事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討

丁元軍

【摘 ?要】事業(yè)單位人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平有助于提升事業(yè)單位人力資源管理水平。事業(yè)單位有必要給予干人事檔案管理工作足夠的重視，為人力資源管理提供完善的檔案信息依據(jù)，實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的合理配置，更好地發(fā)揮人力資源的功能和作用。因此，我們有必要對人事檔案服務人力資源管理的可行性和必要性進行分析研究，進而更好地促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。基于此，本文章對事業(yè)單位檔案管理信息化建設進行探討，以供相關從業(yè)人員參考。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

引言

計算機網(wǎng)絡信息技術的廣泛應用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且合理運用信息化技術能夠不斷優(yōu)化事業(yè)單位管理工作，可以根據(jù)實際情況進行創(chuàng)新與優(yōu)化，而且信息化的應用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統(tǒng)紙質管理面臨的問題，促進管理效率大幅度提升。因此，事業(yè)單位應該遵循時代發(fā)展，確?？梢院侠韺⑿畔⒒夹g融入人事檔案管理工作當中，發(fā)揮其應用效果的同時，促進人事檔案管理效率的提升。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

1.1有助于提高人事檔案管理工作效率

人事檔案管理是一項復雜的工作，實行人工管理極易出現(xiàn)差錯，因此簡化人事管理工作程序，實施人事檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的必然趨勢。過去事業(yè)單位人事管理工作中，相關的人事檔案材料信息只能在紙質檔案中查找;而實施人事檔案數(shù)字化管理，通過查找檔案關鍵詞，可以及時、準確地找到所需要的人事檔案信息，較傳統(tǒng)的人事檔案管理只能通過不斷查找、翻閱紙質檔案，人事檔案數(shù)字化管理可以實現(xiàn)人事檔案的高效管理和利用，不僅可以有效地節(jié)省檔案材料的查找時間，還可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁復的人事檔案管理工作中，利用數(shù)字化技術可以實現(xiàn)自動獲取檔案信息、自動進行檔案數(shù)量的統(tǒng)計等功能。

1.2有助于降低行政成本

由于傳統(tǒng)紙質檔案管理類目相對較多，而且在實際查閱的過程中效率低，修改流程相對較為繁瑣，無法對大量信息進行高效處理，一旦對檔案整理有時間要求，則應該增加辦公經費及工作人員數(shù)量，導致成本大幅度提升。對于人事檔案信息化管理的應用，可以有效解決當前管理存在的問題，并利用計算機核心技術對大量復雜信息進行電子歸檔，不僅可以保證查閱的高效性，同時不受其他因素影響，有效降低行政成本，最大化發(fā)揮信息化技術的應用效果，確保事業(yè)單位人事檔案管理的水平不斷提升。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1信息化建設不足

當前信息技術在很多行業(yè)都得到了廣泛應用，而部分事業(yè)單位人事檔案管理人員并未充分意識到先進技術的優(yōu)越性，依然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，領導人員沒有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來應對海量人事檔案，也是導致人事檔案管理工作質量難以得到提升的原因之一。

2.2沒有平衡好紙質檔案與電子檔案的關系

雖然現(xiàn)在信息化技術在事業(yè)單位的人事檔案信息化管理工作中應用，各種信息處理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)均有一定應用與普及，但是很多單位內部雖然在日常工作中應用這些技術或系統(tǒng)，但依然將信息管理工作重點放在紙質檔案上，依然將紙質檔案儲存、管理當成人事檔案管理中的第一工作，并未充分應用先進的信息化系統(tǒng)平臺，并未積極構建相應的系統(tǒng)，儲存相應的電子檔案，提升人事檔案管理的便捷化與簡單化。再者，很多人事檔案管理工作并不是信息專業(yè)出身，雖然具備一定的管理能力與管理經驗，但是缺乏對管理工作創(chuàng)新的重視，未積極進行人事檔案信息化管理創(chuàng)新工作，未積極學習各種先進化手段與先進化技術處理方法，并未在日常的人事檔案管理工作中落實信息化技術，繼而導致很多問題無法及時采用信息化手段進行妥善處理，最終影響人事檔案信息化管理的實際效果。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

3.1營造良好的網(wǎng)絡環(huán)境確保安全性

在復雜的網(wǎng)絡環(huán)境下，還要確保人事檔案信息化管理的安全性，要營造良好的網(wǎng)絡環(huán)境，具體可以從硬件和軟件這兩個部分進行。從硬件角度來看，事業(yè)單位需要加大資金投入力度，完善基礎設施建設，配備專業(yè)化的計算機和服務器，定期對硬件設備進行維護和保養(yǎng)，確保其功能性符合工作要求;從軟件的角度來看，檔案管理人員要具備熟練的軟件操作能力，避免因自身能力問題而導致檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，還可以通過建立防火墻、設置網(wǎng)絡安全屏障等手段，讓人事檔案管理系統(tǒng)免于黑客和病毒的攻擊，加強對人事檔案收集、整理、入庫、歸檔、查詢、轉移、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理，確保信息的安全性。

3.2對信息化建設設備以及管理系統(tǒng)進行完善

在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會采用紙質檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。在對人事檔案進行調檔的過程中，還會經常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題，電子檔案的錄入以及傳輸具有較強的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的概率，那么還應該強化對檔案信息化建設力度。在具體的建設階段，應該充分地對計算機等技術進行應用，合理地將存儲在紙質載體上的檔案信息轉化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學的對檔案進行整合、加工以及管理，同時保證其能夠成為電子文檔。

3.3提高信息化管理人員的綜合素質

事業(yè)單位在將信息化融入人事檔案管理工作時，不僅需要強化對基礎建設的重視，同時應該做好相對較為全面的分析與優(yōu)化，掌握管理人員的工作情況，強化對培訓工作的重視并不斷提高管理人員的綜合素質，不僅需要學習檔案管理的基礎知識，還應該對計算機各項軟件技術的應用有充足的了解。在人事檔案信息管理的過程中，管理人員的任務量正在不斷提升，所以管理人員應該重視自身的責任，掌握各項工作的開展情況。除此之外，事業(yè)單位還應該適當開展職業(yè)道德及思想教育，提高管理工作人員的責任感，落實好專項培訓工作，使得工作人員熟悉計算機管理軟件的應用要點，促進檔案管理效率的提升。

3.4完善檔案信息化管理基礎資源建設

為了提高檔案管理工作的效率，一定要保證工作中基礎設施的硬件要求，可以通過構造一定的內部局域網(wǎng)來形成信息共享的網(wǎng)絡體系。另外，我們需要一個信息化的，并且具有一定現(xiàn)代化建設的辦公設施，通過提升硬件設施來滿足人們的工作需要。還可以應用系統(tǒng)建設，并且通過一些技術比較先進的軟件來對信息進行分析和統(tǒng)計，可以通過一些先進的軟件來對檔案材料進行統(tǒng)一的整合和技術分析。

結束語

綜上所述，對事業(yè)單位人事檔案信息化建設對于事業(yè)單位人事檔案管理工作具有重要的意義，其重要性表現(xiàn)在可以簡化人事管理工作程序，精準的數(shù)字化管理可以更好地分配社會工作崗位，為我們的工作帶來便利;同時對事業(yè)單位引進特需人才提供幫助，可以極大地推動事業(yè)單位的整體發(fā)展，助力國民經濟的發(fā)展，為事業(yè)單位未來人事管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

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