淺談多媒體會議系統建設

摘要：現代信息技術的發展，為多媒體會議系統（以下簡稱系統）帶來了新的變革，會議類型和功能變得更加多元、更加智能、更加便捷。如何建成先進的會議系統，除要理解系統建設目標，熟悉系統設備，更需要在設計、項目實施階段做好組織計劃。本文結合自身經驗就當前多媒體會議系統建設的特點進行了闡述。

關鍵詞：多媒體;系統;子系統;建設目標;項目管理

一、建設背景

近年來，伴隨信息技術的不斷發展，系統也隨之產生了一些變革，從早期的模擬數字化，逐漸轉變成當下的網絡化、智能化、集成化;從單一的以收聽收看和匯報為主的場所，變化為具有多功能的、跨地域性的、綜合性信息資源分享的交流交互平臺。技術的變革更新促使系統對各行各業的輔助作用愈加凸顯，更好滿足了現代化會議辦公需求，并得以廣泛應用。

二、建設原則

結合本人參與建設和改造的多媒體會議系統所獲得的心得、經驗，可歸納總結為以下兩點建設原則：

（一）先進性原則

同等投資條件下，新建和改造后的系統必須體現出先進性，能夠代表當下先進的行業發展水平。早年間建成運營的系統相對孤立，各子系統間集成度不高，操作程序繁瑣，一個會議室可能需要多人配合才能完成開會的準備工作。而目前主流的系統集成度高，不僅各子系統間能互聯互通，集約控制，還能將會場的燈光、窗簾、空調等環境進行遠程集中管控。技術的高速發展，給系統帶來了更多的可行性，多會議室之間既可實現獨立控制，也可實現分布式節點控制。以會議室為單位獨立組網，各個子系統之間（如音頻系統、視頻監控系統、視頻會議系統、投票系統以及會議室窗簾、燈光、空調等環境系統）通過中控系統集中控制，實現便捷，智能化的操作。

（二）實用性原則

先進的功能須以最大程度滿足用戶實際工作需要為前提，要求操作方便、維護簡單、管理簡便。當下流行的系統建設模式為分布式控制管理，它統一組網，實用性強。可實現所有會場互通，既可進行共享與傳輸，把主會場的信息分享到其他會場，也可獨立運行。還能通過定制系統軟件，實現會議室網絡化預約，實時監測到各個會議室的使用情況、空余情況，管理上更加集約化、可視化、智能化。同時，充分考慮未來拓展升級可能，預留足夠空間與接口。

三、建設依據

系統建設首先要滿足相關法律法規以及國家、部、省標準、規范，再通過用戶需求和預算并結合用戶單位有關文件精神來擬定。

各子系統均要符合相關國家技術標準和規范。如音頻擴聲子系統主要參照《中華人民共和國國家標準 廳堂擴聲系統設計規范》（GB 50371-2006），網絡子系統建設則要嚴格遵照《網絡安全法》及其關聯的各網絡技術標準規范等。在系統建設過程中逐一根據標準規范來進行選擇和搭配，各項標準的制定均有其成熟的應用價值，絕不僅僅是紙上空談。

四、建設過程

（一）建設規劃設計階段

系統建設規劃設計，是基于用戶單位信息化建設的現狀和多媒體會議系統的實際需求來進行的。在明確客戶需求的基礎上，結合國內外最新發展趨勢，國內先進的智能化多媒體會議系統建設的特點確定建設目標，規劃建設框架，系統地、全面地指導系統建設。它經過可行性研究、方案初步設計、系統產品初步選型等。

（二）基本功能需求分析

根據用戶單位實際需求，精準剖析系統建設的基本功能。包括不限于大屏顯示、視頻會議、集中控制等子系統。對每個子系統的功能需求進行獨立分析，一并考慮與其他子系統的關系。如視頻會議子系統不僅需考慮供配電、照明等電氣工程;空調、新風等空調排風工程;滅火、報警等消防工程;會議室桌椅布局擺放、會議發言，會議擴聲等會議室功能。還要考慮機房控制室的設計，包括機柜布局、設備擺放、線纜走向，通風溫濕度等環節。

