提升事業單位管理信息化建設的方法策略

摘要：在文章主要是針對事業單位檔案管理信息化建設現如今存在的問題、策略進行分析，以期能夠促進管理工作的建設，提升管理效率，促使企業高效運行并得以長久穩定的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

引言：事業單位的發展過程中，檔案管理工作非常重要。它對整個企業的運行以及各部門工作都起著非常關鍵的作用。良好的檔案管理工作能夠使企業運行的更加快速，內部控制也能得以更好的控制。那么將檔案管理信息化建設過程中存還存在哪些問題？又該運用怎樣的策略去解決呢？本文主要對這幾個方面進行探索闡述。

一、現階段事業單位檔案管理信息化建設的問題

（一）高端信息化人才不足

在進行檔案管理工作時，管理人員是工作主體。他們的專業素質與管理水平對整體信息管理起著非常大的影響，再加上現如今進入信息化時代，事業單位也促進檔案管理信息化，但我國現階段的事業單位當中檔案管理人員的信息化意識與信息化水平不高。或許他們在進行檔案管理工作時，根據多年經驗操作非常到位，管理意識也很強。但是大多數都是多年以來的老管理人員，他們對于現代的社會發展接觸不多，信息化意識需要提升。而這樣就導致了從事檔案管理工作的隊伍缺乏信息化人才，需要加強培訓力度。如果其部培訓力度不足，信息化意識不強，那么就會使整個隊伍在信息管理方面逐漸落后，且其知識結構難以完善。與現代化的管理意識及其管檔案管理工作背道而馳，也不能滿足事業單位在現代社會中發展的要求。除此之外，有許多的檔案管理工作人員對相應的工作認知有一定的偏差。在收集檔案材料時存在不科學、不合理的現象，工作態度不端正，無法做到精細化管理。往往是敷衍了事不盡職，也無法在相應過程中發現管理問題，進而導致單位在需要某些材料或者急用信息時無法及時提供信息檔案，嚴重的影響了整個事業單位的工作質量與秩序。

（二）缺乏符合時代的改革機制

如今社會處于信息化時代，在多方面都需要根據現在的需求進行改革。在事業單位的改革過程中大多數都是針對于內部控制或者是企業未來的發展而進行的，對于檔案管理方面的改革就比較忽略，改革機制也不完善。這就容易導致檔案管理工作無法適應現代的需求，也無法緊跟現代發展的腳步。我國在不斷的發展經濟發展也逐漸趨于深水區與常態化方向，我國在未來的經濟建設以及發展過程中有許多不確定性。這就需要有良好的記錄材料，便于領導者對其趨勢進行分析，進而做出促進單位發展的決策。所以事業單位的檔案信息管理工作一定要做好，保存好各個部門的信息材料。對當前的市場環境以及單位發展狀況進行分析，盡量規避風險，解決難題，穩定的向前發展。我國的教育改革也在不斷的深入，對人才的培養方式變得多種多樣，以此來適應社會當中對不同專業領域的需人才需求。整個社會的發展也將趨于多樣化、復合化的方向發展，事業單位就要緊跟其發展腳步，完善相應的管理機制提升信息化建設，進而符合社會發展。但現如今大部分事業單位都很少運用先進的技術設備到檔案管理工作當中，工作的效率依然很低。改革機制不完善，無法緊跟時代的腳步，進而為事業單位的整體發展帶來一定的負面影響。

（三）相關建設規范有待完善

在現階段的事業單位發展過程中，非常重視檔案管理的信息化建設工作，也在不斷完善信息化建設體制。但是大多數事業單位既有的檔案管理系統并不能與其他部門進行統一，適應性較差，系統兼容性不強，無法有效的使用統一平臺進行檔案系統管理。同時，在同一個部門的檔案管理系統當中也無法實施多樣化的信息檢索與查詢，再加上現如今的各項信息內容非常多，流程也趨于復雜。其信息化建設缺乏統一的規范，就無法實施有效的信息化建設，在進行管理時也不能統一系統的進行，無法實現多個部門的資源檔案資源共享與利用，信息化建設也就缺乏了實質的意義。

