數字檔案資源綠色管理探析

王淑平

摘要：檔案管理實現數字化，在帶來諸多便利的同時，也對檔案管理的安全性提出了新的挑戰。檔案數字化管理必然依賴相關的計算機硬件與軟件系統，同時離不開人為的操作，有可能發生檔案丟失、損壞、涂改的情況，造成檔案泄密、損毀等后果。因此，在推進檔案數字化管理的過程中，采取有效的措施保證檔案管理的安全性，不僅是廣大檔案工作人員必須面對的現實問題，也是新時期推進檔案信息化建設過程中的重要課題。

關鍵詞：數字化信息;檔案管理;安全性

一、數字化檔案管理安全性的重要意義

檔案數字化工作，是指采用計算機、掃描儀、數碼相機等信息設備，對紙張、磁帶、膠片、實物等各類介質載體的檔案內容進行數字信息轉化，使其成為能被計算機識別的數字圖像或數字文本的加工處理過程。在信息化建設飛速發展的今天，以通信、計算機、網絡為代表的互聯網技術日新月異，作為記載社會活動歷史記錄重要載體的檔案，自然也跟隨網絡技術的發展和進步走上了數字化管理的快車道。然而，依賴網絡技術的數字化檔案管理，也不可避免地面臨著檔案信息的安全問題。

因此，提高數字檔案安全性管理力度，對于保障檔案管理安全是非常重要的。在具體的工作實踐中，需要制定相關的管理制度，建立安全保障體系，完善相應的信息管理系統，確保數字化檔案管理實現可靠運行、高效利用。

二、數字化檔案管理中存在的安全問題

（一）數字化掃描過程中檔案管理面臨的安全問題

紙質檔案要經過多個環節才能實現數字化，從檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫，到數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。由于檔案掃描的過程，需要經歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，周期長、任務重、比較繁瑣，必須有嚴格的安全保密管理機制來保證，如果其中有一個環節做不到嚴謹有序，就有可能發生實體檔案丟失、篡改或破壞的行為，也可能發生重要檔案信息泄密的后果。

（二）數字化檔案信息存儲設備管理的安全性問題

紙質化檔案轉化成數字化信息之后，只有依靠一定的數字化存儲設備才能實現供人們查閱利用，因此，數字化檔案信息存儲設備的管理尤為重要，如果管理不嚴或者失當，就有可能造成檔案信息丟失或泄密的后果。這主要有數字化存儲設備本身損壞導致信息無法讀取的安全性問題，也存在信息讀取訪問權限管理不嚴，致使無關人員能夠瀏覽到相關內容造成泄密的問題等。

（三）數字化檔案管理信息系統的安全問題

數字化檔案管理要實現從檔案掃描到成果運用，需要一個龐大的信息管理系統。這一系統包含機房的應用、設施的保養、網絡系統的安全維護等方面，如果沒有可靠的技術、嚴密的管理作保障，就無法實現數字化檔案信息管理的安全有效。

（四）人員素質不適應數字化檔案管理可能引發的安全隱患

即使再先進的技術、再完備的信息，也要依靠具體的工作人員來完成相關的操作及管理工作。實行了數字化檔案管理，必然要適應計算機技術而采用一套新的工作程序和方法，如果從業人員沒有較強的職業道德與較高的業務素質的話，難以保證數字化檔案管理的安全性。

三、加強數字化檔案管理提升數字化信息安全性的對策與建議

（一）加強安全監管，保證檔案數字化掃描過程各環節檔案信息安全

紙質檔案實現數字化，最重要的一個環節就是將檔案整理后進行掃描，再經過圖像處理存儲成數字化信息。我公司檔案資料庫依靠自身的力量完成20多萬生產用圖紙的掃描、上傳，數字化檔案的應用極大地方便了相關人員對檔案的使用和查閱。

首先，在進行掃描作業時，不能圖方便，要嚴格各環節的管理和監控，在檔案出庫前進行嚴格的檢查，嚴格執行檔案出入庫登記制度，做好相關的登記工作，在檔案掃描過程中加強監控，可通過安裝監控攝像頭實現實時監控，在掃描完畢后檔案入庫時進行認真清點，確保實體檔案完璧歸趙。

（二）注重存儲設備管理，保證數字化檔案信息不因存儲設備發生丟失或泄密

數字化檔案信息完全依靠現代化的電子存儲設備，因而具備電子存儲設備自身的缺陷，可能導致信息識別不出來等后果，因此在這方面要加強管理。要對檔案信息的存儲設備加強日常維護，做好備份工作，防止意外事故發生導致數據丟失，現在通常的做法是進行異地或異質進行存儲備份，這是一種實踐證明比較保險的做法。同時，對重要的檔案信息可采用數據加密、權限認證讀取技術等手段，防止數據明文泄密。對內部工作人員也要根據不同的工作環節設置相應的訪問權限，在終端機上加設密碼，防止數據非法訪問。對數字化檔案信息的管理系統要全程記錄工作流程，使每一環節都處于可控狀態，要杜絕有人冒用合法身份登錄系統，瀏覽、復制、下載或拷貝檔案數據，嚴格控制網外信息上傳和網內信息下載，造成檔案信息丟失。檔案數字化成果的查閱要建立載體查詢管理臺帳，做到一切有據可查，能追根溯源。

（三）完善信息系統，保證數字化檔案成果運用安全可靠

數字檔案信息的安全性管理是一個復雜且龐大的系統工程，一方面需要建立健全相關的規章制度，另一方面需要采用現代的科學技術，共同構建可靠、完善的檔案管理安全保障體系。

數字檔案信息的安全性管理需要完備的制度保障來保證，要認真研究數字化檔案的特點、性能，制定出適合檔案部門信息管理的規章或制度，制度要涵蓋日常管理的各個環節和方面，從而對內部工作人員與外部用戶進行約束，使信息得到系統的管理，保證檔案信息的安全與可靠。

現代科學技術的運用，在數字檔案管理安全保障建設中發揮著重要的作用。不僅要重視技術的安全使用，還要重視體系的安全，及時采用入侵及時檢測、防病毒以及防火墻等技術手段，保證數字檔案信息處于真正的安全保障環境當中。

結束語

綜上所述，數字化檔案管理的安全性是非常重要的課題。只有提高對安全性的認識，建立科學合理的管理模式，提升從業人員職業素養與業務素質，才能為推進檔案信息的數字化管理、安全性管理以及可靠性應用打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]徐彥，檔案管理安全性思考[M].大連：東北財經大學出版社，2014.

[2]吳廣平，檔案工作信息化管理[M].北京：北京大學出版社，2017.

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