試論現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)管理的信息化思路

宋偉平

【摘 ?要】科技不斷發(fā)展，各領(lǐng)域技術(shù)水平逐漸提高，信息技術(shù)應(yīng)用更加廣泛的今天，現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)開(kāi)始朝著高效化、合理化及規(guī)范化邁進(jìn)。作為現(xiàn)代企業(yè)日常管理不可或缺的一部分，物資采購(gòu)與成本控制方面息息相關(guān)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益形成了直接影響。而信息技術(shù)的日漸成熟嚴(yán)重沖擊著現(xiàn)代企業(yè)的生存環(huán)境，就當(dāng)前而言，諸多現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)存在著信息滯后的情況，增大了采購(gòu)成本，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)盈利形成了制約，采購(gòu)過(guò)程的透明度無(wú)法得到完全保證。因此，現(xiàn)代企業(yè)想要在信息化的經(jīng)濟(jì)社會(huì)中實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，需要現(xiàn)代企業(yè)改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理的信息化。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);物資采購(gòu)管理;信息化;思路

引言

現(xiàn)代企業(yè)都要積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)物資管理信息化建設(shè)，提高物資管理整體水平，為現(xiàn)代企業(yè)和諧可持續(xù)發(fā)展打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)管理中信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

信息化時(shí)代下，信息技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要條件，尤其是經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展背景下，信息技術(shù)是重要的市場(chǎng)催化物。各行各業(yè)的發(fā)展都需要信息技術(shù)的支持，信息技術(shù)在信息處理方面為現(xiàn)代企業(yè)提供了很大方便，尤其是全新的信息管理模式以及各種信息軟件的應(yīng)用，進(jìn)一步完善了現(xiàn)代企業(yè)的信息管理模塊。現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理中的一部分，關(guān)系著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。物資采購(gòu)中對(duì)信息流通需求非常大，信息技術(shù)的應(yīng)用，加快了信息的流通，切實(shí)將信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，融入現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)。遠(yuǎn)程控制以及數(shù)據(jù)傳輸?shù)龋杆偻瓿尚畔⒌牟杉c對(duì)比分析，控制物資采購(gòu)成本消耗的合理性，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的實(shí)時(shí)管理，科學(xué)合理地開(kāi)展現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)工作。

2現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)管理的信息化思路

2.1著手采購(gòu)數(shù)字化處理方式的建立

第一，注重收集與整理需求信息。物資采購(gòu)部門(mén)應(yīng)密切溝通生產(chǎn)一線(xiàn)，與一線(xiàn)部門(mén)建立起良好的反饋機(jī)制和信息交流機(jī)制，通過(guò)掌握一線(xiàn)部門(mén)關(guān)于物資質(zhì)量、種類(lèi)需求上的信息，做到采購(gòu)精準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)成本的有效節(jié)約，以免后勤采購(gòu)部門(mén)流動(dòng)資金被占用，物資堆積。第二，加快供應(yīng)商檔案管理體制的建立健全。借助計(jì)算機(jī)及時(shí)記錄供應(yīng)商的成交價(jià)格、數(shù)量及發(fā)貨時(shí)間等信息，并對(duì)這些指標(biāo)展開(kāi)具體分析，進(jìn)而選出最為優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，與之展開(kāi)長(zhǎng)期合作。值得一提的是，在長(zhǎng)期合作意愿確定后，現(xiàn)代企業(yè)要重視管理，全面考核供應(yīng)商，在確保貨源質(zhì)量的同時(shí)，貨物數(shù)量穩(wěn)定性也要維持。如此一來(lái)，有助于節(jié)約物資采購(gòu)環(huán)節(jié)所花費(fèi)的時(shí)間，避免資金的不必要浪費(fèi)，同時(shí)又使貨物質(zhì)量得到良好保障。第三，物資信息動(dòng)態(tài)跟蹤管理平臺(tái)的建立。從物資運(yùn)輸?shù)酱鎯?chǔ)，從領(lǐng)用到用途，物資的信息化管理要實(shí)現(xiàn)單據(jù)查詢(xún)與庫(kù)存查詢(xún)，并結(jié)合這些信息編制采購(gòu)計(jì)劃，以免影響到生產(chǎn)過(guò)程，促進(jìn)物資管理水平的提升。而在物資采購(gòu)中應(yīng)用ERP系統(tǒng)（現(xiàn)代企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)），則能實(shí)現(xiàn)物資信息的動(dòng)態(tài)化跟蹤管理，使現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程得以?xún)?yōu)化完善，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、采購(gòu)及存儲(chǔ)管理為一體。在ERP系統(tǒng)中能夠完成訂單的輸入、上級(jí)部門(mén)審核、物資入庫(kù)、出庫(kù)及庫(kù)存數(shù)量等一系列流程，提高物資人員的辦公效率，更為規(guī)范地進(jìn)行物資管理，更加有效地控制物資采購(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)成本的降低。