（四）信息化管理程度有待提升

在現如今事業單位開展大管理工作時，沒有有效的將信息化技術應用進去，其信息化程度還有待提升。在保存重大信息材料收集、利用信息資源時也無法進行統一化的操作與記錄。還有大部分事業單位仍然采用人工記錄的手段來進行信息保存，這樣一來管理人員的工作量更大，資料收藏保存的難度也會很大。同時也無法保證信息查詢的效率，為信息管理工作以及事業單位的運行都帶來了一定的影響。所以一定要重視檔案的信息化建設，完善各項信息化系統與平臺，提升檔案信息的利用率和管理水平。

二、提升事業單位檔案管理信息化的方法

（一）加強信息化管理培訓

要建立起一個高端的信息化人才，就一定要加強信息化管理培訓，對既有人員的創新能力以及現代化意識進行提升，重視推進檔案信息化建設的工作提升，案信息的管理水平與應用效率。在現階段的檔案管理工作當中，管理人員的知識水平以及專業技能都存在一定的不足，對對計算機等信息設備的掌握程度與操作技能還需要提升。事業單位可以任用少部分的懂得高級電腦知識與操作技能的檔案管理人員，對其他職員進行培訓;再聘請其他專業的信息建設培訓人員展開定期培訓，以加強檔案管理工作的效率與其保密性，逐步完善各項工作體系提升檔案管理的工作效率，降低管理工作錯誤率。

（二）貫徹現代化管理意識

要使事業單位的信息建設信息管理改革能夠緊跟時代腳步，就需要貫徹現代化管理意識，將各種新思想、新觀念深入到改革過程中，以打破傳統桎梏，更新各項操作技術，廣泛應用計算機與互聯網等信息技術，與時俱進，并尋求更多的改革方式來優化管檔案管理工作。事業單位要樹立其他管理人員的現代管理意識，積極發展電子一體化的建設，完善各項資源共享平臺，使檔案管理工作能夠朝著信息現代化的方向發展。充分挖掘管檔案管理人員的創新能力，促使他們利用更多新型手段與方法來進行檔案管理。

（三）提升單位信息化管理水平

首先需要注重提升管理人員的信息化意識，完善各項管理平臺，促進信息檢索的便捷性與高效性。其次要強化工作人管理人員的學習意識，讓他們將自己的經驗都記錄下來，不斷的優化提升信息資源利用，推動事業單位推動檔案管理信息化建設 利用更多的方法以及實用性軟件來保存檔案，減小其受損程度，保證檔案信息的真實準確。最后，單位也要投入更多的財力與物力到這過程當中，使不同部門之間的信息管理平臺得以統一，實現各個部門的檔案資源共享。各個部門進行有效的溝通便于資源傳輸聯系，規范化整個事業單位的操作系統，對各項信息數據進行高效的處理應用。

（四）完善檔案管理制度

在完善檔案管理制度方面，需要對其管理行為以及工作流程進行約束，促進工作的規范標準化。結合單位實際情況以及管理工作的需求，完善相關的檔案管理制度，并要求各個工作人員按照標準進行操作。將信息化建設程度納入考核指標，通過獎懲措施等來促進管理人員的信息化意識提升，構建更系統全面的管理制度，保證事業單位的整體運營效率與質量。

結束語

檔案管理信息化建設在整個企業發展過程中是極其重要的。完整全面的檔案信息才能夠適應領導者做出更好的決策。進而保證事業單位得以良好運行與發展。同時有條理有規劃的檔案管理工作，有能有效促使整個事業單位的運行效率更高，減少時間消耗，提升單位整體水平。但如今檔案管理，信息化建設的人才較少且改革不符合時代。其規范以及認知程度都有待提升，對此就應該采取相應的策略，建立起完善的管理制度，提升信息化水平。以便檔案管理工作，得以良好的信息建設。

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作者簡介：

周玲，云南文山國家級自然保護區管護局。