探討信息化時代如何完善事業單位檔案管理編目工作

陳琰

摘要：檔案管理編目工作是事業單位的重要內容之一，也是檔案管理工作中的關鍵程序。隨著近幾年網絡速度發展越來越快，信息技術成為了各個事業單位發展中不可忽略的一部分，需要對各部門的工作進行創新。檔案管理工作同樣如此。本文簡要分析的在事業單位檔案管理編目工作中存在的問題，并且找到解決對策。

關鍵詞：信息化時代;事業單位;檔案管理;編目工作

引言：傳統的事業單位在檔案管理過程中，主要是以紙張作為信息記載，其檔案管理編制面對著非常多的問題，甚至很容易出現由于時間過長，檔案出現損壞、丟失等一系列問題，導致檔案的查詢和存儲效果較差。

一、事業單位檔案管理編目工作中存在的問題

我國當前事業單位在檔案管理編目中存在有些問題，其中包括了：第一，檔案編目工作的體系設置不完善，很多事業單位對檔案部門仍舊處于管理松散的狀態，常見有檔案序號不完整或者是案卷標題不明確等一系列問題。檔案管理編目部門的職責較少，甚至有很多檔案管理編目的工作人員都是已經退休的工作人員返聘到檔案編目部門，其體系不完善。第二，我國事業單位對于檔案管理編目的發展仍舊處于初期，檔案檢索技術水平比較差，沒有重視檔案管理編目的意義，導致檔案編目的質量相對較差。在信息時代高速發展的過程中，事業單位大部分部門都已經開展了全新的科技設備，但是在檔案編目工作中仍舊存在著非常多的漏洞，導致編目工作不準確，編目工作無法正確進行，時效性較低。信息時代的沖擊，檔案管理編目工作運用網絡技術已經屢見不鮮，需將更多的科學技術應用在檔案管理編目中。第三，人們對檔案管理編目工作非常不重視，認為檔案管理編目豪沒有任何的認為檔案管理編目是一項非常簡單并且沒有任何技術含量的工作。有些事業單位缺乏統一的檔案組卷，導致檔案編目工作難以正常的運行，這也是當前我國事業單位在開展檔案編目中存在的問題。而且網絡時代的出現、大數據的到來，很多時候每天所收集和管理的檔案要有幾十份甚至幾百份。如果這些檔案編目工作仍舊依靠人進行其編制，工作效率無法得到提升，給事業單位的當管理帶來了非常負面的影響。

二、提高事業單位檔案管理編目工作質量的對策

（一）增強工作人員的專業素養

近幾年，在信息時代飛速發展的當下，我國雖然已經開始引進國外先進的管理設施以及管理經驗，但是在檔案管理工作上，其發展速度仍對相對較慢，整體的管理效率相對低。究其原因，主要是現階段我國事業單位對所有檔案管理人才的選擇標準僅僅停留在檔案管理編目工作的內容上，其工作人員并不具備良好的信息操作技術水平。在現階段需要培養更多的專業化人才，人才能夠及時地根據理論發展更新自己的理念，隨時隨地學習更多更先進的知識。我國事業單位應該對所有的檔案管理編目人員進行科學的培訓，無論是通過計算機應用技術的學習，或者是學習國外的優秀經驗，其最終的目的都其直接關系到了檔案管理編目工作人員的工作效率與準確性，需要高度重視工作人員的學習效果。除此之外，由于編目工作與統計學有著非常密切的關系，事業單位檔案編目人員需要在學習信息化時代網絡技術的基礎之上，具有一定的統計功能，滿足新時代下事業單位檔案管理編目工作的具體要求。

（二）利用信息技術開展檔案管理

隨著時代的不斷發展，實現信息共享也成為了事業單位檔案管理編目工作中的一部分。我國很多檔案管理工作已經不完全依靠人工進行操作，以網絡信息技術的管理方式為主，讓整個檔案管理過程變得更加快速，檔案管理的質量也得到了提升。進行編目時，檔案管理人員可以運用網絡技術進行編目，一方面其極大限度地提高了編目的效果，也能夠方便編目工作，在短時間內進行檢索，和其他部門開展信息共享，隨時隨地的進行信息的搜索，防止其他部門想要獲取檔案信息還需要通過非常多的步驟對信息進行借調和搜索，導致工作效率在逐步下降。

（三）認識到檔案管理工作的重要性

隨著編目工作的開展，為了進一步方便事業單位的工作人員進行檔案的查詢檢測工作，并且提高查詢工作的準確度。檔案人員可以很好地運用網絡技術。了解編制和編目工作相關對應的檢索機制，設置單位內部的檢索平臺，由部門內部的工作人員隨時隨地進行檢查，加強檔案管理部門與其他部門之間的聯系，避免在查詢檔案信息時進入到檔案室進行查找，直接提高了整體工作人員的效率。在檔案編目時注重檔案工作的適應性，如果在編目工作時并沒有與該檢索的內容有著高有著密切的聯系，就會導致檢索的效率低下。無法滿足檔案編目工作的相關需求，更需要明確檔案編目工作的重要性。事業單位檔案編目具有一定的獨立性，在近幾年非常多的事業單位都已經認識到了檔案編目的重要性，通過加強檔案編目的研究力度，能夠有利于提高檔案數據的采集、存儲以及處理水平。在新時期下計算機技術、數字化技術的發展速度越來越快。將其應用在檔案管理編目中，能夠體能夠實現資源共享，并且提高檔案管理的整體質量與效果。

結語

綜上所述，隨著網絡時代的不斷發展，中國事業單位對于檔案編目工作的重視程度也得到了一定的提升。信息時代的出現，為檔案管理編目工作提供了方向，作為管理部門需要正確的認識到在檔案管理中存在哪些問題，將其運用在計算機網絡技術中，將相關問題得以積極的改善，培養更多高技術型的人才，提高檔案管理編目工作的整體質量。

參考文獻：

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