互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代辦公室行政工作的優(yōu)化路徑

摘要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，打造智能化的辦公平臺(tái)，提升辦文、辦會(huì)、辦事的效率和質(zhì)量，既是單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的題中應(yīng)有之義。故此，文章就互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與辦公室行政工作的融合意義進(jìn)行分析，指出當(dāng)下辦公室行政工作中存在的問題，結(jié)合相關(guān)理論提出建議，旨在進(jìn)一步提升行政人員責(zé)任意識(shí)以及規(guī)范意識(shí)，搭建科學(xué)化和精細(xì)化的行政管理體系。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化路徑;互聯(lián)網(wǎng);辦公室;會(huì)議;問題

一、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與辦公室行政工作的融合意義

一方面，有利于更好地協(xié)調(diào)組織內(nèi)部關(guān)系。辦公室是單位各項(xiàng)工作的中樞，是協(xié)調(diào)組織內(nèi)部關(guān)系的重要部門[1]。從內(nèi)部關(guān)系來看，打造“互聯(lián)網(wǎng)+行政”工作模式，可以更好地落實(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)部署的相關(guān)任務(wù)，可以協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系，真正起到“承上啟下”的銜接作用。另一方面，有利于提升辦公室各項(xiàng)工作效能。實(shí)踐中回辦公室通常肩負(fù)著文件管理、會(huì)議管理、后勤管理、衛(wèi)生管理、制度修編以及其他任務(wù)，事項(xiàng)多且雜。為此，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用其中，可以進(jìn)一步減少人力資源成本，減輕工作負(fù)擔(dān)，更好地提升辦公效能。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代辦公室行政工作中存在的問題

（一）缺乏互聯(lián)網(wǎng)思維，沒有建立信息化的辦文模式

當(dāng)下，單位所產(chǎn)生的文書信息資源、公文信息資源不斷增多，辦公室辦文壓力隨之增加。然而，部分單位尚未建立信息化的辦文模式，文件的流轉(zhuǎn)、傳閱、存檔、加密效率不高，難以適應(yīng)新形勢(shì)辦公室辦文工作的形勢(shì)。一是網(wǎng)絡(luò)文件流轉(zhuǎn)制度缺失。一方面，部分單位尚未出臺(tái)相關(guān)的制度，導(dǎo)致辦文流程、職責(zé)分工、期限、內(nèi)容不明，難以提升辦文質(zhì)量。另一方面，對(duì)于涉密文件和普通文件沒有進(jìn)行區(qū)分化管理，存在一定安全隱患。二是辦公室辦文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)傳輸，難以打造相互配置、相互協(xié)調(diào)的文書歸檔機(jī)制，不利于單位檔案管理[2]。三是網(wǎng)絡(luò)文件加密滯后，沒有充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)、云備份技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)，容易產(chǎn)生安全漏洞。

（二）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)尚未融入辦會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)

當(dāng)下，部分單位辦公室辦會(huì)工作欠缺科學(xué)性，難以進(jìn)一步提升辦會(huì)工作的實(shí)效性和時(shí)效性。一是辦公基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺乏可供使用的硬件和軟件。一方面，部分辦公室仍然采取人工登記、人工通知、電話溝通等比較陳舊的方式，沒有引入信息化的辦公軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)會(huì)議組織、會(huì)議審批、會(huì)議信息公開共享、會(huì)議登記、會(huì)議反饋的全過程管理。另一方面，部分辦公室尚未引進(jìn)可供聯(lián)網(wǎng)、遠(yuǎn)程操作的攝影設(shè)備、錄音設(shè)備、投影設(shè)備、會(huì)話設(shè)備，難以打造智能化的辦公環(huán)境。二是辦公前期準(zhǔn)備工作不充分，沒有充分利用微信公眾號(hào)、單位內(nèi)網(wǎng)聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)、單位內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)或者其他通信系統(tǒng)通知會(huì)議時(shí)間、會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議議程、會(huì)議內(nèi)容，難以事前收集相關(guān)的建議。三是督辦催辦工作不科學(xué)，會(huì)議中布置的相關(guān)工作的任務(wù)沒有同步到單位OA辦公系統(tǒng)中，辦會(huì)系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)處于相互獨(dú)立的狀態(tài)，不利于落實(shí)單位會(huì)議精神和工作任務(wù)，無(wú)法充分發(fā)揮會(huì)議的作用。

（三）互聯(lián)網(wǎng)與業(yè)務(wù)工作的融合度不高

當(dāng)下，部分單位辦公室缺乏整體規(guī)劃，尚未對(duì)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，系統(tǒng)中的許多功能難以滿足辦公室行政人員的具體需求。一方面，尚未開發(fā)移動(dòng)辦公、數(shù)據(jù)共享、在線及時(shí)溝通、流程審批、知識(shí)管理、后勤管理、郵件收發(fā)、工作日志、公告告知等功能，難以提升辦公室整體工作效能[3]。另一方面，部分單位OA辦公系統(tǒng)缺乏“人性化”設(shè)計(jì)，許多板塊使用繁瑣，難以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)辦公精細(xì)化的目標(biāo)。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代辦公室行政工作的優(yōu)化路徑

