勘察設計院檔案信息化建設研究

張鳳麗

摘要：隨著時代的發(fā)展，勘察設計工作中，可以應用的新方法、新設備越來越多，為了提升勘察設計工作的質量，勘察設計單位有必要認識到時代發(fā)展的特點，積極優(yōu)化生產技術、改進生產設備，提升勘察設計工作的效率，推動勘察設計單位的發(fā)展。本文對勘察設計院檔案信息化建設進行論述，希望能夠為有關單位提供參考。

關鍵詞：勘察設計院;檔案信息化;建設;研究

當今時代而言，是信息技術極為發(fā)達的時代，各個行業(yè)的生產發(fā)展中，都在不斷結合信息技術的應用，從有關企業(yè)應用信息技術的情況來看，既加快了企業(yè)的進步，也推動了社會的發(fā)展。勘察設計院的生產經營中，涉及的文件、檔案眾多，若勘察設計院的檔案工作能夠充分結合現(xiàn)代化信息技術，勢必能夠利于勘察設計院的工作效率提升。結合勘察設計院檔案工作內容可知，具有工作內容多、工作內復雜等特點，因此，建設檔案管理的信息化系統(tǒng)具有重要意義。

一、勘察設計院建設檔案信息化管理系統(tǒng)的意義

時代的進步和發(fā)展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。因此，企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)提高競爭力的必然選擇，對推動企業(yè)經濟繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。可見，信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。勘察設計院檔案信息化建設，是檔案發(fā)展的需要，是院信息化工作的重要組成部分，也是勘察設計行業(yè)發(fā)展的要求。

二、勘察設計院建立檔案信息化系統(tǒng)的方法

（一）構建檔案信息化管理體系

勘察設計院的檔案種類、類型眾多，包括勘察數據檔案、設計方案檔案等，相關檔案對勘察設計院的工作、生產發(fā)展具有重要意義，對此，勘察設計院有必要加強對檔案信息的管理，提升管理效率。構建檔案的信息化管理模式，則能夠大為提升檔案管理工作的質量，大量存儲檔案信息、進行檔案的科學分類，提供更好的檔案服務工作。與此同時，結合檔案對勘察設計單位的聯(lián)動性，設計單位應結合實際情況，構建檔案的信息化管理體系。例如，勘察設計單位中，科技檔案是重要的組成部分，是設計單位經營生產活動的法律憑證，勘察設計工作中，相關經營決策也需要結合科技檔案的應用。因此，對于勘察設計單位的檔案管理而言，不應有獨立形成存儲體系，而是應該構建整體的檔案管理體系。基于信息檔案的特點，構建檔案信息化管理系統(tǒng)的過程中，工作人員結合實際情況，應規(guī)定檔案的信息化存儲過程，應建立統(tǒng)一的存儲格式，如針對文字檔案可以統(tǒng)一建設成PDF文件格式、圖片文件建立成JPG格式、視頻檔案文件可以建立成MP4格式，這便能夠方便設計單位的分享應用，實現(xiàn)各個部門之間的檔案共享及應用。另外，基于檔案管理系統(tǒng)的建設而言，設計單位可以采用與有關系統(tǒng)軟件開發(fā)單位的合作，定制相關檔案管理系統(tǒng)，也可以采用購買相對完善管理系統(tǒng)的方式，實現(xiàn)檔案一體化管理系統(tǒng)的應用。

（二）加強對檔案管理人員的培訓

建設檔案的信息化管理系統(tǒng)后，同樣提出了對操作人員的操作要求，只有操作人員掌握計算機操作技術，才能夠明確檔案管理系統(tǒng)的應用，存儲、查找相關檔案。而基于勘察設計單位的實際情況，以往的檔案管理人員雖然具備充足的檔案管理經驗，但對于信息化檔案管理模式存在認識不深刻，不能夠有效操作檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀。對此，信息檔案管理模式建設完成后，勘察設計單位應認識到提升檔案管理人員業(yè)務能力的重要意義。具體而言，為了提升檔案管理人員的業(yè)務能力，首先應給予必要的基礎操作技能培訓，可以開展專門的培訓會議，講授相關計算機的操作知識，也可以聘請有關專業(yè)人士教授工作人員管理系統(tǒng)的操作方法，進而達到提升檔案管理工作者業(yè)務能力的目的。另外，結合檔案管理人員初步操作計算機檔案管理的客觀情況，相關領導還應積極召開定期培訓的會議，會議上可以讓工作人員互相交流、探討明確有關操作技巧，提升檔案管理人員整體的業(yè)務能力。