2.2完善招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

一般情況下，參與招標(biāo)的工作人員需要對(duì)物資管理、招標(biāo)分析、采購(gòu)審核、專(zhuān)業(yè)分析四個(gè)階段的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘。而挖掘分析的階段主要體現(xiàn)在兩個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)：招標(biāo)工作正式開(kāi)展之前以及招標(biāo)工作結(jié)束之后。在正式啟動(dòng)招標(biāo)工作之前，要明確物資分類(lèi)的方法、不同物資所匹配的采購(gòu)模式，以及分包策略和評(píng)標(biāo)方式，這屬于基礎(chǔ)工作。在招標(biāo)工作結(jié)束后，要對(duì)物資報(bào)價(jià)情況進(jìn)行分析研究，統(tǒng)計(jì)并總結(jié)出準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)規(guī)律。除此之外，還要對(duì)中標(biāo)率和中標(biāo)占比進(jìn)行充分研究。在此基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的投標(biāo)行為得出有效的評(píng)分公式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效制止圍標(biāo)、違規(guī)投標(biāo)等問(wèn)題。

2.3加大系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)力度

根據(jù)當(dāng)前階段現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)工作開(kāi)展情況，進(jìn)一步將系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)的力度加大，在認(rèn)識(shí)到物資采購(gòu)重要性的基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用信息技術(shù)，改善物資采購(gòu)中功能單一的不足，保證基本物資材料編輯以及市場(chǎng)調(diào)查、價(jià)格對(duì)比等相關(guān)工作基礎(chǔ)上，及時(shí)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)需求進(jìn)行分析與總結(jié)，增加物資采購(gòu)系統(tǒng)功能的獨(dú)立性與實(shí)時(shí)性。從現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)需求方面出發(fā)，將基本采購(gòu)功能拓展，可以隨時(shí)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)加以了解，按照物資種類(lèi)去統(tǒng)計(jì)歷史價(jià)格，同時(shí)還要預(yù)測(cè)未來(lái)價(jià)格變化趨勢(shì)。結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格變化情況與物資采購(gòu)功能預(yù)測(cè)結(jié)果，選擇最佳時(shí)期開(kāi)展物資采購(gòu)工作，盡可能幫助企業(yè)節(jié)省物資采購(gòu)成本。

2.4挖掘診斷歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)

我們?cè)趯⒋髷?shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在物資招標(biāo)采購(gòu)管理工作的時(shí)候，一定要學(xué)會(huì)正確的應(yīng)用，并且發(fā)揮它的積極作用，這樣能夠達(dá)到相關(guān)的發(fā)展目標(biāo)，從而使得各項(xiàng)內(nèi)容能夠順利的進(jìn)行，挖掘診斷歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，對(duì)我們現(xiàn)在采購(gòu)管理工作的進(jìn)行有很大的幫助，我們現(xiàn)在主要應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行相關(guān)的工作，對(duì)歷史的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，然后將搜集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行診斷和整理，這樣就能更好的把握發(fā)展的趨勢(shì)，從而有效的分析其中的各項(xiàng)內(nèi)容，發(fā)揮各種數(shù)據(jù)的參考價(jià)值，這樣就能對(duì)實(shí)際的需求進(jìn)行分析，從而對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的利用，這樣就能創(chuàng)造良好的發(fā)展條件，使得各項(xiàng)工作能夠順利的進(jìn)行。針對(duì)不同的情況，我們需要把握好各個(gè)方面的內(nèi)容，總結(jié)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，然后做好各項(xiàng)工作，這樣我們就能從中掌握發(fā)展的關(guān)鍵，突破傳統(tǒng)的建設(shè)，達(dá)到更好的效果。我們必須要重視歷史數(shù)據(jù)的應(yīng)用，這對(duì)于現(xiàn)在物資招標(biāo)采購(gòu)工作非常的重要，我們通過(guò)分析能夠發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，并且能夠?qū)⒏黜?xiàng)工作進(jìn)行有效的處理，這樣就能達(dá)到更好的效果。對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理，能夠提高我們的工作效率，并且能夠把握好各項(xiàng)工作的進(jìn)程，這樣能夠方便人們進(jìn)行各項(xiàng)工作，我們要結(jié)合具體的工作需求來(lái)構(gòu)建完整的發(fā)展體系，這樣能提高物資招標(biāo)采購(gòu)的質(zhì)量，保證各項(xiàng)工作能夠順利的進(jìn)行。

2.5實(shí)現(xiàn)物資集中采購(gòu)的全過(guò)程在線(xiàn)監(jiān)督

在物資集中采購(gòu)管理中通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建，物資采購(gòu)平臺(tái)能夠?qū)φ麄€(gè)物資集中采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)、全過(guò)程監(jiān)督，無(wú)需相關(guān)工作人員在對(duì)物資采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行抽查。通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)樣本的逐步篩查，并對(duì)物資采購(gòu)需求進(jìn)行集中全面了解，從而能夠提供一個(gè)協(xié)同性高、反應(yīng)速度快的、高效的物資采購(gòu)管理機(jī)制，從而促使物資集中采購(gòu)管理工作質(zhì)量與工作水平不斷提升。需要注意的是，相關(guān)的物資采購(gòu)部門(mén)工作人員必須要具備一定的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)，才能合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)物資集中采購(gòu)的全過(guò)程中在線(xiàn)監(jiān)督。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在物資集中采購(gòu)管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅可使物資采購(gòu)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)督，還能對(duì)針對(duì)物資集中采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)有效地解決，通過(guò)將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到物資集中采購(gòu)管理工作中，可以使物資采購(gòu)管理工作得到有效的優(yōu)化與改進(jìn)，從而促進(jìn)采購(gòu)部門(mén)業(yè)務(wù)能力與采購(gòu)集中管理水平不斷提升。

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