新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑分析

摘要：時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在前進(jìn)，以前的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求，這就需要廣大高職學(xué)校不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，讓檔案管理工作在規(guī)范化的道路上越走越遠(yuǎn)，不斷加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)學(xué)校檔案管理思想的發(fā)展，解決以前的檔案管理工作中存在的問(wèn)題，有利于高職學(xué)校的檔案管理工作在時(shí)代的洪流中穩(wěn)步前進(jìn)，進(jìn)而有利于整個(gè)學(xué)校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高職;檔案管理;規(guī)范化

一、傳統(tǒng)檔案管理工作的不足之處

（一）管理體制不完善限制了學(xué)校的發(fā)展

雖然現(xiàn)代各學(xué)校的科技化程度已經(jīng)逐漸提升，并逐步走向現(xiàn)代化，但是檔案管理的管理體制往往還是沿用著之前舊的傳統(tǒng)檔案管理體制，學(xué)校的檔案管理體制跟不上時(shí)代潮流。高職院校在新時(shí)期的發(fā)展過(guò)程中，必須在檔案管理中實(shí)施規(guī)范化處理，要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，提高高職檔案管理工作水平。[1]管理體制與現(xiàn)代化發(fā)展水平不相匹配，管理人員的工作不能相應(yīng)地落實(shí)到位，管理水平有限。所以，管理體制不是很完善，也沒(méi)有切實(shí)可行的管理制度，來(lái)對(duì)現(xiàn)代學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的管理與監(jiān)督，在很大程度上限制了高職學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

（二）管理思想落后跟不上時(shí)代的發(fā)展

現(xiàn)在大多數(shù)的學(xué)校都是秉承著檔案要多，要全面的管理思想，這就使得學(xué)校的檔案雖然種類繁多，涵蓋面積廣，但是這也同時(shí)造成了整理起來(lái)非常困難等問(wèn)題，大大降低了檔案管理工作的效率，也這讓人們?cè)趯ふ覚n案時(shí)很難找到自己真正需要的檔案，在這一點(diǎn)上，有些國(guó)家的做法就比較先進(jìn)，他們的高校中每個(gè)學(xué)院都有自己特定的檔案管理處，不同學(xué)院中的學(xué)生可以根據(jù)自己的專業(yè)需求來(lái)選擇自己需要的檔案，這樣，有效提高了檔案管理工作的效率，有利于檔案管理工作逐步走向規(guī)范化。高職院校除日常教育教學(xué)工作外，檔案管理工作也是其基礎(chǔ)性、常規(guī)性的工作內(nèi)容。當(dāng)前高職檔案管理工作規(guī)范化中存在缺乏規(guī)范化意識(shí)、管理制度執(zhí)行不到位，以及檔案管理沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)等問(wèn)題，各高校可通過(guò)以下新途徑解決：強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化意識(shí);提高檔案管理人員素質(zhì);落實(shí)檔案管理制度;加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。最終促進(jìn)高職檔案管理工作向規(guī)范化、制度化、常態(tài)化發(fā)展。[2]

（三）管理者的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到要求

每個(gè)高職學(xué)校中，有著大量的檔案，信息量非常巨大，檔案的管理人員就有著非常重要的作用，他們的任務(wù)非常繁瑣，這些管理人員是檔案管理工作不可缺少的一部分。他們的專業(yè)素質(zhì)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的影響也十分明顯，對(duì)新時(shí)期高職檔案管理工作的規(guī)范化有著非凡的意義，甚至于影響著檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。而且，大部分的學(xué)校檔案管理人員并不具有專業(yè)性，他們的知識(shí)背景無(wú)法滿足學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的需要，在對(duì)圖書館的日常管理中也難免力不從心，不能面面俱到，不能從專業(yè)的視角去對(duì)待問(wèn)題，解決問(wèn)題，就算有些檔案管理人員具有較高的文化水平，由于他們的工作比較繁重，接受專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)比較少，這就導(dǎo)致這些管理人員在完成工作任務(wù)時(shí)面臨著很大的困難，十分不利于檔案管理工作規(guī)范化的發(fā)展，放緩了規(guī)范化前進(jìn)的腳步，而當(dāng)今時(shí)代，為了追求高職檔案管理工作的規(guī)范化，這就要求高職檔案管理人員在任命和管理上都要有所創(chuàng)新，人才是國(guó)家科學(xué)發(fā)展的第一資源，采用符合時(shí)代發(fā)展的方法，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

（四）檔案管理的現(xiàn)代化程度不夠

當(dāng)今時(shí)代，科技迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)連接地球村落。地圖應(yīng)用平臺(tái)保證出行安全，電商平臺(tái)保障飲食安全，學(xué)校也在積極創(chuàng)新，跟上步伐。云科技多樣應(yīng)用信息化邁向智能化，是中國(guó)未來(lái)云端生活的縮影。信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)逐漸得到了推廣，借助電子信息技術(shù)提高圖書管理效果也是當(dāng)前圖書檔案管理的重要發(fā)展途徑。[3]一定要跟上時(shí)代的步伐，才能不被時(shí)代所淘汰，在時(shí)代的洪流中穩(wěn)步向前。在社會(huì)的發(fā)展中不斷改革創(chuàng)新，促進(jìn)自身的發(fā)展。

