社工服務機構檔案管理的建議

林建強

摘要：隨著我國社會工作的快速發展，民辦社工服務機構隊伍日漸壯大，由此形成的社工檔案數量也越來越多，但目前大多社工服務機構存在著檔案標準化程度較低、管理制度不健全、管理人才緊缺、管理方法滯后等問題，極大制約了社會工作的全面發展。本文分析了社工服務機構檔案管理的必要性，指出了其檔案管理方面存在的問題、提出了對策和建議，以期推動社會工作服務機構健康發展，加快社會工作職業化發展進程。

關鍵詞：社工服務機構;檔案管理;建議

《民政部關于進一步加快推進民辦社會工作服務機構發展的意見》（民發〔2014〕80號），提出了加快推進民辦社會工作服務機構發展的總體目標是：到2020年，在全國發展8萬家管理規范、服務專業、作用明顯、公信力強的民辦社會工作服務機構。社會工作服務機構在運行過程中，形成大量的檔案材料，如何做好檔案管理工作，作為機構規范化管理的一部分，社工檔案管理被提到了重要的議事日程。

一、社工服務機構檔案管理的必要性

社工服機構檔案材料大致包括三方面的內容：一是機構管理文件，包括：機構發展規劃、行政會議記錄、人事檔案以及在社會工作研究方面的成果等材料;二是項目檔案，包括：項目計劃書、項目協議、項目進度報告、各階段評估報告及財務憑證等;三是機構各領域服務檔案，包括需求評估報告、會議資料、訪談資料、個案記錄、督導記錄及評估結案材料。社工服務機構檔案是社工機構決策的依據，是對以往工作查考的憑證，在社工服務機構中強化檔案管理工作具有重要的意義。

一是利于后續服務的開展。社會工作服務專業性強，服務活動或項目需根據工作計劃對服務群體進行追蹤服務，往往需要多次服務和較長周期才可以完成工作目標。收集整理與服務對象相關的檔案資料，有利于社工機構進行專業的分析和評估，更容易達到“助人自助”的社會工作目標。

二是促進專業水平的提升。社工服務檔案記錄了服務對象面臨的問題、可鏈接的資源、獲得的服務與改變、服務的方法和過程以及取得的成效。 善于發現和挖掘他們的優點，運用服務對象的優點和自身資源幫助他們解決問題，積極推動服務開展;另一方面，機構和社工可以從服務案例中提煉工作經驗、總結既往教訓、提升服務水平。

三是推動服務成果的分享。社工機構對服務檔案進行技術處理后在一定范圍內分享，針對亟待解決的問題，可以從社工督導及其他機構和專業院校獲得意見與建議;可以將已經存檔的資料作為教材，傳授給新入職的社工，傳授社會工作經驗、方法和技巧，豐富自身的教育資源，達到提升機構工作人員專業水平，最終提高服務效能和工作質量的目的。

四是維護各方利益的保障。社工服務機構檔案是社工服務過程中形成的真實記錄。當社工、機構與服務對象之間出現倫理糾紛、價值沖突等問題時，機構及相關部門可以查閱檔案，調取社工在服務過程中所運用的專業知識與方法、服務過程的記錄，作為裁決的依據，以保持中立，達到維護服務對象、社工和機構三方面利益的目的。

二、社工服務機構檔案管理存在的問題

（一）檔案管理標準化程度低，質量難以保證

截至目前，社會工作主管部門、行業組織尚未出臺相關的檔案管理辦法，沒有統一的社會工作檔案專業標準， 檔案管理存在較大的隨意性，多以社工機構自行制定的檔案管理辦法為依據來管理檔案;采取工作人員兼職管理檔案、項目組或社工自行管理檔案等方法，檔案管理的水平良莠不齊，阻礙了社會工作服務機構現代化發展進程。

（二）檔案管理制度不健全，存在風險隱患

由于缺乏相應的管理制度，使社工服務機構檔案工作長期處于松散管理、自由發展狀態，檔案歸檔率不高;在實施項目的過程中，形成的大量檔案不能及時歸檔，檔案材料存在遺失風險，對項目的執行進度、項目的公信力及后期評估造成極大不良影響，不利于機構的健康發展。

