行政審批制度改革背景下檔案管理工作新探

摘要：當下，行政審批制度改革進程不斷加快，行政審批工作朝著一站式的方向發展。以此同時，如何對行政審批檔案進行科學管理，更好地對行政審批工作產生的信息資源進行集中整理與利用，是當下行政審批檔案中心工作人員需要探討和研究的課題。鑒于此，文章立足于行政審批制度改革背景，就行政審批檔案管理工作的必要性進行分析，指出檔案管理工作中存在的問題，并提出相關對策，希望能夠尋求新的方式以提升行政審批檔案管理水平，進而實現行政審批制度改革與檔案管理工作的同步。

關鍵詞：行政審批;制度改革;檔案管理;必要性;對策

一、行政審批制度改革背景下檔案管理工作的必要性

（一）推動行政審批制度改革的必然要求

行政審批制度改革是從基礎上創新行政方法、實現廉潔行政的有效措施，是打造服務型政府的根本途徑。行政審批檔案作為行政審批工作中產生的信息資源，記錄著行政審批事務的方方面面。為了更好地推動行政審批制度改革，就必須要對行政審批檔案進行高效管理，為后期各項工作提供依據，避免信息丟失。同時，做好行政審批檔案管理工作，也能夠更好地確保檔案管理與制度改革同步，減少改革過程中的紕漏。

（二）滿足政務公開的內在要求

行政審批檔案中許多信息資源涉及政務公開。為了更好地滿足滿足檔案需求主體的使用需求和查閱需求，實現“一次處理，多次使用”的基本目標，就必須要做好行政審批檔案管理工作。只有從源頭上控制行政審批檔案管理質量，避免后期的重復加工，才能確保行政審批檔案完整性、真實性以及準確性，為后期的政務服務提供信息憑證。

二、行政審批制度改革背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）行政審批檔案管理思維模式落后

實踐中，部分行政審批檔案中心的工作人員仍然存在思維落后、重視不足等問題，尚未認識到行政審批檔案管理工作在行政審批全局中所發揮的作用，單純將行政審批檔案管理作為一些機械性保管工作加以看待，難以全面提升行政審批檔案管理效率[1]。一是行政審批制度改革后，行政審批工作流程、工作內容更為精簡化，行政審批工作中產生的信息資源較之以往有相對減少。然而，部分工作人員沒有樹立精細化意識，未從精細化角度對行政審批檔案進行科學管理，導致管理質量參差不齊。二是對行政審批檔案管理的合理性、有效性缺乏深入思考。例如，部分重要性不足的文件是否應當歸檔？行政審批檔案清退、銷毀、檢查的周期多久較為合適？面對諸如此類的問題，工作人員并沒有結合單位實際情況加以考量。三是部分行政審批檔案中心績效考核、責任落實機制不完善，難以適應新時期行政審批制度改革的新要求。

（二）行政審批檔案管理的科學性不高

部分行政審批檔案管理工作之所以難以與行政審批改革制度同步，主要是因為行政審批檔案管理的科學性不高。一是部分工作人員在整理、操作、管理過程中沒有嚴格按照相關的規范與標準，歸檔格式不統一，進而導致出現分類不準確、標題草擬、頁碼未編纂等問題的發生[2]。二是行政審批檔案編研與鑒定不科學，過度強調行政審批檔案管理流程簡化，脫離單位實際情況，導致材料鑒定過程中出現問題，既無法對無效材料進行篩選與剔除，也無法最大限度地保障行政審批檔案歸檔的完整性。

（三）人才素質難以適應行政審批制度改革的需求

行政審批制度改革作為一項復雜、龐大的系統工程，涉及各個領域的問題，需要檔案工作人員加以配合和參加，才能促進改革落地。一方面，部分行政審批檔案中心的工作人員對行政審批業務缺乏足夠了解，處于“被動管理”的層面。即業務部門移送何種材料，就對何種材料歸檔，未對不合理之處提出意見[3]。另一方面，部分行政檔案中心的工作人員對政府信息公開缺乏足夠了解，難以處理好公開、保密以及管理三者之間的關系，不利于行政審批制度改革深入推進。

