人事檔案管理工作信息化的重要性

【摘 ?要】人事檔案管理是各個(gè)單位管理工作中不可缺少的重要組成部分。加強(qiáng)人事檔案管理，完善人事檔案管理信息化的優(yōu)勢，才能更好、更快地為單位人事管理工作服務(wù)。管理人事檔案管理工作的重要性在人們的工作生活中，檔案的確扮演著重要的角色。它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。現(xiàn)在很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，要不要都可以。而在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面：對(duì)職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù);提供婚姻狀況證明;為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn);為員工代辦申報(bào)職稱;根據(jù)檔案確定退休年齡;根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡;代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整;出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;管理;信息化;重要性

1.人事檔案管理工作重要意義

人事檔案管理工作信息化是指在人事檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行合理的優(yōu)化和配置。人事檔案管理工作經(jīng)過了幾個(gè)階段：在傳統(tǒng)的檔案管理中，人們對(duì)檔案的管理僅僅停留在紙質(zhì)文檔上，并且全程是由手工去完成。這種信息化程度很低的檔案管理方式致使檔案管理的安全度缺乏保障，在檔案資料收集、歸檔、儲(chǔ)存和調(diào)用中容易出現(xiàn)各種問題。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)被運(yùn)用于檔案管理中，采用信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔雙模式的方式進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，為人事檔案管理帶來諸多便利，同時(shí)極大提升了人事檔案管理的效率和安全度，具有極其重要的意義。

1.1促進(jìn)單位用工管理水平的發(fā)展

對(duì)每個(gè)單位來說，人事檔案管理工作中使用信息化技術(shù)可以有效的提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也為員工辦理各種必要的手續(xù)提供更多的便利，舉例來說，可以根據(jù)個(gè)人人事檔案來辦理公積金和養(yǎng)老保險(xiǎn)等，在工資調(diào)整和計(jì)算工齡的時(shí)候也可以有更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)。同時(shí)才對(duì)員工的人事變動(dòng)也可以提供更多的依據(jù)，從而對(duì)人事管理工作的順利開展提供更多的優(yōu)勢條件。

1.2為選拔人才提供更加充分和有效的依據(jù)

人事檔案的內(nèi)容比較多，涉及的面也比較寬，所以它也成為了反映個(gè)人信息的一個(gè)有效的依據(jù)，人事管理活動(dòng)中，人事檔案管理也是其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，因?yàn)闄n案信息所涵蓋的內(nèi)容比較多，同時(shí)顯示內(nèi)容的時(shí)間跨度也非常大，所以如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)造成很多的不便，這樣也不利于檔案管理工作效率的提升，而在人事檔案管理工作中合理的應(yīng)用信息化技術(shù)就可以將紙質(zhì)文檔變成電子文檔，這就為記錄和檢索提供了更多的優(yōu)勢條件。這樣一來也可以將員工的檔案信息更加便利、及時(shí)的應(yīng)用到單位正常運(yùn)行中，管理者在工作的過程中完全可以根據(jù)單位的需要和員工的實(shí)際情況進(jìn)行人才邊拔和人員調(diào)動(dòng)。

1.3簡化工作流程，提高人事檔案管理效率

在以往很長的一段時(shí)間內(nèi)，我國的人事管理一直都處在封閉的狀態(tài)中，人事檔案材料也大多以紙質(zhì)的形式來保存，這種工作方式會(huì)使得人事檔案的管理流程很復(fù)雜，同時(shí)需要完成的工作內(nèi)容也非常的多，不容易查找到需要的檔案信息。還容易造成優(yōu)秀人才被埋沒的狀況，在工作中實(shí)施了檔案信化之后可以對(duì)人事檔案信息進(jìn)行采集確認(rèn)和生成以及歸檔，之后再進(jìn)行利用，這樣就使得檔案管理人員在工作中不需要完成大量的人工工作，同時(shí)在這一過程中也可以隨時(shí)的抽調(diào)需要的人事檔案，同時(shí)也在這些檔案中發(fā)現(xiàn)有潛質(zhì)的優(yōu)秀人才。

2.加強(qiáng)人事檔案信息化的必要性

人事檔案管理是各單位日常管理工作的重要組成部分，人事檔案管理的信息化在單位管理中發(fā)揮著日益重要的作用。人事檔案管理為各單位提供重要的人事變動(dòng)數(shù)據(jù)，為單位做出各項(xiàng)經(jīng)營決策提供重要的參考依據(jù)，提升人事檔案管理工作信息化水平，有利于合理、高效優(yōu)化人員配置，完善各職能部門人事數(shù)據(jù)，真實(shí)、快速、準(zhǔn)確地記錄人事數(shù)據(jù)，并建立起寶貴的人事數(shù)據(jù)資料庫，從而提升人事檔案管理工作效率，使人事檔案管理工作水平更上一個(gè)新臺(tái)階。當(dāng)前，我國許多單位在人事檔案管理上面臨各種問題，受各種瓶頸的制約，人事檔案管理水平長期止步不前，不利于對(duì)專業(yè)人才數(shù)據(jù)的掌握，缺乏優(yōu)秀的人才作為支撐，最終導(dǎo)致發(fā)展?fàn)顩r出現(xiàn)困境。

3.當(dāng)前我國人事檔案工作信息化中存在的問題

3.1專業(yè)信息化檔案管理人員缺失

我國信息化水平不斷提高，同時(shí)我國人事檔案管理過程中存在的一些硬件方面的問題也逐漸得到了解決，但是在信息化檔案管理的專業(yè)人才方面還是存在著非常大的缺失，在我國的很多單位中都處在新老交替的階段，老員工在工作中不能嫻熟的應(yīng)用信息技術(shù)，但是在自己的崗位上還沒有退休，這就導(dǎo)致很多新的管理人員一直無法上崗，這樣的狀態(tài)就使得人事檔案信息化管理無法很好的得以發(fā)展和實(shí)現(xiàn)。

3.2信息化管理制度缺乏

雖然我國的一些單位在人事檔案管理的過程中己經(jīng)使用了信息化的管理方式，但是在相關(guān)制度的建設(shè)方面還是存在著很大的不足，這樣也就使得檔案信息化管理無法得到一個(gè)強(qiáng)大的制度支撐，人事檔案工作的過程中也會(huì)呈現(xiàn)出非常大的隨意性，所以也容易導(dǎo)致各種問題。

4.加強(qiáng)人事檔案管理工作信息化需要注意的事項(xiàng)

管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過去傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，緊跟時(shí)代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，為單位的發(fā)展提供有力的人力資源支撐。

一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲(chǔ)和保管沒有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時(shí)出現(xiàn)困難。針對(duì)這種情況，單位-定要建立一套適合自身的人事檔案信息化管理制度和方案，使人事檔案信息化管理能夠按照檔案管理制度要求開展工作，確保人事檔案信息在收集、存儲(chǔ)、調(diào)用各個(gè)環(huán)節(jié)暢通，讓人事檔案信息化管理更具實(shí)效和活力。

人事檔案信息化管理是當(dāng)前我國人事檔案管理工作中的一個(gè)非常重要的方向，所以在實(shí)際的工作中，一定要對(duì)這-趨勢予以高度的重視，同時(shí)還要不斷的在工作中將現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用其中，在實(shí)際的工作中不斷的引進(jìn)優(yōu)秀的技術(shù)和人才，只有這樣，才能促進(jìn)我國檔案管理信息化的健康。

作者簡介：孫梅芝（1970.04-），女，大專，天津市衛(wèi)生健康委員會(huì)綜合服務(wù)中心。