青年圖書編輯的高效時間管理方法研究

王心源

摘 要：圖書出版工作重要而繁雜，若合理運用時間管理方法，能大幅提升工作效率。本文將時間管理理論與實際圖書出版工作結合，以“記錄時間支出情況” “梳理待辦清單” “劃分清單事項的優先級” “分解任務并逐一執行”四個步驟梳理工作流程，論述每個步驟中有效時間管理方法的理論與實踐經驗，以期提升圖書行業的生力軍——青年圖書編輯的工作效率和質量，減少不必要的工作壓力，減少人才流失，助力圖書行業的良性發展。

關鍵詞：時間管理;圖書出版;青年編輯;工作效率

中圖分類號：G238 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 09-00-03

時間管理是指通過規劃和運用技巧、方法與工具，對時間進行靈活有效的運用，從而實現個人或組織的既定目標。目前，時間管理能力已成為各行業工作者實現個人工作目標的重要能力之一。

圖書行業中，編輯的工作相當繁雜。每本圖書都相當于一個獨立項目，圖書編輯需要面對系統、全面的出版環節：選題、約稿、組稿、編輯加工、送審、校對、版式設計、排版、印刷、裝訂、發行，這些環節中涉及作者、編輯同事、校對、設計、排版、印刷、發行等多方人員的合作。往往同時期內，圖書編輯還需以不同的進度同時推進多本書的流程。不少編輯還肩負著圖書的推廣營銷追蹤，需要掌握新媒體環境下更快節奏的推廣、更廣泛大量的讀者用戶互動、更復雜多樣的作者維護等，這都對圖書編輯的時間管理能力提出了重重考驗。

青年圖書編輯是圖書行業的新鮮血液，更是本行業的生力軍，而其面對的工作壓力也是不可忽視的。國家統計局2018年的一項時間報告[1]顯示，青年人群（15到39歲人群）工作時間最長，平均每日為10小時。這其中固然有因工作本身繁重、青年人群經驗不足導致加班的因素，但筆者在長期工作中觀察發現，常被忽視的更大原因為：不少青年圖書編輯并未進行科學的時間管理，難以高效利用上班時間，導致了大量不必要的加班和壓力，甚至武斷地歸因于所在單位乃至整個圖書行業的不足，引發大量人才流失。

不過，青年圖書編輯的學習能力很強，也善于接受新思路和方法來優化工作。因此，筆者將時間管理相關理論與實際圖書編輯工作結合，輔以自身多次實踐心得，研究出一些適用于青年圖書編輯的時間管理方法，論述如下。

一、記錄時間支出情況

（一）使用時間統計法記錄時間支出

時間管理如同理財。發現時間不夠用，工作效率低下時，第一步應通過記錄，客觀審視自己的時間支出情況。時間記錄方法有多種，其中較著名的為“柳比歇夫時間統計法”[2]。

柳比歇夫是蘇聯昆蟲學家，他的時間統計法為：詳細記錄每天工作、休息、娛樂等所有時間安排，每個事件的耗時記錄詳細到分鐘，然后利用統計學對記錄進行每日、每月、每年的統計分析。該方法看似刻板，卻幫助他精確地感知、規劃時間，從而獲得了大量學術成果，一生出版了70多部學術著作，并且從未透支休息時間。

