企業檔案管理問題及整改措施

王艷俠

摘要：檔案管理對于企業發展具有重要的意義。但長期以來，國內許多企業對于檔案管理卻缺乏應有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業長期健康發展造成了負面影響。現階段傳統手工的檔案管理模式已經不能適應現今時代快速發展的步伐，實現檔案管理現代化勢在必行。諸多問題的存在制約著檔案管理的現代化發展：檔案管理意識淡薄、工作不重視;檔案管理觀念落后、操作不規范;檔案管理設備奇缺、資金不到位;檔案管理素養偏低、學習不積極。

關鍵詞：問題;措施

一、現階段企業檔案管理中存在的主要問題

（一）企業領導對于檔案管理缺乏應有的重視

當前，許多企業對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業領導層并沒有意識到檔案標準化管理是企業發展的內在要求，也沒有認識到企業檔案所蘊藏的價值。他們錯誤地認為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業帶來看得見、摸得著的真金白銀，更何況企業財力、人力有限，把大量的經費、技術、辦公面積投入檔案管理實在得不償失;一些領導口頭上重視檔案管理工作，但在實際工作中卻忽視檔案管理：一些企業的檔案室面積只有十幾個平方米，一些企業甚至沒有檔案室，檔案材料胡亂堆放在辦公室里;企業檔案管理人員數量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個檔案管理專業的畢業生，他們基本上沒有學習過《檔案法》，對檔案管理的專業知識一無所知。

（二）檔案管理缺乏制度化、規范化

當下，許多企業卻沒有建立起嚴格、規范的檔案管理制度，甚至沒有為本企業各部門明確規定文件的歸檔時間、存檔時間。一些企業的檔案管理制度印在紙上，掛在墻上，卻從不執行，淪為一紙空文。一些企業的檔案資料長年累月沉睡在檔案室里，堆滿了灰塵，而檔案管理人員卻不知如何研究、利用檔案材料;企業領導層也不知道依靠檔案為企業開展各項工作提供依據。企業內部的各個部門普遍不配合檔案管理工作，將大量文件資料隨意堆放在自己的辦公室里，任其閑置;給檔案管理員收集、整理、分類帶來很大的麻煩。

（三）檔案管理信息化水平落后

當下企業檔案管理的信息化水平落后，許多企業仍舊沿用紙質檔案，由檔案員手工進行檔案收集、整理、查閱。而且紙質檔案普遍存在著文件缺失、遺漏、字跡潦草等現象;不少檔案的全宗號、類別號混淆，甚至出現編號錯誤。還有一些企業雖然采用計算機管理檔案，但檔案管理模式仍然停留在封閉式管理模式上，無法有效提高檔案管理工作的效率。

（四）整改措施

（1）對檔案管理工作給予應有的重視

企業領導必須認識到：在信息化時代，信息是企業發展的重要資源，而企業檔案對于企業來說則是非常寶貴的信息資源。企業領導層必須帶頭重視檔案管理，必須尊重檔案管理人員，必須與檔案管理人員共同研究檔案規范化建設。企業各部門、各環節的每一名職工也應當主動參與到檔案管理中來，嚴格執行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業檔案室必須逐年增添必要的設備，在條件允許的情況下甚至應當逐年擴大檔案室面積。

（2）檔案管理必須規范化、制度化

企業應當根據自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發現文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責成有關人員進行糾正，從源頭上提高檔案質量。檔案管理人員從企業內部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據文書檔案、人事檔案、實物檔案、業務檔案、聲像檔案進行分類，而不能將它們混為一體。檔案管理人員必須認識到：當前，房價不斷上漲，要求企業不斷擴建檔案室存在著一定的困難。因此，檔案管理人員必須仔細審核、鑒定企業檔案，必須認真分析每一份管理類文件的內容、來源、時間、名稱、稿本、外形特征、完整性、時效性;認真研究每一份科技文件材料的技術因素、時間因素、典型因素、作者因素、名稱因素;判斷每一份檔案是否具有保存價值，確定每一份檔案的保存年限;對于喪失保存價值、超出保存年限的檔案必須定期剔出、銷毀。必須保證檔案庫藏量控制在一個合理的水平。

（3）加快檔案管理信息化建設

企業應當加快檔案管理信息化建設，主動應用網絡技術與信息化技術，進行檔案管理;必須盡快用數字檔案、電子檔案全面淘汰紙質檔案。

二、結束語

在企業內部管理中，檔案管理屬于重要環節。為提高企業工作效率，為促進企業長期可持續發展，提升企業的管理水平，建設企業文化，企業應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。

作者單位：香河縣供銷合作社聯合社