關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究

段運(yùn)梅

【摘 ?要】檔案是一個重要載體，集聲音、文字、圖表、實(shí)物于一體，記錄人們的生產(chǎn)生活，具有極高的參考價值與利用價值，是重要的社會信息資源，檔案為社會的可持續(xù)健康發(fā)展提供了比較準(zhǔn)確的信息來源。當(dāng)前我國信息技術(shù)迅速發(fā)展，檔案管理工作逐漸朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展，但是在當(dāng)前的檔案管理中，科學(xué)化管理技術(shù)的應(yīng)用時間較短，導(dǎo)致頻繁出現(xiàn)管理漏洞，制約檔案科學(xué)化管理水平的提升，本文將結(jié)合自身的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，探討提高檔案管理科學(xué)化水平的對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;科學(xué)化;路徑對策

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案發(fā)揮的作用越來越明顯，在各領(lǐng)域工作中扮演的角色越來越重要。各級事業(yè)單位的主抓工作，并且靈活應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)檔案建檔、檔案借閱等工作更加科學(xué)，不僅節(jié)省了大量的人力資源成本，簡化了檔案管理的流程，提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率，逐漸提升檔案管理的科學(xué)化水平。

一、檔案管理存在的問題

（一）缺少科學(xué)的管理機(jī)制，保密意識比較單薄

當(dāng)前很多單位都將注意力集中在經(jīng)濟(jì)效益與形象建設(shè)中，忽視檔案管理的重要意義，尤其在制訂檔案管理制度的時候，沒有充分考慮檔案管理工作的現(xiàn)狀，照葫蘆畫瓢，照貓畫虎，在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上做調(diào)整和修改，這樣制訂出來的管理制度與實(shí)際工作是相互脫節(jié)的，檔案管理工作沒有規(guī)章制度可以依照。例如，檔案保密相關(guān)的制度，比較籠統(tǒng)地制訂了檔案泄密的懲罰措施，但是接下來的工作如何加密卻沒有提及，管理工作的難度被增加，檔案內(nèi)容經(jīng)常泄露。檔案人員的保密意識比較淡薄，有的時候圖便利，對于紙質(zhì)檔案與電子檔案隨意處置，由于人為原因發(fā)生的泄密事件明顯增加，針對類似于事件，單位處罰不痛不癢，處罰力度比較輕，缺少責(zé)任心。

（二）管理觀念陳舊，管理方法單一

信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用提升了檔案管理工作的效率，但是很多單位檔案管理人員的年齡偏大，缺少專業(yè)文化知識，學(xué)習(xí)意識比較淡薄，難以接受新思想、新事物、新技術(shù)，還有很多檔案工作人員安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，不謀求自身的進(jìn)步與發(fā)展，采取陳舊的管理方法，導(dǎo)致檔案管理水平比較落后，比如檔案建檔的階段，很多管理人員依然將檔案制作成紙質(zhì)檔案，一些利用價值高、保密檔案高的文字與圖片，沒有掃描錄入，檔案保存管理的風(fēng)險加大，不利于檔案的保存。檔案管理是一項(xiàng)長期的、復(fù)雜的工作，需要檔案人員具有專業(yè)的知識，具備高尚的道德情操，但是很多檔案管理人員“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”不及時吸納先進(jìn)的工作理念，在管理工作中我行我素，認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，喪失了工作熱情，形成較為負(fù)面的影響。

（三）資金投入不足，硬件資源缺失

很多單位領(lǐng)導(dǎo)都將工作重點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益上，資金投入在生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大上，檔案管理工作被架在半空中，對于檔案管理工作的硬件設(shè)施、專業(yè)人才與軟件開發(fā)等的投資比較少，一些單位缺少健全的檔案室。單位在招錄檔案管理人員的時候，往往僅僅是走形式，沒有設(shè)立嚴(yán)格的招聘人才門檻，出現(xiàn)很多非專業(yè)管理人員管理檔案的現(xiàn)狀，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對檔案管理流程知之甚少，在管理工作中常常出現(xiàn)差錯。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

