芻議高校檔案管理的問題及對策

沈衛(wèi)民 德魯然

摘要：高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要工作之一，再加上高校檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點(diǎn)，使得檔案管理工作更加錯綜復(fù)雜。所以，我們在管理上就更需要講究方式方法，明確現(xiàn)狀，立足實際，探索出更多更有效的策略，來努力提高高校檔案管理工作的質(zhì)量，以促進(jìn)其實現(xiàn)價值最大化。為此，本人理論聯(lián)系實際，結(jié)合自身多年來的工作經(jīng)驗，簡單闡述了高校檔案管理的現(xiàn)狀，分析了其中存在的問題，在此基礎(chǔ)上給出了幾點(diǎn)優(yōu)化建議。希望能夠起到拋磚引玉的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;現(xiàn)狀分析;問題探究;優(yōu)化策略

現(xiàn)如今，隨著社會的轉(zhuǎn)型，使得我國高等教育被提升到“科教興國”的戰(zhàn)略地位，在國家和社會各界的大力關(guān)注和支持下，其體制改革不斷深化，各項建設(shè)快速發(fā)展。隨之，高校檔案越來越呈現(xiàn)出數(shù)量急劇增長，內(nèi)容日漸豐富，類型漸趨復(fù)雜的狀況，這就給高校檔案管理工作提出了新的要求。為此，我們需要立足實際，在既有相關(guān)研究的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，解決問題，提出有效的優(yōu)化策略。

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀

高校檔案是伴隨著高校產(chǎn)生而逐漸積累形成的，高校檔案也有悠久的歷史。高校檔案建設(shè)真正走上正軌是在新中國成立以后。隨著時代的發(fā)展，高校的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理的重要性日漸提出，檔案管理的方法和模式也日漸規(guī)范和成熟。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，目前我國高校檔案工作形成了由國務(wù)院教育行政部門和地方教育行政部門主管、國家檔案行政部門和地方檔案行政部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的體制。現(xiàn)如今，在政府相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，高校檔案管理人員的共同努力和研究下，檔案管理工作逐漸成熟，取得了一定的成績，為人事任命和安排，教育教學(xué)工作的展開，學(xué)校的發(fā)展，社會效益的獲得提供了有效的力量。

二、高校檔案管理的問題

由上述對高校檔案管理工作現(xiàn)狀的分析可知，現(xiàn)如今，高校的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成績，但與理想效果相比還是存在一些問題和不足，概括來講，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）意識淡薄，重視程度不高

通過相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，一些高校的領(lǐng)導(dǎo)將更多的時間和精力放在了學(xué)校的成績和發(fā)展上，對檔案管理的重視程度并不高，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計、機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置方面，還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善、人員的培訓(xùn)方面，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。在此背景下，檔案管理效果可想而知。

（二）方式落后，檔案管理低效

據(jù)調(diào)查，現(xiàn)階段很多高校的檔案管理方式還是比較滯后，如檔案管理在簡單入庫之后，比較注重保藏而忽視其應(yīng)用價值，缺少開放性，教學(xué)檔案被誤認(rèn)為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強(qiáng)，這樣就嚴(yán)重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)，檔案的價值得不到有效的發(fā)揮……諸如此類的問題還比較多，如果改革現(xiàn)有的管理方式，顯得尤為迫切。

（三）制度滯后，缺乏專業(yè)人員

很多高校檔案管理工作雖然有相應(yīng)的制度規(guī)范，但形式化、模式化顯著，發(fā)揮不了管理制度應(yīng)有的引導(dǎo)、監(jiān)督、管控的效果，很多管理人員也是身兼數(shù)職，一些人員并不是科班出身，管理人員的水平參差不齊，這樣一來，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和有效性。