三、行政審批制度改革背景下檔案管理工作的對策

（一）轉變思維模式，提升行政審批檔案管理效能

為了更好地適應行政審批制度改革趨勢，從根本上提升行政審批檔案管理質量，就必須要轉變思維模式，充分重視行政審批檔案管理。一是要樹立精細化意識。一方面，要精簡行政審批檔案管理流程，進一步梳理行政審批檔案的種類、內容，并采取更為科學合理的方式對行政審批檔案進行管理。另一方面，加強與行政審批人員的溝通與協調，確保文件收發、文件歸檔等工作銜接，共同提升行政審批檔案管理效率。二是要從行政審批檔案管理的合理性、有效性角度進行思考，并在此基礎上靈活化處理行政審批檔案管理工作。一方面，工作人員要結合單位行政審批的要求以及文件類型，梳理相應的行政審批文件歸檔清單，確保行政審批檔案完整性。另一方面，要按照季度、半年度、年度為單位，對行政審批檔案進行清退、銷毀、檢查。三是要細化績效考核指標，優化責任分工。要進一步對行政審批檔案管理質量進行考核，確保行政審批檔案歸檔及時、歸檔完整。同時，也要明確責任，提升工作人員的責任意識，營造良好的工作氛圍。

（二）科學管理，確保行政審批制度改革的整體性

部分行政審批檔案管理工作之所以難以與行政審批改革制度同步，主要是因為行政審批檔案管理的科學性不高。一是部分工作人員在整理、操作、管理過程中沒有嚴格按照相關的規范與標準，歸檔格式不統一，進而導致出現分類不準確、標題草擬、頁碼未編纂等問題的發生。二是行政審批檔案編研與鑒定不科學，過度強調行政審批檔案管理流程簡化，脫離單位實際情況，導致材料鑒定過程中出現問題，既無法對無效材料進行篩選與剔除，也無法最大限度地保障行政審批檔案歸檔的完整性。

（三）加強人才建設，打造適應改革趨勢的人才隊伍

一是要從行政審批制度改革的角度開展相關培訓，強化行政審批檔案工作人員對行政審批基礎知識、流程的認知，實現檔案業務與行政審批業務的有效結合。為此，單位可以通過輪崗等方式，分批次組織行政審批檔案工作人員進入業務部門鍛煉，推進人才建設層面的扁平化改革。二是要從政務公開的角度對行政審批檔案工作人員進行培訓，深化行政審批檔案工作人員對政府信息公開領域法律法規、規章制度的人事，處理好政務公開與行政審批檔案管理之間的關系，順利推進行政審批制度改革。

四、結束語

行政審批檔案管理是一種社會實踐活動，屬于信息管理的范疇。管理好和利用好行政審批檔案資源，不僅僅能夠幫助相關單位更好地保存相關信息平衡，而且能夠為后期單位工作提供決策支持，減少單位管理和運行中存在的風險。鑒于過去一段時間內部分單位行政審批檔案管理效率不高的問題，有必要立足于行政審批制度改革的背景，從理論層面就檔案高效管理展開探討，用新思維解決相關問題。具體而言，一是要轉變思維模式，提升行政審批檔案管理效能;二是要科學管理，確保行政審批制度改革的整體性;三是要加強人才建設，打造適應改革趨勢的人才隊伍。

參考文獻：

[1]郭柳軍.行政審批類檔案利用研究[J].檔案時空，2019（02）：16-17.

[2]沈鶴慧.檔案管理視角下的行政審批制度改革研究[J].中國管理信息化，2018，21（12）：191-192.

[3]林偉宏.基于網上審批的行政審批電子文件整理歸檔和電子檔案移交接收模式研究[J].中國檔案，2018（03）：68-69.

作者簡介：

劉博（1974.03--）男，民族：漢，籍貫：山東省菏澤市，學歷：本科，現有職稱：中級工程師，研究方向：檔案管理。