淺談醫院檔案服務效能與人力資源管理措施

杜姍姍 田云峰 王姣云

【摘要】充分發揮醫院檔案服務效能，能夠高效理清醫院工作人員的真實情況，進而針對性地發揮他們的優勢，提高人力資源的利用效率。本文針對醫院檔案服務效能與人力資源管理這兩方面進行探討，主要的目的在于實現人力資源優化配置，提高人力資源的管理效率與質量。

【關鍵詞】醫院檔案;服務效能;人力資源管理;措施

檔案服務是人力資源管理的重要內容，其能夠為人才的培養提供更加有效的信息，并且通過人事檔案資源的整理與保存等，能夠為醫院決策活動的開展提供相應的依據。因此，對人力資源管理中檔案服務問題進行分析，對提高人力資源管理的效率，促進人事檔案服務效能的發揮將起到重要的推動作用，有利于醫院人才發展戰略目標的實現，為醫院的發展提供堅實的技術支持。

一、醫院檔案在人力資源管理中的重要地位

（一）能夠為醫院提供真實的人力資源信息。醫院人力資源管理活動的開展是最大限度地開發人才的潛能，讓他們在崗位上發揮最大的效能。所以，人力資源管理部門必須要對員工的個人信息情況掌握清楚，比如員工的履歷、專業水平、技術能力、思想品德和個人素質等。檔案服務正是對這方面進行記錄的，所以說檔案服務可以為醫院人力資源工作的開展提供真實的信息。

（二）能夠為醫院決策活動的開展提供科學的依據。醫院在進行重要決策活動時，必須要對人員的人事檔案進行關注，也就是人事檔案的記錄、整理與保存可以為醫院重大活動的開展提供科學的依據。尤其是在干部的考核與任免方面，必須要有大量的人事檔案作為依據，而人力資源部門可以利用檔案資料對于待選干部的個人素質、能力等進行綜合評析，然后做出決策，這樣能夠保證決策的科學性。

（三）有利于實現資源的優化配置。醫院的人力資源并不是一成不變的，而是隨著時間的變化而不斷變化的，比如會出現崗位流轉、人員流動和優勝劣汰等情況。檔案服務工作的開展可以實現人力資源信息的共享，對人類資源的需求問題進行科學預測，保證人員可以合理流動，最終實現人力資源的優化配置。

二、醫院檔案服務在應用中存在的問題

（一）檔案的內容不夠全面。如果醫院關于員工工作能力、業績等方面的資料較少，就會給人才的選拔帶來很大的不便。尤其是必要履歷表、考核表和學歷表等出現嚴重缺失的情況，主要有兩個方面的原因：一方面，是干部對于人事檔案的認識不夠。他們認為表格已經填寫了很多，近年來變化不大，沒有及時更新的必要。還有人在履歷填寫時簡單地填寫學歷，社會關系與家庭成員直接忽略;另一方面，檔案管理人員沒有及時進行資料的存檔。這是因為很多醫院的檔案管理人員不是專業人員，而是其他崗位的兼職人員，專業度不夠。

（二）檔案的實效性不足。由于醫院檔案資料的管理缺乏實效性，導致很多檔案資料內容都是陳舊的，也就是基本上都是對當事人以往的記錄。我國對于人事檔案資源要求是大約每5年整理一次，不對以往的檔案資料進行重新審核，而新放入的材料都是如考核記錄表、升職記錄表或者工資表等，無法反映出當事人近期的動態情況，所以人力資源部門是無法很好地從檔案資料里獲取到當事人有價值的信息。

（三）檔案的技術管理水平較低。以往我國的檔案管理都是紙質的，而管理人員的流動性較大，檔案遺失或者屬地不明確等問題經常存在，這樣就會給醫院人力資源管理工作的開展帶來很大的困擾，不僅會造成資源浪費，還會影響到工作效率。而且紙質形式的檔案存儲方式會增加檔案信息丟失及被改動的概率，導致檔案信息的真實性無法得到保障，會給醫院的重大決策等造成不良的影響。因此，在信息技術時代，全面實施檔案信息化管理勢在必行。

三、醫院檔案服務效能與人力資源管理的措施

（一）加強檔案內容與真實性的管理。首先，在人事檔案內容中，對于個人的綜合素質、專業技術、業績考核等可以進行充分反映的材料數據要增加。對于個人的性格特征、興趣愛好、能力等可以進行充分反映的個性化資料要增加。其次，人事檔案管理中最基本的要求就是要保證其真實性，也就是在人事檔案管理工作的開展中，要在原來的基礎上對人員的信息進行重新核對，在保證無虛假信息之后，對存檔范圍進行擴展。對可以進行公開的個人信息進行分類存檔，建立起個人檔案信息數據庫。這些個人檔案信息數據庫要實施動態化的管理，對他們的個人信息進行及時更新，尤其是管理人員與高級技術人員要對他們的信息進行仔細記錄。以往的人事檔案存儲都是紙質形式的，能夠存儲的信息內容較少，所以會經常性地出現檔案信息不全面或者信息不真實等情況。但是現代的人事檔案管理工作可以利用現代科學技術手段，將音頻、視頻等影像資料記錄到個人檔案中去，不僅擴大了信息量，也使檔案信息的真實性得到了保障。形成了更加完善的信息管理與處置系統，進而提高檔案信息的使用效率。

（二）加強檔案服務時效性的管理。人事檔案需要根據時代和現實情況的變化進行不斷更新，需要將個人材料的變化和補充資料及時地填充到檔案信息中去，以此來加強檔案服務的實效性。同時還要定期對檔案進行動態化管理，對更新的檔案信息進行鑒定，將無效的檔案剔除出去，保證檔案中保持資料的實效性。加強檔案服務的實效性管理，對檔案信息進行及時更新，能夠為人力資源管理部門了解人才情況提供更加可靠的依據。

（三）加強檔案服務現代化管理。在現代社會，醫院人事檔案管理工作的開展也應該實現現代化管理。首先，要對獎勵激勵機制進行創新，提高醫院檔案服務人員的綜合素質。對檔案服務方式進行改進，以促進檔案服務效率和水平的提升，促進檔案管理主動性的提升。其次，要轉變檔案管理人員的工作意識，讓他們積極主動地參與到檔案管理工作中來，并加強人事管理制度的規范性開展，促進人事檔案管理人員素質的提升。最后，要轉變以往陳舊的檔案管理模式，應用現代化科技手段，實現檔案管理工作的一體化與網絡化管理，在醫院系統內部局域網上建立檔案管理平臺，便于查詢，形成資源共享共用。

（四）加強檔案服務人員的素質管理。檔案服務人員是檔案工作開展的基礎和前提，其素質直接關系著檔案工作開展的質量。因此，醫院檔案服務效能與人力資源管理效率的提升，必須要抓好檔案服務人員的素質建設。醫院要有針對性為檔案服務人員提供培訓服務：一是有關于法律條文、行業標準與規則制度等方面的培訓內容。二是加強檔案管理各個環節實際操作技能的培訓。三是加強現代檔案管理知識的培訓，使他們能夠適應現代化的檔案管理模式。

四、結語

綜上所述，醫院檔案服務效能與人力資源管理工作的開展，必須要充分發揮檔案的重要作用，為醫院人力資源工作的開展提供更加可靠和真實的信息，促進檔案資源利用價值的發揮，幫助醫院實現人才發展的戰略目標，為醫院的發展提供強有力的人力保障。

【參考文獻】

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