運用該方法，可對消耗的時間進行客觀記錄、分析，以此正確認識自己的時間利用狀況。以圖書工作為例，可以事件為單位，記錄每項工作的消耗時間，如：

看完A書的pdf，發作者確認，寫審讀說明 40分鐘

某書展會議 1小時

完成B書資料卡基本介紹 1小時

也可以時間為單位，記錄每段時間單位里完成的事項，如：

09：30—10：00看A書的二審意見，修改

10：00—10：30比對B書的二審意見，調整。檢查C書扉頁、版權頁

作為圖書編輯，筆者詳細記錄了數月，收獲頗豐：

（1） 發現工作時間并未得到高效利用。客觀梳理后，工作效率得到提升，加班量大幅減少。

（2） 發現對具體工作耗時的預判誤差很大。總結后，工作計劃的準確度得到提升，壓力減少。

（3） 發現工作時間碎片化。從而思考如何應對。

（二）處理碎片時間

碎片時間指沒有安排任何工作，未被計劃的時間，它們零散、無規律，而且一般較短。常見的成因是，整塊時間被工作電話、臨時任務、計劃外溝通等打碎，也可能是意料外的等待或小的臨時變動。

據筆者觀察，大部分圖書編輯都存在工作時間被瑣事切碎的苦惱，不少編輯感嘆“下班后才能正式開始做要事”。碎片時間累計起來數量不小，筆者梳理了兩種方法以應對：

1.將碎片時間化零為整

同類的瑣碎工作可放在一個時間段內完成。例如，圖書編輯常需要填寫各種流程單據，回復各合作伙伴的常規消息等。這些工作繁瑣細碎，既易產生大量碎片時間，又易切碎寶貴的整塊時間。因此，除緊急事項外，可集中一個時間段填寫單據、打印等，也可在中午和傍晚下班前，集中回復即時消息或郵件，從而留出大塊完整時間進行重要工作。

2.嘗試利用碎片時間

事先準備一些迷你任務，如整理文件夾、整理隨書圖片，背單詞，看一兩篇事先存好的學習文章等，還可進行一些短暫的思考，往往靈感和創意會來自于不經意的某刻。但若本身工作已十分緊密，碎片時間應盡量休息，以便集中精力應對下項工作，無需舍本逐末。

二、梳理待辦事項清單

（一）清單功能和作用

通過記錄時間可了解自身所擁有的時間額度與使用情況，接下來需要梳理待辦事項。

青年圖書編輯經常面臨的情況是：手上多本書分別處于一審、二校和下廠階段，不同圖書的不同環節工作互相糾纏;電腦上多個同事的消息急待回復，領導又臨時安排下班前填報完若干表格……

焦慮的局面往往令人壓力激增，這是因為人類的大腦擅長分析思考，而不擅長機械記憶。不同性質、不同緊急程度的多個待辦事項全部儲存在大腦里，大腦會陷入焦慮狀態，導致無法按正確順序和標準處理事項，引發更多焦慮，惡性循環。

這時，可使用GTD理論里的清單方法[3]。GTD的核心理念在于把所有待辦事項和工作計劃分類整理，從大腦中移出來，以清單形式放到外部工作系統（如電腦軟件、手機APP、手寫筆記本等）中，為大腦釋放出充分的空間。通過把大腦的記憶工作外包給清單，清空大腦。

清單的優勢有：①抑制人們因紛亂而產生的焦慮。②提供了可供參考和堅持的框架計劃。③可展示人們每天、每周或每月的成就。

面對焦慮和瑣碎任務時，待辦清單可以列得更加詳細。

（二）工作清單的寫作要點

一份好的工作清單如同導航地圖，筆者學習和實踐總結的清單要點如下：①寫上日期。②盡量寫詳細，把注意點和期限時間也標注上，更易快速清空大腦，減輕焦慮。③事項前標注空方框，完成后打勾的形式感可進一步鼓勵大腦。④4～5分鐘內能處理完的事應即時處理，無需寫入清單。

可以在一天工作結束時，為第二天列出待辦事項清單，以便第二天工作時間開始能立刻執行，不耽誤時間。也可在面對繁雜事項或多重任務時列出清單，此時不要擔憂列清單的過程耽誤時間，列清單本身就是緩解壓力、梳理下一步計劃的過程。

