信息化檔案管理

姜碧君

摘要： 檔案信息化以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目的， 加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：管理;信息化;建設(shè)

檔案管理在單位發(fā)展中起到重要作用。對于檔案的綜合管理不僅僅是將各種各樣的檔案簡單的集中在一起，而是把單位的全部檔案作為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)管理以及利用的組織方式。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案綜合管理提出了新的要求。尤其是辦公自動化以及無紙化等新事物的出現(xiàn)，是檔案管理工作發(fā)生很大的變化。因此，全面實(shí)現(xiàn)電子化管理，采用電子計(jì)算機(jī)以及掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案實(shí)現(xiàn)無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應(yīng)該逐步建立以及健全檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。避免過去使用油墨打印，檔案號出現(xiàn)墨跡不清，甚至是涂改現(xiàn)象，并且打印統(tǒng)一規(guī)格的紙張，外形也比較美觀。

一、檔案信息化管理模式的優(yōu)勢

（一）加快檢索速度，提高檢索的準(zhǔn)確性。依據(jù)傳統(tǒng)的工作方法，檔案的檢索需要檔案人員翻閱卷宗對其進(jìn)行查找，所以查找的過程中需要消耗大量的時(shí)間，也容易在這一過程中出現(xiàn)一些問題和失誤，通過信息化的檔案管理模式，一方面可以很好的提升檔案查找的速度，同時(shí)檢索的過程中也不容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，此外借助檔案信息化管理也可以使得檢索的程序更加的簡單方便。

（二）提高檔案利用率。當(dāng)前我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平已經(jīng)進(jìn)入到了一個(gè)迅速發(fā)展的階段，同時(shí)人們也更加重視環(huán)保，在辦公過程中也逐漸的實(shí)現(xiàn)了無紙化，這樣就使得其和紙質(zhì)檔案管理工作之間存在著較大的矛盾。

二、檔案信息化管理可能引發(fā)的安全問題

（一）電子檔案的真實(shí)性和合法性問題。如果在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案通常是需要檔案單位的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字蓋章，所以其真實(shí)性和合法性就更加容易得到保障，但是在使用了檔案信息化管理之后，因?yàn)殡娮訖n案可以隨意的復(fù)制，對內(nèi)容也可以改動，這就使得檔案內(nèi)容的原始性和可靠性受到了十分不利的影響。

（二）傳輸過程中的安全問題。檔案信息化發(fā)展的過程中，檔案信息主要是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸和發(fā)布，這就使得檔案信息的安全性受到了一定的威脅，在實(shí)際工作中，這一問題也應(yīng)該予以高度重視。

（四）計(jì)算機(jī)病毒對檔案信息的威脅。當(dāng)今的時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，在這一過程中必須要面對的一個(gè)問題就是計(jì)算機(jī)病毒的問題，電子檔案信息在傳輸?shù)倪^程中可能會遭受到計(jì)算機(jī)病毒的威脅，檔案管理系統(tǒng)也有可能會受到病毒的侵害，這都是電子檔案在發(fā)展過程中應(yīng)該注意到的一個(gè)問題。

三、應(yīng)對策略

（一）做好檔案數(shù)字化實(shí)施前期的調(diào)研分析。首先，調(diào)查本單位現(xiàn)存檔案的年代、數(shù)量、檔案類型、載體形態(tài)、管理現(xiàn)狀、庫房管理情況，用以確定檔案數(shù)字化項(xiàng)目所需資金，以及在檔案數(shù)字化加工中需要進(jìn)行的各項(xiàng)工作，如是否需要重新整理、排列立卷、裝盒等。其次，調(diào)查本單位檔案工作情況，如檔案信息化狀況，檔案歸擋、借閱及銷毀流程、文件的運(yùn)轉(zhuǎn)流程、秘密文件的管理、公文的信息化運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及這些檔案工作中存在的問題等，這些情況將直接決定檔案數(shù)字化工作的任務(wù)和需要達(dá)到的目標(biāo)。通過兩方面的分析，針對現(xiàn)實(shí)管理情況，提出需要解決的問題，確定需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)信息化。檔案數(shù)字化包括對所存檔案通過人工錄入或制成電子計(jì)算機(jī)文件，也可將檔案歸入電子計(jì)算機(jī)制成圖形文本，最后刻錄在光盤上，建成數(shù)據(jù)庫。檔案管理的數(shù)字化，為開發(fā)利用、實(shí)現(xiàn)檔案資源共享提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的服務(wù)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化需求越來越多，專業(yè)化水平也越來越凸顯。所以鼓勵(lì)管理人員針對現(xiàn)實(shí)管理情況自學(xué);其次，單位應(yīng)該提供管理人員去外地學(xué)習(xí)的機(jī)會，特別是在檔案管理方面做的比較好的單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，彌補(bǔ)自身的不足;再次，新的管理人員必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)，在職的管理人員也應(yīng)該定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

（四）技術(shù)防范對策：加密技術(shù)。加密技術(shù)可以分為兩類，即對稱式和非對稱式。其中，對稱式加密就是指加密和解密的密鑰是一致的，當(dāng)前這一加密技術(shù)使用范圍較廣;所謂非對稱式加密，也被稱作是雙密鑰碼加密，就是網(wǎng)絡(luò)中各個(gè)加密通信者都同時(shí)擁有兩個(gè)密鑰，一個(gè)密鑰可以公開，另一個(gè)則需要嚴(yán)格保密。信息發(fā)送方在發(fā)文中使用對方的公開密鑰，而接收者進(jìn)行密文的解密只能借助保密密鑰才能實(shí)現(xiàn)，這樣，所有人都可以利用接收方的公開密鑰進(jìn)行文件發(fā)送。

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，目前，由于檔案數(shù)字化缺少統(tǒng)一指導(dǎo)，缺少各種標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案數(shù)字化的有序進(jìn)行，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》頒布實(shí)施后，這個(gè)規(guī)范有效地指導(dǎo)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的技術(shù)實(shí)踐，對我們開展檔案數(shù)字化提供參考準(zhǔn)繩。

單位檔案管理最為重要的就是思想觀念問題，就應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念。從單位領(lǐng)導(dǎo)自身、單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)、單位檔案管理的一系列制度、檔案管理工作具有的前瞻性以及充分利用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，都要順應(yīng)時(shí)代的需求，相信在不久的將來，一定能夠充分發(fā)揮檔案信息的作用。

作者單位：白城市信訪局