現階段石油企業檔案數字化管理的相關思路論述

徐慧

摘要：在全球信息技術不斷發展及檔案數字化建設工作的進一步深化的時代背景下，石油企業檔案管理工作即迎來了新機遇，也迎來了新挑戰。基于此，本文將從石油企業數檔案數字化管理意義入手，分析檔案數字化管理對于石油企業迎接新的時代課題的必然性，并在此基礎上談幾點開展石油企業檔案數字化管理的新思路。

關鍵詞：石油企業;檔案數字化;管理思路

一、石油企業數檔案數字化管理意義分析

隨著全球經濟的不斷發展，石油等能源需求不斷擴大，我國也面臨著石油供不應求的現實局面，且石油企業內部一些管理問題逐漸凸顯。而檔案管理作為石油企業有形資產的憑證，是對其商標權等無形資產的有力證明，但是面對工作量巨大的檔案管理工作，為提高檔案管理的工作和效率，需要加快企業自身檔案管理數字化。利用檔案，規范石油企業生產經營，并實現維護自身合法權益及職工應得利益。石油企業在充分認識到檔案管理數字化管理重要性基礎上，積極探索行之有效數字化管理方式，進而不斷提升檔案管理工作效率，并最大限度發揮檔案對石油企業不斷發展的應有價值。

二、石油企業檔案數字化管理的必然性分析

石油企業作為能源保證環節中的重要一環，通過加強檔案數字化管理，利于更好維護自身的利益。檔案數字化管理主要體現為以下幾個方面：一是，保護檔案的現實需求。檔案能真實反映石油公司發展狀況，但受到檔案材料特質、保管條件等方面影響，有些檔案出現紙張變黃、紙張破損等現象。二是，檔案保管載體的轉變。受到計算機網絡影響，檔案信息實體發生了巨大變化，如數字信息記錄載體，而不同載體的保管方式及要求也不盡相同。而電子檔案可以最大限度不受紙質載體影響，提高數字記錄信息可讀性。三是，檔案量增加，保存場所緊張。實施檔案數字實現以數字信息形式記載檔案，不僅利于查閱，還能有效解決保存場所緊張的現實問題。四是，檔案信息化建設符合時代大勢。檔案信息化管理將利于拉近檔案和用戶的距離，實現檔案資源共享。

三、石油企業檔案數字化管理的幾點思考

（一）制定完善的檔案數字化管理規劃

鑒于檔案數字化管理工作的復雜性，開展該項工作需要結合石油企業發展現狀開展檔案管理工作。對此，需要制定完善的檔案數字化管理規劃，統籌部署開展檔案管理工作。盤點館藏是實現石油企業檔案管理數字化統籌部署工作的第一步，這需要站在全局角度，部署安排數字化檔案管理工作。此外，還需進行檔案數字化定位，優先考慮“珍貴、重點、利用率高等方面檔案管理數字化。并對加快歷史檔案的搶救和保護工作，實現檔案保護和檔案科學有效利用奠定基礎。而這些工作的有效開展都需要在統一管理規劃下進行。

（二）加快檔案數字化管理體系建設

為進一步規范檔案數字化工作，在國家統一規范化以及標準化下開展檔案數字化工作。而這也將成為石油企業數字檔案信息不斷發展的基礎。通過加強石油企業檔案數字化來更好適應新時代檔案信息資源的共享。實現檔案資源共享共用，加快數字化管理體系建設具有十分現實的意義。

（三）確保檔案數字化管理安全性

確保檔案數字化管理安全是檔案工作開展過程重點開展的工作內容之一。常常出現因企業計算機安全網絡存在問題而引發病毒襲擊檔案系統等現實問題，造成大量電子數據受損，也需要各個處檔案室利用備份電子文件進行數據上傳，但是這不僅增加了檔案人員的工作量，還大大降低了檔案數字化管理的效率。為保證檔案數字化工作的安全，對此，需要做好檔案實體管理、信息管理以及數據管理等方面。強化對檔案全過程流動監控，確保其安全性;做好檔案內容的保密工作，重視檔案借閱數據匯總及管理，嚴防檔案內容泄密。為加強數據管理可以通過加強數據丟失、被盜、消除電磁輻射、病毒侵襲、硬件損壞等管理工作。圖一為數字化管理安全工作網絡。

（四）合理的資金投入

石油企業實現自身檔案數字化管理，需要大量先進的設備投入，如打印機、查詢機、掃描儀（圖二）等設備。電子檔案受到讀受機器影響，需要借助計算機技術來實現數據錄入等工作。但是計算機硬件、軟件更新速度快，并且硬盤以及光盤等使用壽命有限，無法永久性保存材料，對此定期需要對檔案信息進行復制或制作。基于此，需要一定資金支持來維護檔案數字化工作的開展，去解決一系列派生問題決。

結束語：

隨著信息技術的不斷發展，石油企業電子文件數量越來越多，內容越來越復雜。為更好應對知識更新速度，順應潮流、適應時代發展。對此，必須以全新的管理理念，在實踐工作中不斷創新管理模式和工作方法，完善檔案各項管理制度，形成與之相適應的檔案安全管理體系，以迎接檔案數字化管理大變革，進而促進石油的持續健康發展。

參考文獻：

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華東油氣分公司勘探開發研究院