檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)企業(yè)發(fā)展問題研究

李鄭實

摘要：進入新時代，信息技術(shù)的快速發(fā)展引發(fā)了大數(shù)據(jù)的迅猛增長，大數(shù)據(jù)已成為國家一種重要的戰(zhàn)略性資源。檔案作為我國重要信息資源的一部分，同樣需要更好地開發(fā)、利用。在當前先進信息技術(shù)加速發(fā)展的大背景下，要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，大力推動企業(yè)檔案資源開發(fā)，使檔案資源更好地發(fā)揮支持企業(yè)決策、管控、創(chuàng)新、提升的作用，助推企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;大數(shù)據(jù);企業(yè)發(fā)展;研究

一、檔案數(shù)據(jù)資源對企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略意義

目前，我們所處的時代，是一個大規(guī)模產(chǎn)生、分享和應(yīng)用數(shù)據(jù)的時代。信息掌握的多寡成為企業(yè)競爭力的重要標志。管理好、利用好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源，對于提升工作效率和質(zhì)量、促進企業(yè)改革發(fā)展具有十分重要的戰(zhàn)略意義。

（一）檔案數(shù)據(jù)資源是企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的動力引擎

轉(zhuǎn)型升級是一個企業(yè)邁向更具獲利能力的資本和技術(shù)密集型經(jīng)濟領(lǐng)域的過程。企業(yè)升級不僅包括產(chǎn)品升級、功能升級、質(zhì)量升級、過程升級，還包括產(chǎn)業(yè)鏈、價值鏈的升級。結(jié)合企業(yè)實際，用創(chuàng)新的方式來解決影響企業(yè)轉(zhuǎn)型升級中的主要矛盾，做強、做優(yōu)、做大企業(yè)。很多企業(yè)在發(fā)展的過程中，積累了大量檔案資源數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包含企業(yè)發(fā)展歷程、競爭態(tài)勢、市場分布、發(fā)展趨勢、人力資源、科技研發(fā)、管理信息、客戶資源等，所有這些，對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有不可替代的作用。通過充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對海量的檔案數(shù)據(jù)資源的廣泛搜集、深度挖掘、歸納分析和開發(fā)利用，對于企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略、重構(gòu)商業(yè)模式、優(yōu)化生產(chǎn)流程、完善產(chǎn)品設(shè)計、把握競爭優(yōu)勢、搶占市場先機、實現(xiàn)精細管理等提供基礎(chǔ)支撐，助力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級具有重要的戰(zhàn)略意義。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源是企業(yè)精益管控的重要支撐

企業(yè)管控模式是指企業(yè)為實現(xiàn)其經(jīng)營目標而組織資源、開展經(jīng)營生產(chǎn)活動的基本框架和方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益普及，將極大地改變社會生產(chǎn)方式，傳統(tǒng)的的企業(yè)生產(chǎn)模式、管理模式面臨諸多挑戰(zhàn)。以更加民主、更加扁平、更加靈活、更加高效、更加前瞻為特點的管理模式日益為現(xiàn)代企業(yè)所青睞。通過對檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)，對于企業(yè)管控模式的重塑有著非常重要的影響。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案管理實踐的發(fā)展，企業(yè)檔案的概念已從傳統(tǒng)的公函文件、文書音像資料等，已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、圖像、音 頻、視頻等不同形式的歷史信息記錄。因此，有效開發(fā)利用檔案數(shù)據(jù)資源將對企業(yè)決策、運營管控、市場競爭、效益效率、文化傳承、轉(zhuǎn)型升級、可持續(xù)發(fā)展等都起到至關(guān)重要的作用。

（三）檔案資源數(shù)據(jù)是企業(yè)文化建設(shè)的重要載體和依據(jù)

