淺議如何做好企業檔案管理工作

文/嘉興市城建職工培訓中心 張靚

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淺議如何做好企業檔案管理工作

文/嘉興市城建職工培訓中心 張靚

【摘要】在本文中，筆者通過企業管理的概念、企業管理存在的各種問題以及解決問題的方法，再與實際情況相結合，分析了檔案管理的具體工作內容。本文旨在提高員工對檔案管理工作的了解。

【關鍵詞】檔案管理；管理制度；管理問題

一、 企業管理的概念

企業檔案管理的最終目的就是讓使用檔案的人可以清楚、迅速地獲得相關的內容。那么，檔案管理人員要將雜亂且繁多的檔案按照科學有效的方式進行分類整合，這就是企業檔案管理人員的最基礎也是最重要的一項工作內容。現今社會，任何企業想要發展，都無法離開有效的檔案管理，一個好的檔案管理制度對企業的發展起決定性的作用，因此，建立一個有效、科學的檔案管理制度對一個想要發展的企業是必不可少的。

二、企業管理存在的問題

（一）企業不夠重視。在企業中，這樣一種情況時常會發生：即一些企業往往忽視了檔案管理工作的重要，導致企業的檔案管理工作無法得到有效的開展，只停留在表面上，無法發揮其效果給企業帶來利益。目前我國經濟形勢一片大好，企業要發展，就必須對檔案管理這項工作有足夠的重視，進行規范化的管理，使檔案管理有效化，發揮其應發揮的作用。

（二）制度不夠完善。不同的企業往往會有自己的檔案管理制度，但是無論是收集整理，還是外借給員工，這些方面的制度還不夠健全。而造成這種情況的原因是企業管理制度的執行力存在問題，無法有效地使檔案管理人員快速、精確地對檔案進行分類整理。

（三）評估體系不夠健全。在企業的檔案管理工作中，評估工作是一項非常重要的工作環節，它是檔案管理工作的關鍵所在。一般企業往往會忽視這個環節，沒有根據企業自身的發展情況制定檔案管理工作的評估系統，導致企業對自身的檔案管理工作欠缺了解，無法有效制定相對應的工作調整，嚴重限制了企業的發展。

（四）管理信息化存在問題。一般企業都有自己內部專用的網絡，但是沒有很好地利用起來，致使檔案、文件的傳輸速度過于緩慢，嚴重影響到需要這些資料員工的工作質量，導致企業工作效率的降低。而造成這種情況的原因是企業還未意識到建立高效的檔案管理信息系統的重要性，沒有優質的技術來支撐檔案管理信息系統的發展。

（五）管理人員水平問題。近幾年來，隨著社會的快速發展，社會經濟能力的增強，企業猶如雨后春筍一般涌現出來。隨著企業的增多，從事檔案管理的工作人員也隨之增多，這些工作人員普遍都是新人，他們缺乏對企業檔案管理的理解，認為這項工作可有可無，不會對企業造成什么影響。而企業也沒有對這些員工進行系統的訓練，即使有的單位對這些員工進行了培訓，也大都是應付了事，這種情況直接影響了檔案管理工作的工作效率。

三、 企業管理問題的優化方法

（一）企業提高重視度。企業高層必須加強對檔案管理工作的重視，對檔案管理與企業發展之間的關系有著基礎的了解，只有這樣，才能使員工感受到工作的重要性，促使員工增強工作責任感。只有從領導層開始重視檔案管理，才能使下屬部門真正重視這個問題，及時、妥善地對檔案管理進行安置，使用科學、有效的管理技術制定工作程序。如此，企業就會緊隨時代步伐，不會落伍。

（二）完善檔案管理制度。完善企業的檔案管理制度，可以非常有效地提高企業的檔案管理工作效率，從而保證企業的穩定發展。企業檔案管理制度應該進行完善與加強，使檔案管理制度符合國家的統一標準，如此才能長久使用。

（三）規范評估體系。在企業中，為了確保企業檔案管理工作能夠正常實施，對檔案管理工作進行科學評估是關鍵環節。當今企業往往會忽視這個環節，認為這個環節并不重要，然而此環節對檔案管理工作有著不可忽視的作用。對管理工作進行評估，可以對工作中出現的問題進行發現并且糾正，不至于以錯誤的管理方法一錯再錯。

（四）完善信息化管理系統。要完善檔案信息化管理系統，有以下二點需要重視：

1.加強硬件配置。計算機有計算速度快、精確度高、信息儲存容量大等優點，在工作中要充分利用計算機的這些優點，提高檔案管理的工作效率。企業需要建立優質的企業內部網絡，保證網絡的暢通，使檔案、資料可以在第一時間被需要的人得到。

2.加強資源建設。對實體書籍進行收集，錄入為電子文檔，并且保持這些電子文檔的整齊性、清楚性，使各部門可以在企業內部網絡第一時間獲得相關的檔案。

（五）提高檔案管理人員專業素質。隨著企業的不斷發展，企業檔案管理工作對檔案管理人員的專業素質有了更高的要求，要使檔案管理更加科學化、有效化，就要提高檔案管理人員的專業素質。企業需要對檔案管理人員進行有效培訓，不能只做表面工作，只有培訓真正產生效果，才會在無形中為企業帶來利益。

四、 結語

企業檔案管理工作與企業的發展息息相關，只有抓住、解決檔案管理過程中出現的問題，才能使企業更好地發展。在當前社會形勢下，企業做好檔案管理工作，提高相關人員的專業素質，強調企業檔案管理的重要性對企業的穩固發展有著不可或缺的意義。

【參考文獻】

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