新形勢(shì)下鐵路企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

劉慶文

摘要：在鐵路企業(yè)中檔案管理是其中一項(xiàng)必要工作，要求記錄鐵路企業(yè)中方方面面信息，可以給企業(yè)發(fā)展和有序運(yùn)行提供依據(jù)。本文在分析鐵路企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探討了如何做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè);檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

鐵路企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案是反映鐵路企業(yè)在以往經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)的過(guò)程中，對(duì)其活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行有效記錄，以此來(lái)作為日后核查的重要?dú)v史資料和相關(guān)證據(jù)。文書(shū)檔案是鐵路企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的文件資料、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作報(bào)告等，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有較高的參考價(jià)值，是反映鐵路企業(yè)發(fā)展的真實(shí)材料，可以為企業(yè)的決策等提供數(shù)據(jù)支持。

一、新形勢(shì)下鐵路企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員缺失

從現(xiàn)階段鐵路單位檔案管理人員的整體綜合素質(zhì)分析，專(zhuān)業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人才的缺失，成為了阻滯鐵路單位檔案管理創(chuàng)新工作的關(guān)鍵因素。一方面，部分檔案管理人員尚不能夠?qū)n案管理工作形成正確認(rèn)知。在鐵路單位檔案管理具體實(shí)踐中，少數(shù)鐵路單位檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作往往傾向于前者，即簡(jiǎn)單地將檔案資料堆砌與存放，缺乏責(zé)任意識(shí)與先進(jìn)檔案管理理念，導(dǎo)致檔案信息外泄、檔案管理低效等現(xiàn)象出現(xiàn)。另一方面，部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力無(wú)法達(dá)到要求。鐵路單位檔案管理需要技術(shù)性強(qiáng)和專(zhuān)業(yè)性高的優(yōu)秀人才支撐，然而由于受到鐵路單位人事制度、培養(yǎng)機(jī)制等深刻影響，現(xiàn)階段下鐵路單位檔案管理人員的整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較為薄弱，特別是在檔案信息化管理方面，缺乏兼具先進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)與豐富管理經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型檔案管理專(zhuān)業(yè)人才。

（二）檔案消防安全管理缺乏

現(xiàn)有檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備不齊全，不符合檔案安全保管要求。一是庫(kù)房布局未滿(mǎn)足流程便捷等要求，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、業(yè)務(wù)用房、辦公用房相分隔。二是消防設(shè)施、器材和消防安全標(biāo)志未滿(mǎn)足完好有效的要求，安全出口、疏散通道、消防車(chē)通道未保持通暢。安防設(shè)施設(shè)備配備不齊全。三是未設(shè)庫(kù)房入侵報(bào)警、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)，重點(diǎn)部位未安裝視頻監(jiān)控裝置。

（三）電子檔案管理不到位

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)全新的工作，技術(shù)含量較高，涉及因素繁多。在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，一些檔案管理人員未將案卷標(biāo)題填寫(xiě)完整，對(duì)一些檔案沒(méi)有進(jìn)行序號(hào)編寫(xiě)，組卷不統(tǒng)一，更為嚴(yán)重的是一些文件檔案沒(méi)有編制卷內(nèi)目錄，或者編過(guò)的卷內(nèi)目錄遺失、不完整。在管理過(guò)程中沒(méi)有明確的技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化建設(shè)的硬件設(shè)施比較匱乏，相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備不健全，不能滿(mǎn)足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，多數(shù)地方的檔案管理仍以紙質(zhì)化檔案為主，電子檔案的建設(shè)不完整。

（四）設(shè)備設(shè)施方面不完善

在檔案實(shí)體安全管理上，首先是保護(hù)技術(shù)應(yīng)用不合規(guī)，防蟲(chóng)、防潮、防塵、防強(qiáng)光等技術(shù)。比較難支持企業(yè)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展;舍內(nèi)設(shè)施陳舊，庫(kù)房的各類(lèi)除濕除菌設(shè)備較為落后，現(xiàn)代、高效、無(wú)害的檔案保管專(zhuān)業(yè)設(shè)備普及程度低，不能實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)害化管理，同時(shí)對(duì)檔案工作人員造成職業(yè)傷害的風(fēng)險(xiǎn)依然存在。二是發(fā)生受損，搶救和保護(hù)工作規(guī)范不科學(xué)、不具體。總體上檔案管理專(zhuān)業(yè)場(chǎng)所保障不足，館內(nèi)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備更新緩慢、配置較低，檔案專(zhuān)業(yè)化保管水平有待提高。

