事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略

王瀟沖

【摘 要】事業(yè)單位充當(dāng)國家的重要支柱，建立在時代的信息流之上，我們必須充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，必須采取有效措施，糾正工作中出現(xiàn)的缺陷，創(chuàng)造良好的人事檔案管理環(huán)境。積極吸收人才，構(gòu)建強(qiáng)大的人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理工作的生產(chǎn)率，確保人事檔案管理任務(wù)的保密性和安全性，促進(jìn)事業(yè)單位的長期發(fā)展。本文在此基礎(chǔ)上，主要論述了新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理信息的構(gòu)建。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

引言

事業(yè)單位的信息治理和信息建設(shè)是當(dāng)前和未來單位社會進(jìn)步和人事檔案管理趨勢的重要組成部分，也是單位發(fā)展?jié)M足市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)進(jìn)步要求的重要前提。因此，事業(yè)單位在日常人事檔案管理工作中，必須更加重視人事檔案管理信息的構(gòu)建、規(guī)劃工作、尋找符合自身發(fā)展目標(biāo)的人事檔案管理模式，以及滿足各國的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)整體單位發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化概述及其意義

1.1概述

人事檔案管理信息化是指利用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，以便有效地管理人事檔案信息，并簡化管理部門組織和計劃的服務(wù)的處理和使用。通過將人事檔案管理模型轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的檔案管理，使人事檔案管理成為一種數(shù)字信息技術(shù)，這一點(diǎn)得到了業(yè)界的普遍認(rèn)可。簡而言之，人事檔案管理模型和工作方法已從傳統(tǒng)的檔案歸檔和保留發(fā)展成為檔案管理的核心：數(shù)字化收集、存儲和傳遞用于向社會提供服務(wù)的信息。

1.2意義

（1）提高生產(chǎn)力。改進(jìn)的信息構(gòu)建加快了人事檔案數(shù)據(jù)的組織，從而實現(xiàn)了更高效的人事檔案管理。我們已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時代，對互聯(lián)網(wǎng)的需求也越來越大。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于我們的工作至關(guān)重要，因為它比傳統(tǒng)的人事檔案管理方法更標(biāo)準(zhǔn)化、更快、更高效地進(jìn)行文件存儲。它還減少了工作量，減輕了管理員的負(fù)擔(dān)[1]。（2）提高人事檔案組織的準(zhǔn)確性。人事檔案組織是執(zhí)行文件管理任務(wù)的基本前提。創(chuàng)建人事檔案管理信息可確保信息的準(zhǔn)確性并簡化檔案管理。尤其是事業(yè)單位的程序管理必須客觀、準(zhǔn)確和認(rèn)真，以確保存檔檔案的完整性。（3）檔案數(shù)據(jù)保留的多樣性。傳統(tǒng)的檔案保留模型保留在紙面文檔中，在很少丟失材料的情況下會影響整個事業(yè)單位。隨著技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)今的檔案保留范式已不再是一次性的，而是可以通過多種現(xiàn)代管理方法進(jìn)行存儲，以推動事業(yè)單位部門的人事檔案管理。

二、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1完成數(shù)據(jù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

人事檔案管理信息的構(gòu)建有助于進(jìn)一步發(fā)展人事檔案管理，這一點(diǎn)現(xiàn)在已經(jīng)很明顯。為此，人事檔案管理人員應(yīng)充分考慮到信息孤島的現(xiàn)實情況，優(yōu)化信息資源查詢、查詢、共享等功能，使人事檔案管理網(wǎng)站適應(yīng)管理信息服務(wù)的基本要求。這有助于簡化信息管理解決方案的創(chuàng)建，改進(jìn)人事檔案管理集成，并實現(xiàn)人事檔案管理的長期發(fā)展。在推進(jìn)數(shù)據(jù)管理信息化建設(shè)的階段，人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與事業(yè)單位所有權(quán)系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理模式，從而促進(jìn)資源共享，提高人事檔案管理的社會經(jīng)濟(jì)效益。

2.2對事業(yè)單位的人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

人事檔案管理人員應(yīng)改進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)數(shù)據(jù)管理技術(shù)與傳統(tǒng)人事檔案管理任務(wù)的有效整合。在某些行業(yè)仍存在傳統(tǒng)紙張人事檔案管理的情況下，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)行創(chuàng)新和改革，引進(jìn)科學(xué)和信息技術(shù)工具，促進(jìn)檔案的建設(shè)。為進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的整體水平和質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)課程，提高檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)、計算機(jī)技能和人事檔案管理通用技能的認(rèn)識。2.3更新事業(yè)單位的歸檔信息管理設(shè)備，創(chuàng)新

