加強“三化”建設 提升檔案管理科學化水平

摘要：檔案管理工作一直是我國的基礎工作，加強“三化”建設，有助于優(yōu)化檔案管理體系。本文主要介紹在檔案管理中開展“三化”建設的必要性，并提出轉變檔案管理意識、全面優(yōu)化制度環(huán)境、積極融合先進技術、完善檔案管理條例等措施，旨在提升檔案管理的科學化水平，提高檔案管理效率，保障檔案信息安全。

關鍵詞：“三化”建設;檔案管理;制度環(huán)境;先進技術

引言：以“三化”建設為前提，檔案管理工作可有效覆蓋日常信息常規(guī)采集、突發(fā)信息追蹤采集、歷史信息補充采集以及重要信息主動征集，借助信息化平臺實現(xiàn)歸檔一體化檔案管理，全面優(yōu)化歸檔流程，完成同步歸檔節(jié)點控制，通過數(shù)據(jù)加密保障信息安全，目前“三化”建設已成檔案管理部門的主要工作任務。

一、在檔案管理中開展“三化”建設的必要性

近年來，我國高度重視檔案管理工作，國家檔案局發(fā)布的《機關檔案管理規(guī)定》、《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》、《數(shù)字檔案管理系統(tǒng)測試辦法》等為相關單位在檔案管理中開展“三化”建設奠定了堅實基礎。隨著我國科學技術環(huán)境的逐步改善，檔案信息載體具有了多元化演變趨勢，為檔案管理工作增加了一定難度，在檔案管理中開展“三化”建設可有效規(guī)范檔案管理環(huán)境，充分突出信息化檔案管理工作的作用優(yōu)勢，全面降低檔案管理人員的工作壓力，提高檔案管理效率。同時，在信息技術的支持下，相關人員還能深入挖掘檔案資源的內在價值，充分體現(xiàn)檔案管理“三化”建設的深層次發(fā)展意義。公開資料顯示，2012年～2019年，我國檔案管理軟件行業(yè)市場規(guī)模分別為13.5億元、16.6億元、19.5元、24.3億元、32.0億元、40.7億元、47.0億元和52.5億元，由此可知，我國對檔案管理中“三化”建設的重視程度不斷提升，“三化”建設已具備堅實理論基礎和技術基礎。

二、檔案管理中的“三化”建設路徑

（一）轉變檔案管理意識

目前，檔案管理工作已具備多元主體協(xié)同治理特征，加強“三化”建設可切實提高相關單位的檔案管理水平，促進生產(chǎn)經(jīng)營工作標準化開展。在檔案管理的“三化”建設中，應積極轉變檔案管理意識，相關部門應充分認識到檔案“三化”建設的重要性，繼而組織各單位積極參與檔案管理技術交流會議，在會議上整合一段時間內在檔案管理工作中取得的階段性成就以及目前檔案管理工作中存在的問題，加強管理反思。在這一過程中，檔案管理交流會議能夠成為各單位積極交流檔案管理經(jīng)驗和“三化”發(fā)展經(jīng)驗的優(yōu)良平臺，政府部門應成為轉變各單位檔案管理意識的主體，通過開展“三化”建設試點，充分突出“三化”建設的優(yōu)勢，支持相關單位全面更新檔案管理意識，積極學習檔案管理的先進技術和手段，結合實際情況和檔案管理需求，完成檔案管理體系的針對性改進。值得一提的是，在檔案管理的“三化”建設中管理意識的轉變主要是從傳統(tǒng)的紙質、單一化檔案管理觀念向現(xiàn)代化、標準化和制度化管理觀念轉化，切實打破傳統(tǒng)管理觀念的框架限制，實現(xiàn)管理理念的更新[1]。