二、鐵路企業(yè)檔案管理的對(duì)策

（一）配備檔案消防

具體可細(xì)分為兩類(lèi)：一類(lèi)是滅火類(lèi)檔案消防設(shè)備。具體又可細(xì)分為三種：一是滅火器具，包括七氟丙烷滅火裝置、二氧化碳滅火器、干粉滅火器、機(jī)械泡沫滅火器、水型滅火器以及其他滅火器具等;二是消火栓，包括室內(nèi)消火栓系統(tǒng)和室外消火栓系統(tǒng)，室內(nèi)消火栓系統(tǒng)包括室內(nèi)消火栓、水帶、水槍?zhuān)彝庀鹚òǖ厣虾偷叵聝纱箢?lèi);三是破拆工具類(lèi)，包括消防斧、切割工具等。另一類(lèi)是報(bào)警類(lèi)檔案消防設(shè)備。具體又可細(xì)分為四種：一是火災(zāi)探測(cè)器，具體包括感溫火災(zāi)探測(cè)器、感煙火災(zāi)探測(cè)器、復(fù)合式感煙感溫火災(zāi)探測(cè)器、紫外火焰火災(zāi)探測(cè)器、可燃?xì)怏w火災(zāi)探測(cè)器、紅外對(duì)射火災(zāi)探測(cè)器;二是報(bào)警按鈕，包括手動(dòng)火災(zāi)報(bào)警按鈕、消火栓按鈕;三是報(bào)警器，包括火災(zāi)聲報(bào)警器、火災(zāi)光報(bào)警器、火災(zāi)聲光報(bào)警器;四是火災(zāi)報(bào)警控制器，包括報(bào)警主機(jī)、CRT顯示器、直接控制盤(pán)、總線(xiàn)制操作盤(pán)、電源盤(pán)和消防電話(huà)總機(jī)、消防應(yīng)急廣播系統(tǒng)。

（二）進(jìn)行檔案管理規(guī)范化

首先，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行梳理和檢查。檔案管理工作人員要對(duì)歸檔的文書(shū)檔案進(jìn)行細(xì)致檢查，了解文書(shū)檔案的使用時(shí)間和期限，對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行清理。在歸檔過(guò)程中要對(duì)卷宗進(jìn)行檢查，以避免重復(fù)歸檔，以提高檔案檢索的便利性。檢查和梳理是規(guī)范文書(shū)檔案的首要步驟。其次，檔案庫(kù)房布局應(yīng)內(nèi)外相互聯(lián)系又有所分隔，不得毗鄰鍋爐房、變配電室、車(chē)庫(kù)、食堂等可能危及檔案安全的用房。應(yīng)防火、防盜、防光、防高溫、防塵、防潮、防蟲(chóng)鼠、防有害氣體。可安裝自動(dòng)火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)。再次，做好檔案的提名工作。文書(shū)檔案提名主要是對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和分類(lèi)，以保證檔案管理的有序性。對(duì)檔案收集過(guò)程中部門(mén)的簡(jiǎn)稱(chēng)要進(jìn)行規(guī)范，不能隨意使用，以免造成混淆，增加檔案檢索的難度。

（三）要加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

檔案現(xiàn)代化管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類(lèi)、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案規(guī)范化管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無(wú)誤地記錄、存檔。逐步搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，把檔案的目錄及全文上傳到這個(gè)平臺(tái)上，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，建立以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案現(xiàn)代化管理體系。

三、結(jié)語(yǔ)

鐵路企業(yè)對(duì)于國(guó)家交通有著重要的作用，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理。首先要確保基層單位的領(lǐng)導(dǎo)重視該項(xiàng)工作，從制度、人員、考核等方面加強(qiáng)檔案資料的管理。另外還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平，使管理工作系統(tǒng)、有序地進(jìn)行，從而確保鐵路各項(xiàng)工作過(guò)程中形成的檔案質(zhì)量。

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