淺談醫(yī)院檔案服務效能與人力資源管理措施

杜姍姍 田云峰 王姣云

【摘要】充分發(fā)揮醫(yī)院檔案服務效能，能夠高效理清醫(yī)院工作人員的真實情況，進而針對性地發(fā)揮他們的優(yōu)勢，提高人力資源的利用效率。本文針對醫(yī)院檔案服務效能與人力資源管理這兩方面進行探討，主要的目的在于實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，提高人力資源的管理效率與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;服務效能;人力資源管理;措施

檔案服務是人力資源管理的重要內(nèi)容，其能夠為人才的培養(yǎng)提供更加有效的信息，并且通過人事檔案資源的整理與保存等，能夠為醫(yī)院決策活動的開展提供相應的依據(jù)。因此，對人力資源管理中檔案服務問題進行分析，對提高人力資源管理的效率，促進人事檔案服務效能的發(fā)揮將起到重要的推動作用，有利于醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，為醫(yī)院的發(fā)展提供堅實的技術(shù)支持。

一、醫(yī)院檔案在人力資源管理中的重要地位

（一）能夠為醫(yī)院提供真實的人力資源信息。醫(yī)院人力資源管理活動的開展是最大限度地開發(fā)人才的潛能，讓他們在崗位上發(fā)揮最大的效能。所以，人力資源管理部門必須要對員工的個人信息情況掌握清楚，比如員工的履歷、專業(yè)水平、技術(shù)能力、思想品德和個人素質(zhì)等。檔案服務正是對這方面進行記錄的，所以說檔案服務可以為醫(yī)院人力資源工作的開展提供真實的信息。

（二）能夠為醫(yī)院決策活動的開展提供科學的依據(jù)。醫(yī)院在進行重要決策活動時，必須要對人員的人事檔案進行關(guān)注，也就是人事檔案的記錄、整理與保存可以為醫(yī)院重大活動的開展提供科學的依據(jù)。尤其是在干部的考核與任免方面，必須要有大量的人事檔案作為依據(jù)，而人力資源部門可以利用檔案資料對于待選干部的個人素質(zhì)、能力等進行綜合評析，然后做出決策，這樣能夠保證決策的科學性。

（三）有利于實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。醫(yī)院的人力資源并不是一成不變的，而是隨著時間的變化而不斷變化的，比如會出現(xiàn)崗位流轉(zhuǎn)、人員流動和優(yōu)勝劣汰等情況。檔案服務工作的開展可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，對人類資源的需求問題進行科學預測，保證人員可以合理流動，最終實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。

二、醫(yī)院檔案服務在應用中存在的問題

（一）檔案的內(nèi)容不夠全面。如果醫(yī)院關(guān)于員工工作能力、業(yè)績等方面的資料較少，就會給人才的選拔帶來很大的不便。尤其是必要履歷表、考核表和學歷表等出現(xiàn)嚴重缺失的情況，主要有兩個方面的原因：一方面，是干部對于人事檔案的認識不夠。他們認為表格已經(jīng)填寫了很多，近年來變化不大，沒有及時更新的必要。還有人在履歷填寫時簡單地填寫學歷，社會關(guān)系與家庭成員直接忽略;另一方面，檔案管理人員沒有及時進行資料的存檔。這是因為很多醫(yī)院的檔案管理人員不是專業(yè)人員，而是其他崗位的兼職人員，專業(yè)度不夠。

（二）檔案的實效性不足。由于醫(yī)院檔案資料的管理缺乏實效性，導致很多檔案資料內(nèi)容都是陳舊的，也就是基本上都是對當事人以往的記錄。我國對于人事檔案資源要求是大約每5年整理一次，不對以往的檔案資料進行重新審核，而新放入的材料都是如考核記錄表、升職記錄表或者工資表等，無法反映出當事人近期的動態(tài)情況，所以人力資源部門是無法很好地從檔案資料里獲取到當事人有價值的信息。

（三）檔案的技術(shù)管理水平較低。以往我國的檔案管理都是紙質(zhì)的，而管理人員的流動性較大，檔案遺失或者屬地不明確等問題經(jīng)常存在，這樣就會給醫(yī)院人力資源管理工作的開展帶來很大的困擾，不僅會造成資源浪費，還會影響到工作效率。而且紙質(zhì)形式的檔案存儲方式會增加檔案信息丟失及被改動的概率，導致檔案信息的真實性無法得到保障，會給醫(yī)院的重大決策等造成不良的影響。因此，在信息技術(shù)時代，全面實施檔案信息化管理勢在必行。