（三）注重安全管理

現(xiàn)代化信息模式的檔案管理工作中，一般都會結合互聯(lián)網的應用，不僅能夠方便發(fā)送信息，也能夠實現(xiàn)快速查找，提升檔案管理工作的效率。然而，基于互聯(lián)網的廣泛性、開放性，近年來，檔案信息的丟失、被盜等現(xiàn)象也屢見不鮮。對于勘察設計院的檔案信息而言，對有關單位的生產發(fā)展具有重要作用，對勘察設計單位的利益也存在直接關聯(lián)。對此，勘察設計單位在進行檔案的信息化管理后，應注重檔案管理的安全。信息檔案安全管理過程中，主要分為系統(tǒng)安全與操作安全兩部分。系統(tǒng)安全主要是指檔案系統(tǒng)聯(lián)網后，給予人為主動防盜、防入侵的保護，一般采用的方式有，在系統(tǒng)內部添加防盜設備如防火墻設備，避免相關黑客入侵造成系統(tǒng)破壞的現(xiàn)象發(fā)生;針對系統(tǒng)的保護，也可以采用主動安裝殺毒軟件大方法，避免病毒現(xiàn)象造成系統(tǒng)安全問題。操作安全管理，這種安全管理主要是指檔案管理人員的操作行為約束，為了提升檔案信息的安全性，檔案管理人員在進行錄入檔案信息或應用檔案文件時，應提高安全警覺意識，避免點擊相關陌生鏈接，同時應杜絕登陸一些不法網站，從而形成對信息檔案的安全管理，提升檔案的安全性。此外，針對一些具有保密性質的檔案管理而言，管理過程中，勘察設計單位應給予特殊的保護方法，如針對檔案保密性質劃分等級，保密級別較高的檔案應給予斷網單獨存儲，避免從網絡中丟失、被盜等現(xiàn)象發(fā)生，確保企業(yè)的利益。對于普通保密等級的檔案，管理過程中可以給予加密處理，避免非相關人員的任意瀏覽，形成對檔案的保護。

（四）培養(yǎng)檔案信息化人才隊伍

要做好勘察設計院檔案信息資源開發(fā)利用工作，光具備檔案知識是遠遠不夠的，還應具備相應的專業(yè)知識。檔案部門首先要加強檔案人員的檔案知識、其他相關專業(yè)知識學習，定期邀請生產設計單位人員給檔案人員做相關專業(yè)知識培訓，提升檔案人員素質;檔案人員應當深入到生產一線，有機會更要到現(xiàn)場收集檔案資料、學習專業(yè)知識、了解生產設計人員真正需求;檔案部門還要與生產設計部門建立良好的合作關系，邀請生產設計人員參與到檔案信息編研、檔案信息樹構建中來，鼓勵其對檔案工作提出建設性意見及建議。

三、結語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，檔案信對企業(yè)的生產發(fā)展越來越重要，建立檔案的信息化，企業(yè)則能夠綜合分析檔案、分享檔案等，實現(xiàn)檔案信息的科學利用，加快企業(yè)的發(fā)展。對于勘察設計單位而言，涉及的檔案信息眾多，檔案種類也具有紛繁復雜性，建立檔案的信息化管理模式，勢必能夠大為提升檔案的管理效率，提升利用價值，推動勘察設計的單位的進步。而為了更好的建設檔案信息管理模式，勘察設計單位同樣應加強相關建設方法的研究，有效建設檔案的信息化管理系統(tǒng)，提高利用效率，確保安全。

參考文獻：

[1]孔祥寧.檔案信息化建設研究[J].信息記錄材料，2018，019（001）：77-79.

[2]張婉，翟香懿.企業(yè)檔案信息化建設對策研究[J].辦公室業(yè)務，2018，No.289（08）：81.

[3]劉子臨.A集團人事檔案信息化建設優(yōu)化研究[D].2018.