教育類檔案管理工作存在的問題及應對措施

房祥偉

摘 要：在學校文化建設中，檔案管理工作是重要的構成內容，它關系到學校的未來發展，學校的成立情況和發展過程都體現在檔案資料中。教育單位需要做好檔案資料管理工作，發揮檔案資料的重要價值。本文主要分析教育類檔案管理中出現的問題，并總結了相關的解決對策。

關鍵詞：檔案管理;存在問題;解決對策

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 13-0-02

教育單位的建設情況、教學情況、管理工作和發展過程等都記錄在教育單位檔案中。做好教育類檔案管理工作，能夠對教育單位管理建設工作、發展工作的原始情況做好妥善保存，還能對教育單位領導部門起到指導作用。因此，教育類檔案管理是一個非常重要的工作，是評價學校教學管理水平的重要內容。做好教育類檔案管理工作，符合目前的發展形勢，需要引起足夠重視。本文深入探討了教育類檔案管理工作中的主要問題，希望起到參考價值。

一、做好教育類檔案管理的重要意義

檔案管理可以把學校從建立到發展的整個過程通過文字的形式記錄下來，隨著技術的進步，計算機技術和多媒體技術也普遍用于檔案管理，使檔案具備了聲音和影像功能，能夠對學校的歷史面貌生動的展現出來。做好學校檔案管理是非常重要的，第一，可以起到參考作用。由于學校在不斷發展，各項管理工作、科研工作、教學工作都在隨時更新發展，通過查閱檔案，可以起到指導借鑒作用，從而避免出現錯誤。學校歷史對于學校進一步的發展具有重要的參考價值，它詳細具體的記錄了學校歷史過程，對于學校未來的方向有很好的借鑒意義，能夠方便學校領導進行查閱。第二，保存學校的原始證據。因為學校檔案資料特別豐富，涉及到學校每個環節，而且記錄非常清楚，存放著很多原始證據，比如規章制度、人員名單、活動的影像等，都能起到證明和說服效果，只有對原始證據進行保存，才能有效解決歷史遺留問題。第三，為地方歷史志的編輯提供資料。目前，各種地方志的編輯出版越來越多，而且教育志的編輯要求查閱學校的檔案資料。如果缺少教育類檔案資料，那么就不能編寫地方志關于教育部分的內容，所以，建設好學校檔案室，整理好各種資料，具有重要的歷史價值。

二、教育類檔案管理工作中出現的主要問題

當前，大部分教育單位對于檔案管理工作不夠重視，由于外界因素影響出現了各種問題，主要包括下面幾點：

（1） 很多教育單位的校領導沒有認識到檔案管理工作的重要性，他們認為檔案管理工作對教育單位的教學和管理起不到任何效果，因此沒有把檔案管理工作當成重要的學校工作日常。

（2） 檔案管理條件需要提升。很多教育單位沒有設置專門的檔案室和檔案柜，而且檔案保存需要的環境條件都不能滿足，比如通風、防潮濕、防火和防盜等，檔案材料隨意亂放，沒有完善的保管設備，對于教育單位檔案保存和管理都有不利的影響。

（3） 檔案資料不全。很多教育類檔案資料都不完整，經常出現多個地點存放、多個部門管理、收集資料不及時、檔案出現流失。學校的教務檔案、人事檔案、德育檔案等都是多個部門存放，比如教務部門、人事部門、德育部門等，沒有及時進行歸檔。因為檔案歸類、保存、借閱、保密等沒有根據要求執行，很多檔案資料都出現丟失。

（4） 檔案管理工作沒有引入信息化技術。受學校條件、相關設備、檔案管理人員信息技術水平的影響，很多教育單位的原始檔案仍然是紙質的檔案，一部分是打印，還有的是人工抄錄，而且案卷的頁面也不統一，檔案的電子化程度比較低，也沒有積極引入計算機設備、網絡技術和多媒體技術，管理方法比較落后。

（5） 檔案管理人員自身素質需要提升。調查發現，大部分教育單位都沒有安排專門的檔案管理人員，許多檔案管理人員都是兼職，沒有開展過專業的培訓，業務水平和綜合素質比較低。

三、改進教育類檔案管理工作的對策

做好教育類檔案管理工作，對教育類檔案進行完善和整理，能夠準確評價教育單位的各種工作內容，而且方便對歷史資料進行查詢，從而更科學高效的管理教育單位。越來越多的人發現，必須重視教育類檔案管理工作，才能使教育類檔案起到應有的作用。

（1） 領導要引起足夠重視，把檔案管理工作當成重要的工作日常。校領導要定期組織教職工對《檔案法》等法律條文進行深入學習，對于檔案法律知識展開學習并加強宣傳，從而讓領導人員和師生重視教育單位檔案工作，不能讓檔案工作流于形式，必須真正落實好檔案管理。教育單位領導干部需要把檔案管理工作當作重點內容加以關注，而且校長也是學校檔案的首要負責人，必須找出一名領導干部負責檔案管理，從而真正做好檔案管理工作。

（2） 增加資金投入，提高檔案管理的效果。教育主管單位以及教育單位都要增加對檔案管理場所和設備的投入。要將檔案室建設作為學校的總體建設規劃，設置相應的檔案庫房，安放專業的檔案柜。檔案室需要滿足通風、防潮濕、防毒、防火的基本要求，還要配置空調、抽濕機，做好防蟲、防鼠工作。針對使用影像資料、電子文檔等進行保存的檔案資料，要根據特殊檔案保管要求設置專門的檔案室，并使用專業的管理設備。檔案管理的基礎設備包括掃描儀、打印機、計算機，使用現代化設備提高檔案管理的水平。

（3） 做好檔案資料收集，保證檔案資料的完整。教育單位要制定有效的檔案收集制度，這樣才能更好地做好檔案管理工作。因為教育類檔案管理工作涉及到多個方面，因此需要完善檔案收集制度，并確保教育類檔案完整。教育單位首先要根據要求確定合理的檔案收集制度，并積極落實檔案整理工作，要及時有效的收集教育單位檔案，并做好歸檔。

（4） 使用先進技術，提升教育類檔案管理的信息化程度。教育類檔案管理只有實現信息化，才能真正做到現代化管理，這是教育類檔案管理工作的重要內容。教育類檔案管理中，第一，先要引入先進技術，在檔案管理中使用計算機、攝像機、相機、掃描儀等設備，實現信息收集整理更加快速，提升檔案使用效果。第二，檔案管理人員需要提升自己的計算機操作水平。學校要定期組織檔案管理人員開展培訓、交流和觀摩等，提升檔案管理工作的技術水平。第三，要確定教育類檔案管理的信息化要求，這樣開展信息化工作才能有很好的依據，才具有針對性。