（一）樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，建立信息化的辦文模式

作為單位的行政中樞，辦公室必須要做好文件管理工作，加強(qiáng)與單位其他部門的配合，為單位整體發(fā)展作出自己的共享，全面提升單位運(yùn)行效率。一是出臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)辦文相關(guān)的規(guī)章制度，明確職責(zé)分工，理清辦公內(nèi)容、辦文程序、辦文事項(xiàng)，進(jìn)一步提升辦文實(shí)效，確保信息資源能夠及時(shí)流通。一方面，要嚴(yán)格按照相關(guān)的程序流轉(zhuǎn)文件，確保相關(guān)部門、相關(guān)人員能夠閱讀。另一方面，對(duì)涉密文件和普通文件進(jìn)行區(qū)分化管理，遵守“嚴(yán)格程序，靈活處理”的基本原則，明確涉密文件的保管標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、清退標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀標(biāo)準(zhǔn)。二是要關(guān)聯(lián)辦公室辦文系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，為檔案部門歸檔提供良好的條件，相互協(xié)作，最大限度地整合人力資源。三是要充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)對(duì)重要文件進(jìn)行加密，增強(qiáng)辦文工作的規(guī)范性。

（二）打造“互聯(lián)網(wǎng)+辦會(huì)”模式，推動(dòng)辦會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化

會(huì)務(wù)工作會(huì)辦公室行政工作的重要組成，其好壞不僅直接影響會(huì)議效果和質(zhì)量，而且關(guān)系單位的形象。當(dāng)下，為了進(jìn)一步推動(dòng)辦公室辦會(huì)工作標(biāo)準(zhǔn)化，有必要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分融入辦會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)。一是基礎(chǔ)管理信息化，夯實(shí)辦會(huì)基礎(chǔ)。一方面，單位要進(jìn)一步引進(jìn)辦會(huì)智能系統(tǒng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)會(huì)議組織、會(huì)議審批、會(huì)議信息公開共享、會(huì)議登記、會(huì)議反饋的全過程管理，確保會(huì)議工作的規(guī)范性、高效性和科學(xué)性。在會(huì)議過程中，要及時(shí)將相關(guān)的會(huì)議信息錄入到系統(tǒng)中。尤其是重大會(huì)議、重要會(huì)議，必須安排專人記錄，編制相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要，便于領(lǐng)導(dǎo)后期查看。另一方面，單位要引進(jìn)可以聯(lián)網(wǎng)的攝影設(shè)備、錄音設(shè)備、投影設(shè)備、會(huì)話設(shè)備。確保行政人員可以遠(yuǎn)程進(jìn)行操控，提升辦會(huì)質(zhì)量，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)和其他員工對(duì)會(huì)議工作的滿意度。二是要做好辦會(huì)前期準(zhǔn)備工作，制定合理科學(xué)的會(huì)議方案，明確會(huì)議時(shí)間、會(huì)議場(chǎng)所、會(huì)議議程、會(huì)議內(nèi)容，并及時(shí)通過相關(guān)的通訊軟件告知參會(huì)人員。對(duì)于事前參會(huì)人員反映的各種狀況要予以記錄，并征求組織會(huì)議部門、領(lǐng)導(dǎo)的建議，視情況作出調(diào)整，避免事前準(zhǔn)備不充分的情況發(fā)生。三是要完善督辦催辦工作，避免會(huì)議工作形式化，充分發(fā)揮會(huì)議工作的功能。一方面，單位要探索將辦會(huì)系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，確保信息同步，及時(shí)生成相應(yīng)的督辦臺(tái)賬、督辦清單，并通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送至相關(guān)部門。另一方面，單位要過建立督辦催辦的信息化平臺(tái)，設(shè)置滯留提醒、期限提醒功能，真正做到“會(huì)而有議、議而有決、決而有行”，推動(dòng)辦會(huì)工作高效化。

（三）深化互聯(lián)網(wǎng)與業(yè)務(wù)工作的融合，為行政工作提速增效

各個(gè)單位要進(jìn)一步以用戶為中心、以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，進(jìn)一步強(qiáng)化報(bào)告能夠是在信息管理、文秘管理、后勤管理以及其他綜合管理職能。一方面，結(jié)合單位具體需求和實(shí)際，將辦公室線下的部分工作轉(zhuǎn)移到線上，進(jìn)一步改進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的質(zhì)量，提升辦公室的服務(wù)效率，真正發(fā)揮辦公室在單位發(fā)展中的作用。另一方面，要完善OA辦公系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，聽取行政人員的意見，加強(qiáng)與軟件供應(yīng)商的聯(lián)系，為單位辦公室行政工作提供強(qiáng)有力支撐。

四、結(jié)束語(yǔ)

辦公室行政工作是單位各項(xiàng)工作的重心，行政工作的科學(xué)化以及精細(xì)化與否將直接影響到單位行政活動(dòng)的效能，也決定了單位整體運(yùn)行效率。實(shí)踐中，要做好這一復(fù)雜而又高度綜合的工作，需要辦公室行政人員轉(zhuǎn)變思維和創(chuàng)新工作方式。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，更是需要借助相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化。具體而言，一是要樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，建立信息化的辦文模式;二是要打造“互聯(lián)網(wǎng)+辦會(huì)”模式，推動(dòng)辦會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化;三是要深化互聯(lián)網(wǎng)與業(yè)務(wù)工作的融合，為行政工作提速增效

參考文獻(xiàn)：

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[2]陸一.運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維多維度提升辦公室工作水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：158.

[3]胡敏強(qiáng).運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維 ?多維度提升辦公室工作水平[J].全國(guó)商情，2016（13）：16-17.

作者簡(jiǎn)介：

秦藝君，女，籍貫：廣東東莞，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于東莞城市理工學(xué)院;現(xiàn)有職稱：無(wú)。