（一）健全檔案管理機(jī)制

科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制是提升檔案科學(xué)化水平的有效路徑，隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理涉及到的內(nèi)容也逐漸增多，檔案資源越來越豐富，這就增加了檔案管理人員的工作量，在這種形勢下，單位要結(jié)合自身實(shí)際與社會發(fā)展情況，制訂符合實(shí)際的檔案管理制度，由檔案專職管理人員帶頭，集中審核校驗(yàn)各項(xiàng)管理制度，對于不符合檔案工作實(shí)際的內(nèi)容應(yīng)該及時刪除，彌補(bǔ)檔案管理內(nèi)容的細(xì)節(jié)。例如，制訂《紙質(zhì)檔案借閱管理制度》要明確損壞與賠償問題，《電子檔案管理制度》明確泄露內(nèi)容的處罰條款，制訂監(jiān)督制度明確違規(guī)的處理措施，檔案管理部門應(yīng)該與其他部分聯(lián)合起來，將檔案管理的各項(xiàng)制度落實(shí)到每個頭上，落實(shí)到細(xì)節(jié)中去，避免出現(xiàn)工作死角，提高檔案管理工作的執(zhí)行力度，容易造成檔案丟失、泄密，對于這種現(xiàn)象應(yīng)該零容忍，并且嚴(yán)肅處理。

（二）推進(jìn)檔案管理的信息化

互聯(lián)網(wǎng)為檔案管理提供了更多的信息資源，帶來了新的發(fā)展契機(jī)，以計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的檔案信息化管理工作也逐漸完善，檔案管理應(yīng)該抓住信息管理的這條線，建設(shè)檔案管理的信息化平臺，推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，在建檔階段，就要利用信息管理系統(tǒng)中的資源數(shù)據(jù)庫，將各種檔案信息資源輸入到數(shù)據(jù)庫中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，利用掃描儀、攝像等專業(yè)設(shè)備轉(zhuǎn)為電子文檔，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案相互對應(yīng)，便于查詢與借閱，利用互聯(lián)網(wǎng)收集相關(guān)的信息資源，充實(shí)檔案內(nèi)容，提高檔案的利用效率，為各項(xiàng)工作的順利開展提供便利條件。

（三）引進(jìn)專業(yè)人才

檔案管理專業(yè)人才是提高檔案管理科學(xué)化水平的必要條件，如果缺少專業(yè)的人才，檔案管理格局會比較混亂，給單位的發(fā)展造成負(fù)面影響，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變思想觀念，構(gòu)建科學(xué)的、專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)，對于當(dāng)前已有的人才，要通過培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識水平與個人素養(yǎng)，讓管理人員具有高度的主人翁意識與風(fēng)險意識，還可以借助遠(yuǎn)程教育與自主學(xué)習(xí)的方式，提升自身的專業(yè)技能水平，熟悉信息化管理平臺的操作與使用，逐漸熟練，為檔案管理科學(xué)化水平貢獻(xiàn)自己的一份力量，讓檔案管理工作人員自我磨煉，自我提升，逐步讓工作步入正軌。

（四）優(yōu)化管理流程

在建立檔案學(xué)信息化管理平臺以后，檔案管理效率得到較大的提升，但是如果沿用過去的管理模式，會降低檔案使用效率，特別是檔案管理人員，在工作中容易陷入被動，比如在調(diào)取檔案的過程中，往往通過自我服務(wù)、自我查詢、自我檢索查找所需檔案資源，這個時候管理人員扮演的是查詢角色，沒有辦法突出檔案的重要意義，因此相關(guān)部門應(yīng)該采取“個性化服務(wù)”的方式，結(jié)合具體部門對檔案資源的要求，提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，提高檔案使用效率。

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