以圖書工作為例的清單節選如下：

×月×日

□某社的引進書S系列，要與譯者a討論翻譯要求和時間

□從B書中挑幾頁內容給譯者b試譯

□A書稿未處理退改意見，是否等外方意見一起改

□C書腰封未調整，但還需等合作品牌方提供資料，周五完成

□某申請書，下班前交

先把想到的事項全部寫下，補充上注意點與時間限制。然后需要明確這份清單中各項工作的優先級。

三、劃分清單事項的優先級

工作任務是源源不斷的。意大利經濟學家帕累托提出了二八定律（又名帕累托法則）該定律認為，任何一組事物中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數，卻是次要的。這是按事情的重要程度編排行事優先次序的準則，被廣泛應用于社會學及企業管理學等[4]。圖書工作也是如此，需要從長長的待辦清單里找出最重要的若干事項，明確優先級。

優先級是指計算機操作系統給任務指定的優先等級。它決定任務在使用資源時的優先次序以及處理機響應的先后次序。常見的判斷優先級的方法是使用四象限法則，該法則把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，分為四個象限：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要[5]。

以上文的圖書待辦清單為例，可做如下分析：

□某社的引進書S系列，要與譯者a討論翻譯要求和時間。

分析：譯者的翻譯水平對引進書至關重要，而翻譯時間通常需要2-3個月之久，前期也留出了充足的討論翻譯要求的時間。屬于重要但不緊急。

□從B書中挑幾頁內容給譯者b試譯

分析：B書不是重點書，在整體計劃中完成時間也偏后，屬于不緊急也不重要。

□A書稿未處理退改意見，是否等外方意見一起改

分析：A書稿問題較多，而外方回復通常較慢。如果確認等外方回復后再一起改，屬于重要但不緊急。

□C書腰封未調整，但還需等合作品牌方提供資料，需盡快與品牌方溝通

分析：C書已經全部完成，就差腰封最后的修改，即可下廠趕上暑期銷售時間。屬于緊急而重要。

□某申請書，下班前交

分析：該申請書是一個流程文件，做起來較快，但有緊急的時間要求。屬于緊急但不重要。

分析后，該清單的執行順序可調整得更為合理。

四、分解任務并逐一執行

（一）任務分解，并設定時限

任務分解方法，來自工作分解結構（Work Breakdown Structure）理論，原指把項目工作按階段可交付成果分解成較小的，更易于管理的組成部分的過程[6]。在個人工作和時間管理中，可以靈活運用該思路，對已確定優先級的工作進行分解。個人工作中，不必太過系統和專業，只要將一個重要、復雜的大任務分解為若干小任務，逐步細分到可清晰、明確地馬上執行即可。

在圖書的實際工作中，分解任務的優勢在于：①方便更好地預判工作，預留工作時間。②減少拖延，減少大腦潛意識的畏難情緒，能馬上開始行動。③工作思路清晰，確保復雜工作沒有遺漏，提高效率。

另外，重要的事件一定要設定完成時限，否則工作沒有緊迫感，很容易被一再拖延。

在設定完成時限時應注意帕金森定律[7]。該定律認為，工作在最終期限到來前是不可能被完成的。人們會下意識地根據完成時限的遠近把工作分類，對離完成時限近的工作有較高關注度，而離完成時限較遠的工作往往被束之高閣。因此，為了避免拖延，應為工作設置盡可能短的完成時限，通過時間的壓力保持工作動力，使每一項工作都能在第一時間完成，以爭取主動。

（二）避免多任務模式

合理設置完成時限后，應逐項完成工作，避免多項任務同時進行，因為人的大腦并不擅長同時處理多項任務。法國研究員Charron S、Koechlin E利用功能磁共振成像儀（IRM）對志愿者進行了研究分析，研究[8]表明，人類的兩個大腦半球最多只能同時接受并依次處理兩個任務，這是人體無法超越的機能限制。