檔案資源數(shù)據(jù)伴隨著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動而形成，詳細記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，真實再現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的方方面面。這些檔案資源數(shù)據(jù)是企業(yè)文化建設(shè)的載體和依據(jù)，對企業(yè)文化建設(shè)具有重要的借鑒和參考作用。通過這些數(shù)據(jù)，可以全面掌握企業(yè)歷史和現(xiàn)狀各方面的情況，從中總結(jié)出本企業(yè)特點及歷史發(fā)展規(guī)律，把歷史傳統(tǒng)中的積極因素加以提煉升華，使企業(yè)文化得到不斷發(fā)展。通過對企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，編寫企業(yè)發(fā)展史、企業(yè)大事記等，進行文藝創(chuàng)作，不斷完善企業(yè)規(guī)章制度、崗位職責(zé)，幫助員工熟悉了解企業(yè)發(fā)展的歷史，豐富員工的文化生活，增強使命感和自豪感，規(guī)范、引導(dǎo)員工的行為，提高員工的文明程度，促使廣大職工依法管理和經(jīng)營，不斷提高企業(yè)管理水平，促進企業(yè)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)存在的問題

（一）檔案數(shù)據(jù)資源意識還較為淡薄

一是思想認識模糊。部分企業(yè)沒有把檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用放到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略高度加以認識，存在“重歸檔，輕利用”的模糊認識。二是實際重視不夠。少數(shù)企業(yè)沒有認識到檔案數(shù)據(jù)資源在信息化時代的實用價值，認為檔案工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的事情。三是缺乏主觀能動性。重形式輕內(nèi)容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應(yīng)付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責(zé)、對企業(yè)負責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源管理較為落后

一是管理方式陳舊。當前企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源管理以手工管理為主，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。基層企業(yè)辦公經(jīng)費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

（三）檔案數(shù)據(jù)資源管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案數(shù)據(jù)資源門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源數(shù)據(jù)個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

三、有效開發(fā)檔案數(shù)據(jù)資源，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的對策建議

檔案數(shù)據(jù)覆蓋了企業(yè)經(jīng)營活動的所有內(nèi)容，是最基本、最全面的信息資源。對檔案數(shù)據(jù)資源海量數(shù)據(jù)進行分類、分析，使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑸槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供多角度、全方位、有價值的服務(wù)，才能使檔案資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。

（一）要以數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用為核心推動檔案管理轉(zhuǎn)型

一是由傳統(tǒng)管理向信息管理轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展要求，檔案管理信息化已成為時代必然。檔案信息化管理，要通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。二是由封閉向開放轉(zhuǎn)型。大數(shù)據(jù)時代，檔案工作要根植于企業(yè)發(fā)展、服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，才能有廣闊的發(fā)展空間，走向真正意義上的現(xiàn)代化。三是由保管向服務(wù)轉(zhuǎn)型。從被動保管到主動服務(wù)，從檔案保管到信息數(shù)據(jù)資源利用，是檔案工作實現(xiàn)轉(zhuǎn)型的必由之路。檔案部門要增強主動性，提高檔案信息化管理水平，盡快完成由保管到服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

（二）要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用工作創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時代的到來，使數(shù)據(jù)成了重要的生產(chǎn)因素。企業(yè)檔案作為企業(yè)生存發(fā)展的客觀記錄，是企業(yè)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，具有不可估量的時代價值。在企業(yè)科技化、信息化、現(xiàn)代化的道路上，如何整理、篩選檔案的大數(shù)據(jù)，使其進一步發(fā)揮數(shù)據(jù)基石的作用，延伸企業(yè)發(fā)展空間、拓展企業(yè)發(fā)展方向，對于企業(yè)尤為重要。以信息化為手段，不斷提升檔案管理水平。提升檔案管理信息化水平，建立有效的文件檔案管理信息系統(tǒng)是前提。為此要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案管理工作的需要;其次，依據(jù)文件處理流程，進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。同時，要加快構(gòu)建具備檔案資源數(shù)字化、信息釆集標準化、信息存儲安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等特點的立體式企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)。

（三）要以大數(shù)據(jù)為統(tǒng)領(lǐng)，推動檔案數(shù)據(jù)資源深度挖掘利用

檔案工作的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)要向檔案資源的深度挖掘、綜合分析方向轉(zhuǎn)移。只有不斷提升企業(yè)檔案資源深度挖掘與綜合分析能力，才能更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局。要積極運用計算機技術(shù)、縮微復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代先進技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息的存貯、管理和利用提供新的設(shè)備和手段。總之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要通過對檔案資源的深度挖掘、綜合分析，真正使檔案資源成為企業(yè)最珍貴的資源、最寶貴的財富，成為推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的不竭動力和源泉。