（三）檔案管理人才欠缺，專業意識不強

現階段，社工服務機構檔案管理人員，大多沒有經過檔案專業知識培訓，檔案管理經驗不足，在社工檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等方面，缺乏相應的方法和技能，極大制約了社會工作檔案管理工作的規范發展。檔案管理人員專業意識不強，對社會工作檔案的重視程度不夠，不能做到及時歸檔、認真立檔、嚴格管檔。以個案服務檔案為例，往往只重視案主基本情況的搜集，而忽略了結案后后續跟進情況的補充，缺乏檔案動態管理理念，造成檔案資料不健全、利用價值不高，使社會工作檔案不能發揮出其最大的服務效能。

（四）檔案管理方法滯后，現代化程度較低

管理方法滯后、硬件設施不完備是當前社工機構檔案管理工作中普遍存在的問題。在檔案的整理、保管、檢索等過程中，仍然采用傳統的手工操作方法，檔案管理現代化程度較低。

檔案資源信息化、信息服務網絡化、管理手段現代化是檔案管理工作的大勢所趨。就目前而言，多數社工機構采取只保存紙質檔案的管理方法，而將紙質檔案生成電子檔案，實現現代化管理的少之又少，檔案資料遺失的風險較大，存在檔案利用率不高、發揮作用不顯著等問題。

三、社工服務機構檔案管理的對策和建議

（一）盡快出臺社工檔案管理辦法

社工服務機構的主管部門、登記機關及行業組織應在充分調研的基礎上，總結其他行業、領域檔案管理方面的經驗，征求檔案管理主管機關的意見，盡快出臺社工服務機構檔案管理辦法，明確建檔歸檔、檔案保密、借閱使用、移交銷毀等方面的規定，為社工服務機構加強檔案管理工作提供有益的指導。

（二）建立健全社工檔案管理制度

在社工服務機構檔案管理相關辦法尚未出臺前，各社工服務機構應參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》，本著便捷實用、科學規范的原則，健全檔案管理制度，主要包括檔案的收集、整理、保管、保密、利用、銷毀等相關制度，明確檔案管理崗位職責，以此作為規范本機構檔案管理工作的準則和指南。

（三）加大社工檔案人才培養力度

目前，社工服務機構的工作著力點主要集中在申請社工項目、運行社工項目、擴大項目影響力等方面，卻往往忽視了檔案管理人才的培養。相關部門應采取以學代訓、集中輪訓、內部交流、觀摩提高等方式，加大專職、兼職檔案管理人才的培養力度，全面提升檔案管理水平，為科學決策、項目交流、維護權益、改進工作奠定堅實基礎。

（四）加快社工檔案現代化管理進程

社工服務機構應配備相應設施、設備，安排專業人員管理社會工作檔案，實行紙質檔案和電子檔案的分別保管，提高檔案利用效率，維護社工服務機構檔案的完整與安全。要提高社工服務機構檔案管理人員掌握和運用現代化技術管理檔案的能力，通過檔案信息化管理使檔案檢索和利用更為便捷，為實現社會工作檔案信息資源共享提供平臺;相關部門要制定社工檔案標準化管理標準，利用現代化的管理手段，要加強社工服務機構電子檔案與數字檔案管理系統的無縫對接，積極探索社工服務機構檔案管理新途徑，為社會工作服務檔案的共享和利用打好基礎。

總之，社工服務機構的檔案管理工作只有堅持與時俱進、創新發展，才能更好地適應新形勢下社會工作發展的目標任務，進而提高服務對象社會功能、解決社會問題，推動我國社會工作職業化、專業化發展進程。

參考文獻：

[1]翟進，張曙.個案社會工作[M].社會科學文獻出版社.2001.6。

[2]王秀美.知識經濟時代檔案信息人才需求論 [ J] .海南檔案，1999.3.

[3]李鷹.試論新世紀的檔案利用工作 [ J] .南京大學學報，2005.5