另一些來自神經心理學的研究發現：人腦內有不同區域和機制來處理于不同難度和類型的任務。但無論是哪種機制，在涉及注意力的處理目標/預期任務時，對其他同種類型任務的處理/反應能力就會降低[9]。處理能力降低來源于兩個方面，一個被稱為任務切換耗散（switching costs），是指在同時處理的兩個任務間相互切換時，人腦認知壓迫前一任務并強化后一任務所需要的時間和導致的認知能力降低。另一個被稱為任務混淆耗散（mixing costs）[10，11]是指認知切換到后一任務之后，頭腦中仍然會時不時地出現前一任務的內容，這將不可避免地降低認知能力。

而且，人們在多任務中不斷切換，不但降低工作效率，而且增加了焦慮和壓力。圖書工作也如此，例如，“檢查封面、版權頁” “填寫、打印印制流程單等”兩項工作雖然看似不復雜，理論上也可同時進行。但實際工作中，還是應讓大腦保持高度集中、專注，按順序依次完成，這樣取得的效率和質量，遠高于一心二用的多任務模式。

（三）使用番茄工作法完成任務

工作任務已分解并明確優先級后，最終一步是專注、高效地逐個完成。此時可使用番茄工作法[12]。番茄工作法的核心要旨是：以25分鐘為時間單位，全身心地投入工作，然后進行5分鐘休息，再進行下一個25分鐘的番茄鐘，再休息5分鐘;如此4個番茄鐘之后，可以一次休息15～30分鐘。

一個番茄鐘定為25分鐘，看似有些機械，但筆者在使用時發現：注意力的集中有一定期限，超過該期限，注意力容易分散;少于該期限，時間被切得太碎片化，效率也不高，25分鐘是比較符合正常人體生物節律的時間單位。

筆者通常在圖書審稿時使用番茄工作法。有時專注15分鐘后想走神，卻發現離完成該番茄鐘只剩10分鐘，不由地心情放松，稍加堅持就能完成。如此反復，不知不覺可完成多個番茄鐘，工作效率可以達到先前拖拉狀態下的2～3倍。高效完成重要工作后，獎勵自己休息娛樂，又會為下一次的高效工作帶來好的心理狀態，形成良性循環。

五、總結

以上是筆者結合多年圖書編輯工作與時間管理理論的學習實踐，總結出的若干工作方法和思路。運用科學的時間管理方法，可以顯著提升青年圖書編輯的工作效率和質量，進一步發揮青年群體的創造性，為社會和更多年輕人群造就高質量的精神財富。

參考文獻：

[1] 《北京人的一天——2018年北京市居民時間利用調查報告》[EB/OL].http：//tjj.beijing.gov.cn/tjsj/sjjd/201903/t20190315_ 175037.html，2019-03-15.

[2]格拉寧.奇特的一生[M].侯煥閎，唐其慈，譯.河南：海燕出版社， 2001.

[3]戴維·艾倫.搞定[M].張靜，譯.北京：中信出版社，2010.

[4]鄭麟.無處不在的80/20[M].北京：機械工業出版社，2003.

[5]曹娟，范永德.時間管理在科技期刊編輯工作中的應用[J].編輯之友，2011（S2）：12-15.

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[7]C·N·帕金森，郭小馬.帕金森定律[J].企業管理，1999（3）：55-56.

[8]Charron S，Koechlin E.Divided Representation of Concurrent Goals in the Human Frontal Lobes[J]. Science，2010， 328（5976）：360-363.

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[10]Philipp A M，Kalinich C，Koch I，et al. Mixing costs and switch costs when switching stimulus dimensions in serial predictions[J]. Psychological Research，2008，72（4）：405-414.

[11]Goffaux P， Phillips N A，Sinai M，et al. Behavioural and electrophysiological measures of task switching during single and mixed-task conditions[J].Biological Psychology， 2006， 72（3）：0-290.

[12] 【瑞典】諾特伯格著，大胖譯.番茄工作法圖解：簡單易行的時間管理方法[M].人民郵電出版社，2011.