二、規(guī)范化在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

（一）方便操作和管理

相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作的操作和管理方法，規(guī)范化的管理方法便于操作和管理，將大量的資源和文件條理清晰地整理出來(lái)，在查詢和尋找資料時(shí)就會(huì)變得十分方便，進(jìn)一步縮短了檔案查找的時(shí)間，減少了查找檔案的精力，大大提高了檔案查找的效率，而且也降低了人工的工作量，省時(shí)省力，節(jié)約勞動(dòng)力，提高了高職檔案管理工作的工作效率。

（二）可以運(yùn)用現(xiàn)代科技對(duì)文件備份，保證了資料的安全

電子文件可以進(jìn)行備份儲(chǔ)存，這是傳統(tǒng)檔案所無(wú)法做到的，這樣，可以保障資料的安全，保證了知識(shí)可以傳遞下去，同時(shí)，電子資料允許在不同地域之間迅速傳遞，這是傳統(tǒng)檔案不能擁有的優(yōu)勢(shì)，大大提高了知識(shí)的傳遞性與可讀性，應(yīng)用便捷。現(xiàn)階段，各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化建設(shè)，以期適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，更好地促進(jìn)自身可持續(xù)發(fā)展。[4]

三、改進(jìn)檔案管理工作的方法

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

一個(gè)學(xué)校的檔案記錄了這個(gè)學(xué)校的風(fēng)風(fēng)雨雨、記錄了這個(gè)學(xué)校一路走來(lái)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，所以，做好檔案管理工作是重中之重，對(duì)一個(gè)學(xué)校來(lái)說(shuō)具有不可忽視的意義。作為新時(shí)代的高職檔案管理人員，應(yīng)該承擔(dān)新時(shí)代炎黃子孫應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的歷史使命，發(fā)揚(yáng)云端科技，助力中國(guó)夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)，踐行科學(xué)家精神。將學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)視為自己肩上的重?fù)?dān)，細(xì)心體察，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)，全面學(xué)習(xí)，創(chuàng)新學(xué)習(xí)，合作學(xué)習(xí)的理念，認(rèn)真學(xué)好專業(yè)知識(shí)，不斷激發(fā)自己的創(chuàng)新意識(shí)，堅(jiān)定科學(xué)與崇高的理想信念，加強(qiáng)道德修養(yǎng)，成為一名更加優(yōu)秀的檔案管理人員。

（二）積極改進(jìn)并完善檔案管理工作的管理體制

創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力，學(xué)校的規(guī)范化建設(shè)自然也離不開(kāi)創(chuàng)新。高職檔案管理工作的規(guī)范化過(guò)程中要堅(jiān)持發(fā)展創(chuàng)新的理念，緊跟時(shí)代的步伐，依據(jù)自身的實(shí)際情況確定發(fā)展目標(biāo)，并且制定詳細(xì)的發(fā)展計(jì)劃，進(jìn)一步深化改革，建立適合當(dāng)今時(shí)代高職檔案管理工作發(fā)展的發(fā)展體系。在發(fā)展中克服困難，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的目標(biāo)。

（三）豐富檔案的內(nèi)容

廣大高職學(xué)校要根據(jù)自身的實(shí)際情況和發(fā)展進(jìn)程不斷豐富檔案管理工作的內(nèi)容，立足現(xiàn)實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)清自己所處的階段，形成屬于自己的、獨(dú)特的檔案管理工作，而不只是一味追求與他人保持一致，要采用適合自己的方法，才能取得長(zhǎng)足發(fā)展，新的時(shí)代，學(xué)校應(yīng)該培養(yǎng)出更多能夠適應(yīng)社會(huì)、服務(wù)社會(huì)的人才，這就需要學(xué)校加大對(duì)學(xué)生動(dòng)手能力培養(yǎng)的力度，同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)收集這方面的材料，力求讓檔案管理工作真正發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，而不只是浮于表面，過(guò)于形式主義，這樣，有助于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，可以有效提高學(xué)校相關(guān)工作的工作效率，增強(qiáng)學(xué)校的綜合實(shí)力，讓學(xué)校在競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)更多的優(yōu)勢(shì)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，規(guī)范化在現(xiàn)代高職檔案管理工作中起到的意義和作用是不容小覷的。是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于工作的改革創(chuàng)新有著不可替代的作用，高職檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理活動(dòng)中形成和采集的有保存價(jià)值的一系列資料，高職檔案管理是高職院校基礎(chǔ)性工作。[5]在規(guī)范化之下，檔案管理工作可以更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，與時(shí)代的發(fā)展的大風(fēng)向保持一致，提高工作效率，提高資源的利用率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑋什.論新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑[J].廣東蠶業(yè)，2017（10）：56.

[2]陳軍.探究新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑[J].教育觀察，2017（20）：44-45.

[3]袁玉平.探究電子信息化在圖書檔案管理工作中的應(yīng)用[J].電子世界，2019（3）：93-95.

[4]曹太剛.基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用研究[J].中國(guó)管理信息化，2020（4）：195-196.

[5]劉珺，趙峰.探究新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑[J].中國(guó)教育技術(shù)裝備，2014（10）：67-68.

作者簡(jiǎn)介：

伊靖（1970—），女，漢族，籍貫：山東濟(jì)南，單位：濟(jì)南職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案管理。