企業單位人事檔案管理初探

摘要：企業人事檔案管理是針對企業的工作人員，對其工作信息的采集，包括工作經歷，職業證書，專業特征等，對企業人員進行人事檔案管理有利于全面了解企業工作人員的工作水平，對于企業的長遠發展也有引導性作用。大數據時代下，要加強對企業人事檔案管理，抓住機遇，迎接挑戰。

關鍵詞：企業單位;信息化管理;檔案;人事

企業人事檔案主要記錄著企業員工的個人經歷、參與活動以及綜合表現，人事檔案的準確性和完整性，可以更加全面的記錄員工的經歷、思想品質、業務能力以及工作表現等信息內容。隨著市場經濟體制的改革和完善，電力企業人事檔案管理工作需要緊跟時代發展特點，促進入事檔案管理工作不斷創新，提高企業人員檔案管理質量，推動電力企業的進一步發展。

一、企業人事檔案管理與人力資源的問題研究

（一）企業人事檔案管理和人力資源管理效率低下

企業人事檔案管理是由兩方面共同組成，其一是對企業員工的基本信息統計，其次是對于企業人力資源的管理，但是因為企業的員工不太穩定，所以無論是人事檔案管理和人力資源管理，都可能會出現問題，一些人員的流動，可能其檔案在調整上也不太及時，這就是目前導致企業中人事檔案管理工作和人力資源管理工作效率低下的一大部分原因，在檔案中不難發現，有些檔案已經作廢，更是有一部分反復更改，這也是目前企業中人事檔案管理和對人員分配時經常出現的情況。因為目前檔案系統還不夠信息化，所以會導致一些人事信息不夠全面和準確，因此企業人事檔案和人力資源的工作效率可想而知。

（二）企業人事檔案管理和人力資源管理機制不夠完善

就目前的形勢來看，企業中用人的機制越來越靈活，因此必須要改變傳統的用人模式，很多企業在招聘員工時只考慮應聘者的學歷，不注重應聘人員的內在潛力，因此可能會流失很多的人才。當確定接收應聘人員時，部分企業的約束力度還是不夠的，僅僅是對員工的人事檔案進行扣押，這就導致部分員工離職以后從原單位拿不到自己的檔案，到了新單位以后，出現了人事檔案脫節的問題。除此之外，很多大型的企業中會涉及部門，專管檔案，但是卻沒有按照員工類型進行分類，其中少不了管理設備落后的原因，且企業在收集員工檔案的過程中，也可能會出現不健全的行為，所以長此以往必然會導致檔案的信息不再準確，從而影響了人事檔案管理工作和人力資源分配工作的順利進行。

二、企業人事檔案管理和人力資源創新的建議和要求

（一）優化整合人事檔案信息管理資源

新時期背景下，信息技術和互聯網技術快速發展，人們逐漸進入信息化時代，人們生活和工作發生著巨大的變化。電力企業人事檔案管理工作中，需要有效利用現代化科學技術，有效優化和整合認識檔案管理資源，保證檔案資源的有效利用，充分發揮電力企業人事檔案的價值和作用，推動電力企業的進步和發展。如OA系統的引入，OA系統主要是借助現代化科學技術和設備，實現辦公工作的自動化，將電子信息技術和現代辦公設備有效的結合，形成的一種人機信息處理系統。借助OA系統實現業務操作、業務流程、業務管理和業務決策的智能化。電力企業人事檔案管理中，有效利用OA系統，實現電力企業人事檔案管理系統和OA系統的有效結合，加強檔案管理網絡化建設。在實際的工作中，借助OA系統形成各種類型的電力企業信息，結合人事檔案管理系統，促使文檔信息管理流程更加簡化，加強電子文件檔案的分類、整理和歸檔工作，形成覆蓋更加全面、管理控制更加有效的檔案信息資源體系。在具體的人事檔案管理中，促進檔案管理系統和OA系統的融合，實現企業文化建設，加強企業各個部門之間溝通和交流，提高電力企業整體工作效率，不斷豐富人事檔案管理知識，促進入事檔案管理工作不斷創新。同時借助OA系統的分析，可以根據企業不同的發展階段，完成人事檔案信息的整理和分析。電力企業需要深入考慮時代發展特點，結合企業人事檔案管理實際情況，堅持相應的管理原則，促進管理理念和管理模式的創新，對檔案管理工作開展全面的規劃工作。

（二）加大信息化技術研發和利用力度

新時代背景下，信息技術和科學技術快速發展，通信技術、計算機技術和互聯網技術逐漸出現在人們的生活和工作中，成為新時期發展的重要標志。在各種信息內容處理中，現代化信息技術有著非常強的實用性，保證各項信息管理有效性。因此，企業人事檔案管理工作中，應當科學合理的利用現代化信息技術，充分發揮其在人事檔案管理中的作用，促進入事檔案管理工作有效開展。企業需要加大新技術的開發力度，有效利用新技術，實現檔案管理信息化發展。同時，可以借鑒其他相關專業的研究成果，促進研發人員研發思路的擴展，促使信息化檔案管理技術不斷發展，保證其更加的先進、安全，為企業人事檔案管理創新做好準備。企業人事檔案管理過程中，引入ERP信息系統，按照相應的要求和方法完成材料和檔案的加工處理，完成檔案信息的分類，保證每個檔案內容更加完整，具有條理性，實現企業人事檔案的動態化管理，促進現代化信息技術的不斷創新，為企業人事檔案管理創新奠定基礎。

（三）加強企業人事檔案安全管理力度

人事檔案管理工作具有保密性強的特點，在實際的檔案管理中，應當有效貫徹黨和國家的保密方針，保證人事檔案的安全性和保密性。企業作為我國經濟發展的重要支柱產業，其人事檔案資料有著非常重要的作用和價值，需要加強各項檔案資料的保密工作，采取有效的保密措施。加強人事檔案管理系統賬號權限設置，定期開展系統賬號審查工作，做好運行維護賬號的備案工作，及時清理臨時賬號，保證檔案信息系統業務授權學科更加的科學合理，實現檔案管理信息的安全性和共享性。加強人事檔案信息資源存儲的安全性，制定完善的檔案安全備份策略，借助有效的檔案方案恢復措施，開展檔案數據的備份和恢復工作，實現企業人事檔案管理的創新。

三、結束語

大數據時代給企業人事檔案管理帶來了諸多挑戰，企業要重視人事檔案管理工作，宣傳該工作的重要性，同時，也要優化員工選拔體系，優化人事檔案管理系統，完善相關的管理制度，降低人事檔案信息泄露風險，為員工創造更加安全的工作環境。善于運用大數據以及其他管理技術，提高檔案管理效率。

參考文獻：

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[3]宋平.事業單位人事檔案管理必要性及策略[J].管理觀察，2019（33）：95-96.

作者簡介：

殷逍（1987-）女，漢族，吉林省，本科，助理館員，國投新疆羅布泊鉀鹽有限責任公司、檔案專業，