三、提高高校檔案管理質(zhì)量的對策

上述問題的存在在不同程度上影響了高校的發(fā)展，為此，本人給出了以下幾點(diǎn)優(yōu)化對策。

（一）強(qiáng)化意識，構(gòu)建專業(yè)化管理隊伍

意識是新行動的先導(dǎo)，高素質(zhì)的管理團(tuán)隊是高校檔案管理工作得以展開的前提和基礎(chǔ)。因此，為有效解決上述問題，提高檔案管理的質(zhì)量，首先就需要做好這兩項基本工作。對此，我認(rèn)為需要從以下幾方面著手：第一，高校檔案管理人員自身要意識到自身工作的獨(dú)特性和神圣性，意識到自身肩上的責(zé)任和使命，從心底里重視自己的工作，并且能夠樹立重視學(xué)習(xí)的理念，不斷的豐富自己的專業(yè)知識體系，以應(yīng)對現(xiàn)代檔案管理工作給自己提出的各種挑戰(zhàn);第二，學(xué)校要堅持“請進(jìn)來，走出去”的基本原則，鼓勵檔案管理人員走出去，去學(xué)習(xí)，去聽講座，去拓展視野，汲取更多的專業(yè)知識。與此同時，要請進(jìn)更多專業(yè)知識豐富，管理能力強(qiáng)的檔案管理人員，對學(xué)校既有的工作人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo);第三，要加強(qiáng)與檔案管理人員溝通交流的程度，明確他們的工作現(xiàn)狀，遇到的問題，存在的困難，盡可能的解決后顧之憂，增加其歸屬感，以確保其有更多的時間和精力去好好工作，好好管理，提高質(zhì)量。

（二）完善制度，提高檔案管理規(guī)范性

完善的制度規(guī)范是提高檔案管理工作的根本保障。具體來說，我認(rèn)為需要從以下幾方面著手：第一，制度規(guī)范的建立要全面，要根據(jù)高校檔案管理內(nèi)容的不同，制定不同的檔案管理規(guī)范;第二，制度不僅要包括檔案管理的流程和項目，還需要關(guān)系到管理人員的切身利益，以有效避免人為因素出現(xiàn)的各種失誤和錯誤;第三，制度要處于不斷優(yōu)化、完善和更新的動態(tài)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，以最大程度的提高制度規(guī)范的適用性和實用性。

（三）優(yōu)化模式，加強(qiáng)信息化建設(shè)程度

當(dāng)今時代是信息化的新時代，信息技術(shù)和資源已經(jīng)廣泛的融入到了各行各業(yè)，所以，對于高校檔案管理工作來說，當(dāng)然也需要改變滯后的人員管理的檔案管理方式，一來減輕工作人員的壓力，二來提高管理的效率。具體來說，需要從以下幾方面著手：第一，要引進(jìn)適當(dāng)?shù)臋n案管理技術(shù)、軟件和平臺;第二，要加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)力度，提高他們的信息技術(shù)操作能力;第三，要提高信息化檔案管理的安全性。

總的來說，高校檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮著不可小覷的重要作用，我們從業(yè)者必須加以重視。現(xiàn)如今，由于多種因素的影響和限制，高校檔案管理中仍舊存在意識淡薄，重視程度不高;方式落后，檔案管理低效;制度滯后，缺乏專業(yè)人員等問題，嚴(yán)重影響了高校檔案管理的效果和質(zhì)量。而本文給出的強(qiáng)化意識，構(gòu)建專業(yè)化管理隊伍;完善制度，提高檔案管理規(guī)范性;優(yōu)化模式，加強(qiáng)信息化建設(shè)程度三個策略是個人認(rèn)為比較有效、實用、可行的三個策略，當(dāng)然，不夠完善和具體，在日后展開檔案管理工作的過程中，還會繼續(xù)研究、探討、分析此問題，繼續(xù)為更優(yōu)質(zhì)檔案管理效果的獲得貢獻(xiàn)一己之力。

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作者簡介：

沈衛(wèi)民，1964年9月，黑龍江黑河人，研究方向：高校檔案管理。

德魯然，1973年6月，黑龍江黑河人，研究方向：高校檔案管理。