對高職院校科研項目檔案收集不齊全問題的思考

孫文靖

摘要：為了更好發揮高職院校科研項目檔案應有的作用，學校科研管理、檔案管理部門和科研人員應重視科研全過程材料的收集歸檔。針對當前高職院校“重科研工作、輕科研檔案收集”的共性問題。本文結合高職院校科研檔案實踐工作，就科研項目檔案收集不齊全問題、成因進行分析，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：高職院校;科研項目檔案;收集;問題;解決對策

高職院校科研部門對科研項目檔案收集齊全、完整、系統性的把握在科研管理工作中容易輕視。學校檔案部門在檔案收集工作中也往往側重于文書、教學、會計、設備、基建等傳統門類檔案的收集。學校科研檔案是高校科技檔案的重要組成部分，是指在高校科學研究管理和實踐活動中直接形成且具有保存價值的文字、圖表和聲像等載體材料，是高校科研工作的重要組成部分。理論上講，高校科研管理和檔案管理工作對高校科研檔案都提出了歸檔材料符合完整性、準確性、系統性的要求。高職院校科研項目檔案收集歸檔工作的好壞，能夠反映出高校科研檔案資源庫建設完整情況和高校科研管理工作的水平。做好學校科研項目檔案的收集工作，能夠豐富高校檔案信息資源，為廣大師生開展科研工作提供指導查考服務。

一、高校科研項目檔案收集不齊全問題的現狀

按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號），科研項目檔案內容主要包括下面這些內容：一是研究準備環節：主要有項目課題立項、獲批材料，如申報課題通知、立項結果通知、申報書、任務書、委托合同書、課題預算等。二是研究實驗環節：課題研究實施方案，研究實施中各類原始記錄材料和數據（包括圖紙）、樣品等。三是檢查、結題環節：有中期檢查材料、結題報告、相關論文專著成果，專家評審結論、結題鑒定證書、總結材料等。四是獎勵申報環節：有成果獎勵申報審批材料、獲獎材料、專利申請書及證書原件。五是推廣應用環節：有轉讓合同協議書，推廣應用說明、反饋意見、科研成果宣傳報道材料等。

從高職院校科研檔案實際收集歸檔結果看，申報課題通知、立項結果通知文件、結題鑒定證書或驗收通過文件、橫向課題合同委托書、專利證書復印件等材料比較齊全，其他材料科研管理部門均沒有收集后向檔案部門移交。整體而言，科研項目檔案收集情況不理想，歸檔材料較少，“重立項審批、結題鑒定等結論性文件材料，輕研究實施過程、申報獎勵、推廣應用、成果轉讓等諸多材料的收集歸檔”問題突出。這部分未收集歸檔的科研項目材料正是科研項目檔案的重點部分，缺失后大大影響后期對科研項目檔案的開發利用，科研項目檔案的查考指導作用得不到發揮。

二、高職院校科研項目檔案收集不齊全的原因

（一）學校科研教職工對科研項目的知識產權歸屬不清，將材料據為己有

接受學校的任務或主要利用學校的物資、材料支撐、軟硬件條件并獲取學校科研獎勵后所完成的科研成果均為“職務成果”，高校教職工所承擔的科研項目應歸屬于學校所有，而非教職工個人所有。按照《普通高等學校檔案管理辦法》規定：學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門科研人員及時整理檔案和立卷，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。規定中對高校科研人員進行了明確的整理歸檔要求。現實中由于從事科研工作的教職工對產權歸屬不清晰，在完成負責科研任務后，將應該立卷歸檔的科研項目材料留在自己處，不向學校科研管理部門移交。

（二）學校科研部門工作人員認知不足或責任性不強，未及時收集科研材料

按照規定，科研項目在鑒定驗收時應通知檔案部門參與，但由于高校科研項目數量較多，檔案部門人員匱乏，項目鑒定驗收往往由學校科研部門組織實施。加上科研部門個別工作人員科研檔案認知不足或責任性不強等諸多原因，輕視了科研項目驗收應提交全過程材料的要求，只注重上述部分材料的提交情況就予以驗收通過。其他重要材料就被科研教職工據為己有，有些教職工本人也不知道需要移交歸檔，隨著時間的流逝，很多材料丟棄不知去向，導致相當數量的科研項目材料得不到妥善地歸檔保存。

（三）檔案工作人員對科研項目檔案歸檔工作的重視不夠，未按科研檔案歸檔規定嚴格執行

高校檔案機構由于檔案人員隊伍配置嚴重不足，工作人員一人身兼數崗，特別是高職學院檔案機構隸屬于學校辦公室，編制僅一人，還要擔當著辦公室其他一些雜事工作，根本沒有精力和時間專門從事門類眾多的檔案管理。年度歸檔中只能滿足于主要檔案材料能移交歸檔的程度，無暇嚴格按照檔案完整性、系統性、準確性等要求去審核材料是否符合科研檔案歸檔要求。

三、解決高職院校科研項目檔案收集不齊全問題的對策

（一）科研管理部門應將科研人員檔案移交情況與教職工年終個人績效掛鉤

與經濟收益掛鉤歷來就是一種效果較好的舉措，如果年度內材料移交不齊全，不完整，科研管理部門進行評判后，直接反饋給高校人事部門。人事部門按照學校科研檔案管理考核機制，直接扣減相應績效工資。處罰只是手段，目的是督促其主動移交歸檔。

（二）做好高職院校科研工作政策和知識宣傳解讀，讓教職工知曉科研項目產權歸屬

這一點非常重要，科研管理部門可通過校園網絡平臺、微信公眾號等新媒體，宣傳、解讀科研項目產權歸屬方面的知識、科研項目檔案材料內容及考核機制，讓科研人員主觀上積極主動做好科研項目材料的積累、保存、移交歸檔，解決材料不齊全的突出問題。

（三）高職院校科研管理部門和檔案部門應增強科研項目檔案收集意識，嚴格按照科研檔案管理制度執行

學校科研部門工作人員應熟知科研項目檔案內涵及相關管理規定，增強責任心，及時督促科研人員上交全過程檔案材料，并做好審查核對，確保科研項目檔案材料的完整、準確和系統。檔案部門工作人員要盡可能克服人員不足困難，主動與科研管理部門溝通，積極參與到科研項目驗收環節中。科研部門應將檔案材料驗收情況直接納入項目驗收意見中，材料不齊全的不予通過驗收。

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