開發榮譽檔案信息管理應用系統必須解決兩個關鍵問題：一是建立規范的榮譽檔案收集制度，挽救、整合原散存在單位、部門和個人手中的歷史榮譽檔案，把文書檔案、實物檔案、科研檔案、獲獎證書、獲獎材料、獲獎說明等檔案資料都統一于管理系統中，還原榮譽檔案一個全面、真實的面貌。二是制訂科學的電子文檔管理流程。規范榮譽檔案信息系統的電子歸檔收集流程、編目、展示、保管和利用方法， 通過合理設置各模塊功能，為每一項榮譽檔案建立一個獲獎圖片、獲獎項目、獲獎時間、獲獎級別、獲獎類別、獲獎申報材料等多項目、全方位綜合電子文庫，并提供著錄、檢索、打印、歸檔、查詢、借閱、統計、數據上傳、數據接收、備份、用戶管理等功能[3]，實現榮譽檔案日常歸檔以及與疾控機構上下級之間榮譽檔案傳送、與中心其他業務系統的數據交換等到功能，使榮譽檔案由傳統的實物管理模式向數字化管理模式轉變，建立科學合理的榮譽檔案信息管理系統，創新榮譽檔案的歸檔模式，探索運用現代信息技術管理榮譽檔案的有效途徑。

3.榮譽檔案信息管理系統的技術路線

加強榮譽檔案的信息管理，把榮譽檔案信息系統建設納入到疾控機構信息化建設的總體格局之中，并作為電子政務建設中一個必不可少的信息節點，緊密地與其他檔案資源融合在一起。采用先進的信息技術對榮譽檔案進行構建、采集、整合、處理、存儲、應用，以實現榮譽檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

3.1 采用J2EE系統架構 榮譽檔案信息系統采用J2EE架構，按照MVC模式進行設計，將各對象間的耦合程度降到最低，并實現存儲層、數據邏輯層、業務層、表現層的分離，能夠很好地滿足企業級的復雜應用。系統采用J2EE中間件和JAVA、JSP、Web Service、XML等技術[4]，使系統易于升級和功能擴充，能根據用的實際情況進行部署，具有很大的伸縮性。

3.2 異構平臺數據整合 榮譽檔案信息系統將數據封裝成XML格式，通過Web Service標準接口在不同系統間進行數據交換，實現與OA平臺、各業務應用系統間的無縫集成和異構數據資源的整合，構建分布式的檔案數據管理系統。

3.3 采用插件式開發模式 榮譽檔案信息管理系統采用組件式開發模式，將不同功能模塊以組件形式封裝，增加或減少功能模塊時只需進行適當的配置即可。

3.4 構建安全保障體系 通過權限控制、加密存儲、網絡控制等方法對榮譽檔案數據的存儲、傳輸和使用進行安全控制，利用日志管理、在線監控、介質預警等技術對用戶的操作進行監管。

3.5 采用OCR識別技術 榮譽檔案信息管理系統采用先進的OCR技術，自動對圖片、掃描件上的文字進行識別，并自動將識別的文字與圖形進行關聯保存，便于方便地使用全文搜索引擎快速查找需要的資料。

3.6 榮譽信息系統內置搜索引擎，可以進行索引關鍵詞搜索和全文搜索 系統通過信息索引相關算法，將信息進行整合，為HTML、TXT、DOC、PDF、XLS、WPS等各種格式的原始文檔以及保存在數據庫中的索引關鍵詞進行快速檢索[5]。檢索引擎還可以支持詞索引、同義詞檢索等不同的搜索方式。

4榮譽檔案信息管理系統的開發應用前景

目前，榮譽檔案的歸檔方法的研究主要是側重以實物檔案為主要研究對象，以實體管理為主，強調檔案的史料價值和憑證作用。而榮譽檔案信息管理系統主要是從榮譽檔案信息化管理為主要研究內容，注重榮譽信息管理資源的開發與利用，以現代信息技術為支撐，強調榮譽檔案的信息及利用價值。通過建立榮譽檔案電子檔案室，建立榮譽檔案的電子歸檔、著錄、保管、利用和查詢系統，整合當前綜合檔案室的文書、實物、聲像和科研檔案資源，提供高效、便捷的數字檔案查詢利用平臺，大大降低檔案的維護成本，有效提升榮譽檔案的利用效率和服務水平，保證檔案數據的準確性、有效性和安全性[6]。

5.構建榮譽檔案信息管理系統的關鍵

5.1 領導重視 領導重視榮譽檔案信息管理系統的構建開發工作，會從硬件設施、軟件管理各個方面提供便利的條件，從上至下就會形成重視榮譽檔案的風氣，對于構建榮譽檔案信息管理系統工作的順利開展，將起到關鍵的作用，所以要搞好榮譽檔案工作，就要得到領導的重視和支持。

5.2提高認識，加強宣傳，是做好構建榮譽檔案信息管理系統的前提

5.2.1 強化職工榮譽檔案意識 宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規，使大家理解、關心、重視和支持榮譽檔案工作，在工作中自覺養成遵照檔案法律法規要求收集、整理、保管和使用榮譽檔案的良好習慣。

5.2.2 提高榮譽檔案管理人員的認識 檔案人員首先要牢固樹立從事榮譽檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業，端正服務態度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優質高效的服務。

5.3健立健全規章制度是規范榮譽檔案管理的基礎 有了較完善的規章制度，在實際工作中榮譽檔案主管就能堅持依照中心規章行使職權，對不清楚如何操作的同志做耐心指導，對不按要求馬馬虎虎敷衍過關的堅決抵制，以保證歸檔榮譽檔案的質量合格達標。有利于檔案工作制度化、規范化和科學化建設

5.4加強現代化是構建榮譽檔案信息管理系統的重要手段

5.4.1加強業務培訓，提高檔案管理人員的業務素質 在檔案管理工作中，工作人員始終是最重要的。要想使榮譽檔案管理現代化，就得需要檔案管理人員的不斷學習，不斷增強自己的業務素質和管理知識。首先，檔案工作人員要定期更新管理知識結構，建立新的管理知識體系，作為榮譽檔案信息管理系統的主要應用者和設計者，檔案管理工作人員只有認識到現代化管理的重要性，具備現代化管理知識和技術操作能力才能夠勝任中心榮譽檔案管理工作[7]。其次，檔案管理人員要定期參加檔案管理培訓活動，熟悉最新的管理技術和管理知識，以便適應榮譽檔案工作的需要。

5.4.2 配備榮譽檔案信息管理系統所需要的設備 目前，中心配備了掃描儀、激光打印機、溫濕度監控儀、文件掃描系統、公文檢索系統、辦公自動化軟件等。這些先進設備及管理軟件的使用，能有效提升了榮譽檔案管理水平，實現了文檔檢索、文件傳閱的無紙化，可以進行異地查閱及批示文件，提高了文件傳閱工作效率，節省了人力、物力，提高了榮譽檔案管理的現代化水平，為榮譽檔案信息系統的構建創造了有利條件。我們要擴大榮譽檔案的社會影響力，充分發揮榮譽檔案的激勵鼓舞作用，為促進社會經濟的發展，提高社會的文明程度樹立先進典型。

參考文獻：

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