要真正改進(jìn)事業(yè)單位的信息管理，必須了解其重要性并確保適當(dāng)?shù)陌踩２粦?yīng)再使用傳統(tǒng)的人事檔案管理概念，而應(yīng)采用先進(jìn)的信息管理概念進(jìn)行管理。關(guān)于資本投資，事業(yè)單位應(yīng)加大投入，提高人事檔案管理中的信息水平。在引入新技術(shù)和設(shè)備時，必須考慮到將設(shè)備操作本身與某種結(jié)構(gòu)調(diào)整相結(jié)合的工作環(huán)境，以滿足事業(yè)單位的具體需求。在人事檔案管理中使用新技術(shù)，以充分利用整個事業(yè)單位的進(jìn)步，使用高級、安全的軟件和設(shè)備保存重要文件。隨著時間的推移，這些信息設(shè)備也應(yīng)該更新，以滿足新時代的人事檔案管理需求。

2.4提高信息處理人事檔案管理的安全性

由于數(shù)據(jù)在共享時經(jīng)常被使用，因此數(shù)據(jù)被篡改的風(fēng)險更高。為提高數(shù)據(jù)訪問安全性，必須仔細(xì)設(shè)置和識別訪問權(quán)限，加密設(shè)置非常重要。第二，人事檔案管理人員必須謹(jǐn)慎嚴(yán)格地保持對相關(guān)內(nèi)容的控制。尤其是在維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全方面，始終確保安全管理和維護(hù)管理非常重要。在提高安全性時，應(yīng)優(yōu)先考慮基于高質(zhì)量防病毒軟件的防火墻設(shè)置、首次更新系統(tǒng)、修復(fù)相關(guān)安全漏洞等。最后，在管理和維護(hù)設(shè)備之前，務(wù)必先對設(shè)備進(jìn)行清潔。這尤其適用于在固定時間清除灰塵以及保護(hù)重要數(shù)據(jù)免受硬件損壞。

2.5改進(jìn)人事檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施

作為信息處理業(yè)務(wù)部門人事檔案管理的一部分，必須不斷優(yōu)化和優(yōu)化設(shè)備和文件。要做到這一點(diǎn)，需要有更強(qiáng)健、優(yōu)化的硬件和軟件設(shè)備，進(jìn)一步包括當(dāng)前業(yè)務(wù)部門的管理條件、經(jīng)濟(jì)條件和信息處理數(shù)據(jù)的大小。此外，要建立適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)和部署管理流程，就需要在環(huán)境允許的情況下重組計算機(jī)服務(wù)器和相應(yīng)的硬件軟件設(shè)施，以便進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。這可確保個人信息在傳輸和存儲過程中更加安全、穩(wěn)定和適用，并充分反映應(yīng)用程序的價值。同時還提供了有關(guān)如何存儲個人文件的信息。例如，您可以在人力資源辦公室設(shè)備上安裝新的信息刻錄機(jī)，以便及時有效地存儲和管理信息資源和文件。同時，需要確保及時高效地檢查和管理硬件和軟件設(shè)備，確保修補(bǔ)程序更新過程中丟失的信息不斷更新，防火墻始終保持活動狀態(tài)，定期更新，以掃描防病毒軟件并確保信息安全。

2.6進(jìn)一步引進(jìn)和發(fā)展管理人員

作為事業(yè)單位人事檔案信息建設(shè)的一部分，必須不斷引進(jìn)和培訓(xùn)人力資源部門的工作人員，以便通過為事業(yè)單位的管理任務(wù)提供相應(yīng)的工作人員資源來提高工作效率。在信息建設(shè)過程中，必須把重點(diǎn)放在高級管理人員的專業(yè)培訓(xùn)上，以提高信息技術(shù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)能力，并確保管理技能得到大幅提高。同時，將加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步優(yōu)化專業(yè)人員的年齡結(jié)構(gòu)，吸引更多質(zhì)量更高的工作人員從事人力資源概況建設(shè)，確保有效實施信息豐富的人事檔案建設(shè)。

三、結(jié)語

總的來說，信息技術(shù)時代已經(jīng)到來，并逐漸擴(kuò)散到信息建設(shè)為我們時代發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)的許多領(lǐng)域。事業(yè)單位人事檔案管理合理化有助于檔案管理的發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，簡化用戶快速檢索數(shù)據(jù)，節(jié)省大量人力資源和時間，保障事業(yè)單位的科學(xué)管理。因此，事業(yè)單位人事檔案管理人員應(yīng)積極熟悉信息理論的發(fā)展、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化檔案、管理的優(yōu)化以及長期事業(yè)單位的發(fā)展。

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