系統操控方便程度也是一項重要指標。如大屏顯示系統的設計，要充分考慮現有環境、現有需求，結合現有技術，搭建一套視頻還原度、清晰度俱佳，同時功能性齊全的系統。在操作界面使用戶單位進行信號源處理、切換、顯示布局簡便易懂、易操作。

（三）實用性需求分析

當下主流的系統建設，在享用最新技術產品成果帶來各種便利應用的基礎上，也須高度重視其實用性。具體包括建設中所選用的產品要安全可靠，基本功能必不可少。如：視頻會議子系統的建設，便對網絡環境提出要求，須保證網絡的穩定，達到高帶寬、低延時、安全保密的要求，以保障視頻會議系統不間斷、高效、穩定運行。另一方面，系統建設要按照用戶業務的重要程度，規劃設計各子系統設備的冗余能力。如視頻子會議系統，要考慮有足夠的冗余能力，包括視頻處理能力，視頻備份能力等。

（四）維護性需求分析

由于系統建設中所涉及各子系統設備繁多，系統整體結構較為復雜，故建成運營后將存在繁重的會務管理任務。所以要在需求分析時充分考慮其可維護性，比如設備的集中化管理，設備的實時監測運行狀況，設備擺放位置，線纜走向的合理性及預留量等，以簡化管理人員的維護負擔。

（五）系統詳細設計

在歷經系統建設可行性研究和各項需求分析，同時用戶單位已確認其具體需求后，方可進入系統詳細設計階段。本階段將完成系統總體結構、各子系統結構的設計;確定擬選用的各類產品設備型號、參數、數量、位置布局;編寫設計文檔并繪制詳細圖紙，包括不限于拓撲圖、接線圖、設備清單。最后制定投資預算，形成詳細的工程量清單。

（六）系統實施階段

良好的項目管理是項目實施成功的重要保障。在施工階段，系統包含的子系統較多，不同子系統之間存在交叉作業的情況，因此建設管理存在一定難度。要結合本項目建設的特點，不論本系統項目承包人是一家或是多家單位，都應嚴格服從用戶單位或建設管理單位的統籌安排，相互協調、配合。同時，系統建設階段可引入專業監理單位，建立總監理駐地辦公室，對項目質量、安全、投資、進度加以全方位現場跟蹤管控。并由其確立系統建設項目整體工作計劃，編制監理大綱，建立健全溝通、事件處理、工作匯報等工作流程機制等。

系統建設的進度控制，難點在于協調各承包單位因施工界面問題產生的推諉扯皮。如裝修單位與其他單位的線纜鋪設配合，隱蔽工程的配合，如網絡單位與視頻會議系統之間的配合，分配IP，給予一定的網絡權限開放或限制。這些工序都需要某一方做出時間上的讓步，因此，科學的調度以及及時的現場會議顯得尤為重要。針對系統建設項目進度管理，要按照項目橫道圖逐步分解，按照總體工期及時跟進進度，確保與計劃一致，有序推進。

質量管理是所有項目管理中的重中之重。在系統建設過程中，要求用戶單位或建設管理單位的現場人員明察秋毫，嚴格按照建筑工程和信息化項目驗收標準規范執行。如開箱驗收、現場抽樣檢測、隱蔽工程抽檢、裝飾裝修材料破壞性試驗、各子系統試運轉等。其中，隱蔽工程的因不易肉眼察覺而容易受到忽視。因此，用戶單位或建設管理單位、監理單位應重點進行隱蔽工程施工旁站，并重視隱蔽工程實施資料的抽查，對于質量不達標不符合驗收標準的，一律返工。

系統建設期間的風險管控也是一項重要工作。在項目實施過程中，須充分考慮項目質量、安全、進度、投資、制度等各類風險，要提前做好各種應急預案，使項目風險得到有效控制，避免出現各類事故或變更，有效保障各方權益。

參考文獻：

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作者簡介：

劉權，湖北省交通運輸廳通信信息中心。