三、醫(yī)院檔案服務效能與人力資源管理的措施

（一）加強檔案內(nèi)容與真實性的管理。首先，在人事檔案內(nèi)容中，對于個人的綜合素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)、業(yè)績考核等可以進行充分反映的材料數(shù)據(jù)要增加。對于個人的性格特征、興趣愛好、能力等可以進行充分反映的個性化資料要增加。其次，人事檔案管理中最基本的要求就是要保證其真實性，也就是在人事檔案管理工作的開展中，要在原來的基礎(chǔ)上對人員的信息進行重新核對，在保證無虛假信息之后，對存檔范圍進行擴展。對可以進行公開的個人信息進行分類存檔，建立起個人檔案信息數(shù)據(jù)庫。這些個人檔案信息數(shù)據(jù)庫要實施動態(tài)化的管理，對他們的個人信息進行及時更新，尤其是管理人員與高級技術(shù)人員要對他們的信息進行仔細記錄。以往的人事檔案存儲都是紙質(zhì)形式的，能夠存儲的信息內(nèi)容較少，所以會經(jīng)常性地出現(xiàn)檔案信息不全面或者信息不真實等情況。但是現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以利用現(xiàn)代科學技術(shù)手段，將音頻、視頻等影像資料記錄到個人檔案中去，不僅擴大了信息量，也使檔案信息的真實性得到了保障。形成了更加完善的信息管理與處置系統(tǒng)，進而提高檔案信息的使用效率。

（二）加強檔案服務時效性的管理。人事檔案需要根據(jù)時代和現(xiàn)實情況的變化進行不斷更新，需要將個人材料的變化和補充資料及時地填充到檔案信息中去，以此來加強檔案服務的實效性。同時還要定期對檔案進行動態(tài)化管理，對更新的檔案信息進行鑒定，將無效的檔案剔除出去，保證檔案中保持資料的實效性。加強檔案服務的實效性管理，對檔案信息進行及時更新，能夠為人力資源管理部門了解人才情況提供更加可靠的依據(jù)。

（三）加強檔案服務現(xiàn)代化管理。在現(xiàn)代社會，醫(yī)院人事檔案管理工作的開展也應該實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。首先，要對獎勵激勵機制進行創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案服務人員的綜合素質(zhì)。對檔案服務方式進行改進，以促進檔案服務效率和水平的提升，促進檔案管理主動性的提升。其次，要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作意識，讓他們積極主動地參與到檔案管理工作中來，并加強人事管理制度的規(guī)范性開展，促進人事檔案管理人員素質(zhì)的提升。最后，要轉(zhuǎn)變以往陳舊的檔案管理模式，應用現(xiàn)代化科技手段，實現(xiàn)檔案管理工作的一體化與網(wǎng)絡(luò)化管理，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立檔案管理平臺，便于查詢，形成資源共享共用。

（四）加強檔案服務人員的素質(zhì)管理。檔案服務人員是檔案工作開展的基礎(chǔ)和前提，其素質(zhì)直接關(guān)系著檔案工作開展的質(zhì)量。因此，醫(yī)院檔案服務效能與人力資源管理效率的提升，必須要抓好檔案服務人員的素質(zhì)建設(shè)。醫(yī)院要有針對性為檔案服務人員提供培訓服務：一是有關(guān)于法律條文、行業(yè)標準與規(guī)則制度等方面的培訓內(nèi)容。二是加強檔案管理各個環(huán)節(jié)實際操作技能的培訓。三是加強現(xiàn)代檔案管理知識的培訓，使他們能夠適應現(xiàn)代化的檔案管理模式。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案服務效能與人力資源管理工作的開展，必須要充分發(fā)揮檔案的重要作用，為醫(yī)院人力資源工作的開展提供更加可靠和真實的信息，促進檔案資源利用價值的發(fā)揮，幫助醫(yī)院實現(xiàn)人才發(fā)展的戰(zhàn)略目標，為醫(yī)院的發(fā)展提供強有力的人力保障。

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