（二）全面優(yōu)化制度環(huán)境

基于我國對檔案管理工作提出的全新要求，可通過全面優(yōu)化制度環(huán)境，提高“三化”建設效果，以下對其進行介紹：

在創(chuàng)新檔案管理制度的過程中，應嚴格遵循與時俱進原則、完整性原則、標準化原則以及人本化服務原則，打破檔案統(tǒng)一管理的框架，保障檔案的平等性，建立電子檔案管理制度，提高檔案管理的信息化水平。另外，為全面改善檔案管理環(huán)境，各單位還應在開展檔案管理工作的過程中掌握檔案管理現(xiàn)狀以及現(xiàn)有制度環(huán)境，并以新公共服務理論為基礎，編制檔案管理人員行為手冊，對檔案管理人員的檔案管理行為進行有效規(guī)范。還可健全檔案管理制度體系，在原有制度體系的基礎上添加檔案管理人員績效評價制度、檔案管理人員教育培訓制度。其中，檔案管理人員績效評價制度可將檔案管理效果、效率與檔案管理人員的薪酬體系掛鉤，切實提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度，而檔案管理人員教育培訓制度則可支持檔案管理人員不斷學習先進的檔案管理技術，在工作中全面融合創(chuàng)新化發(fā)展思想，拓展工作視野，實現(xiàn)工作質量的提升。值得一提的是，在全面優(yōu)化制度環(huán)境的過程中，還應有效打造檔案管理監(jiān)督平臺，科學監(jiān)督檔案管理人員的工作行為，通過導出階段性的檔案管理數(shù)據(jù)，分析一段時間內取得的檔案管理成果以及工作中存在的缺失，對檔案管理系統(tǒng)進行針對性改進和優(yōu)化[2]。

（三）積極融合先進技術

我國在檔案信息化建設上起步較早，但發(fā)展緩慢，信息化建設起點較低，投入較少、發(fā)展不平衡，組織系統(tǒng)信息化建設雖然已取得長足進步，但仍舊滯后于發(fā)達國家。從這一角度出發(fā)，在檔案管理“三化”建設中，應積極融合先進技術，使得信息化檔案系統(tǒng)建設具備統(tǒng)一規(guī)劃和優(yōu)良的軟件、硬件環(huán)境。

在檔案管理“三化”建設中融合先進技術時應嚴格遵循系統(tǒng)性原則、規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則，有效利用信息化技術構建統(tǒng)一、完整的檔案信息云數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡以及檔案信息數(shù)據(jù)自動處理的智能管理系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)高效利用的內容應用體系，形成檔案材料數(shù)字化管理方式自動化、資源利用網(wǎng)絡化、理論研究專業(yè)化的檔案管理環(huán)境。另外，還應在積極融合先進技術的過程中基于各單位在檔案信息化管理中存在的檔案信息化標準不規(guī)范、資源投入不足、信息化經(jīng)驗不足、管理不到位等問題制定有針對性的信息化標準體系，整合資源，完善行政架構，制定檔案信息化建設的長期規(guī)劃，完善技術融合流程，配置安全防護軟、硬件，形成保密制度，建立檔案管理人員信息化培訓機制，強化在崗人員的培訓力度，加強檔案信息化人員的交流和鍛煉，爭取財政支持，加大對先進技術引進和應用的支持力度，配備必要的軟、硬件設備，推進“三化”工作持續(xù)開展。

（四）完善檔案管理條例

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導思想和目標：到2020年實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進程，持續(xù)推進數(shù)字檔案建設，充分體現(xiàn)了我國對檔案管理工作的高度重視。在加強“三化”建設力度的過程中，應致力于完善檔案管理條例，以下對其進行介紹：

首先，沒有信息安全，就沒有國家安全，相關部門應針對檔案信息安全管理加強制度支持，建立和完善檔案的收集、整理和保管，利用、鑒定、銷毀等管理制度，采用可靠的安全防護技術和措施，保障檔案信息的真實、完整、可用。

其次，應致力于提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，出臺相關法律制度規(guī)范檔案管理的責任部門以及檔案管理的具體流程，支持相關單位構建完善的檔案管理體系和維護體系。

最后，應明確各單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的檔案資料的歸檔保存期限，設定檔案資料分類標準，充分優(yōu)化公民、企業(yè)、社會組織在檔案管理中的主體地位，有效平衡檔案管理主體權利和義務，鋪設順暢的民主參與和監(jiān)督管理的檔案管理通道，清除制度障礙。

結論：檔案信息中蘊含著豐富的社會價值、公益價值、人文價值和歷史價值，與我國現(xiàn)代化建設具有密不可分的關系，通過轉變檔案管理意識、全面優(yōu)化制度環(huán)境、積極融合先進技術、完善檔案管理條例可切實加強檔案管理中的“三化”建設力度，促進檔案管理科學化發(fā)展，滿足我國對檔案信息的實際應用需求。

參考文獻：

[1]杜小平.新時代檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].參花（下），2020（10）：49-50.

[2]曹丙貴，羅長文.試論紙質檔案與電子檔案的融合[J].蘭臺內外，2020（29）：7-9.

作者簡介：

朱作發(fā)（1990）男 漢 籍貫：天津 最高學歷：大學本科;目前職稱：研究方向：檔案。