試論檔案管理工作的現代化與科學性

董佰玲

摘要：現代化首先是一個歷史的慨念。自從人類發明了蒸汽機，人類社會就進入了不同時代的現代化進程，隨著科學技術的不斷發展和新技術的不斷運用，現代化的水平也不斷提高。檔案工作的現代化也是在我國科學技術迅速發展、社會整體現代化進程日益加快的形式下展開的。

關鍵詞：檔案管理;現代化;科學性

檔案工作現代化不僅涉及新的技術裝備、新的技術手段的運用，而且涉及檔案事業管理思想、管理方法的現代化問題，涉及檔案干部隊伍素質的現代化以及檔案工作的標準化等諸多問題。可以說，檔案工作的現代化關系到整個檔案工作的方方面面，基本內容包括以下幾個方面：

一、檔案工作管理技術手段的現代化

計算機軟件技術、機器系統正在不斷完善，微型計算機日益普遍，計算機的應用普及到人類社會生活的每一個領域。檔案工作技術現代化的核心和關鍵是檔案管理中計算機技術的普遍運用。這是因為計算機能應用于檔案管理工作的各個方面，能帶動其他新技術的應用和發展，并能控制各種現代設備的使用，促進檔案管理工作的全面發展。

電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數據，能夠進行邏輯推理判斷，因而在檔案管理中有著廣泛的用途和明顯效果。它可以大大提高檔案管理工作存儲、處理、控制檔案情息的能力。并由此推動檔案工作的全面改革和發展。

光盤技術是運用激光方法進行讀/寫的信息處理技術。光盤存貯的程序近似于磁盤。將檔案文件置于光電腦掃描系統內進行掃描，文字和圖形信息被轉換成二進制數據輸入光盤存貯器，并用其控制激光束的發射，使其在極短促的時間內發比極細的激光束，在特制的高速旋轉的光般表面，燒蝕出反映信息數據的小坑。讀寫過程因記錄介質不同而有所區別，有的介質被燒蝕為凹坑，打的形成凸起，有的介質則產生晶相變化或磁力場變化。這樣就形成了記載檔案信息的光盤。信息輸出時仍需通過弱細的激光束照射高速運轉的光盤，經過處理的光盤由于燒蝕位置與未被燒蝕位置對激光的反射不同，反射光信號經過光電處理，就可在顯示器上顯示出原始檔案文件的圖像。

二、現代管理思想是現代化管理行為的基礎

現代管理科學是以管理實踐為基礎，吸收了諸多學科的優秀成果和現代科學技術的原則方法法建立起來的—門綜合性學科。現代管理理論對管理行為的現代化具有直接的指導作用。檔案工作的現代化必須以現代化的管理思想為依據，才能加快其進程。

檔案管理現代化不僅是檔案管理手段方式上的一場革命，更是管理思想上的一次飛躍。必須從我國檔案工作的具體情況出發，克服思想上存在的落后觀念和管理中存在的缺陷，代之以現代管理的理論和思想，以此促進檔案工作現代化的發展。從我國檔案工作現代化的實踐看，首先應在現代化思想的指導下，在制訂了比較科學、周密的計劃和方案的基礎上，再來實施具體的現代化措施和步驟，才能收到較好的效果。在一個檔案機構中運用計算機檔案管理系統，必須經過反復論證、全面考慮、綜合平衡，才能最后確定;是采用縮微攝影系統還是光盤系統作為檔案存儲現代化的手段，也不僅是一個技術問題，更是一個綜合管理的問題，其結果仍然取決于管理思想現代化的水平。

三、檔案組織管理方法科學化

（一）檔案組織管理方法

檔案組織管理主要是指檔案事業管理，包括對檔案行政機構、檔案業務機構的管理。從檔案工作的實際情況出發，基本的組織管理方法是行政管理的方法。

行政管理的方法。各級檔案行政管理機構通過運用有關行政法規、制度、計劃、協調、監督等于段進行管理。行政管理的方法是達到檔案組織目標的主要方法。

經濟方法。檔案組織管理應注重經濟效益，善于運用經濟學的方法，研究檔案工作投入產出問題，在有效的人力、物力范圍內獲得較大的社會效益與經濟效益。

系統管理方法。檔案組織從整體上看是國家社會組織系統的一個組成部分，自身又構成了一個完整的組織管理系統，運用系統方法應采取綜合前饋信息管理與后饋信息管理相結合。

預測方法。其基本步驟包括確定預測對象、收集有關資料、預測分析、建立模型、確定預測結果，主要采用定量與定性相結合的方法。

行為科學方法。檔案組織管理的效果在很大程度上取決于對人的管理。行為科學在國外又被稱為組織行為學、組織與人事學、人力資源管理學等。主要研究人的行為產生的原因及影響行為的因素，探索行為規律，提高控制能力，更好地達到組織目標。

檔案組織管理是一項十分復雜的工作，可以運用的方法應是綜合性、多樣化的。除了上述方法外，法律的方法也是基本的方法。

（二）檔案組織管理方法的科學化運用

不管采用什么方法、運用何種手段對檔案組織進行科學管理，都要從我國和當地檔案工作的實際出發，綜合分折各種因素，具體情況具體分析，不能生搬硬套，并要考慮到下列要求：不同管理方法應相互協調、互相補充;不同方法的使用要力求準確、客觀;要考慮其適用性，不同管理環節應采用相應的方法;要有—定的靈活性;要注意經濟性，盡量選擇簡便易行、投入較少的方法;要特別重視管理方法的可操作性，即這些方法是可以投入實際運用的，而不單純是理論的、空洞的。

當然了，在這里所說的科學性與現代化必須是與時俱進的，更要必須與當地的實際相結合，用現有的科技，實現檔案管理和檔案工作的現代化，這些都與我們所有檔案工作者的素質與工作熱情是分不開的。

現在我國常見的管理包括：經驗管理，以個人或別人成功的經驗和教圳為依據進行管理;行政管理，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據進行管理;科學管理，以管理科學理論為指導，采用現代科學方法和手段進行管理。這些管理有著內在聯系，經驗管理、行政管理過程中應加強科學管理方法的運用。

檔案工作從本質上看是一對管理工作。不僅要管理檔案，也要管理檔案機構。管理檔案人員只有運用科學的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標。

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