鄉鎮基層檔案管理現狀

李麗

摘要：隨著對基層檔案管理工作研究的深入，使鄉鎮基層檔案管理越來越受到關注。在對鄉鎮基層檔案管理沿革的基礎上，從鄉鎮基層檔案形成、現有情況、利用和人員隊伍建設四方面指出鄉鎮基層檔案管理的現狀，進而嘗試性地從國內外相關組織、行業檔案管理規范探索對鄉鄉鎮道基層檔案提供借鑒的因素，以推動鄉鎮基層檔案管理工作的有效開展，發揮鄉鎮基層檔案管理的重要作用。

關鍵詞：基層檔案管理;鄉鎮基層;管理現狀;經驗

一、鄉鎮基層檔案管理沿革

檔案是歷史記錄，涉及生產與經營活動對企業、社會和國家所形成的具有保存價值的多元化內容，如文字、影像與圖表等信息內容。檔案管理則是對信息內容科學化的分類整理、管理與利用[1]。鄉鎮基層檔案管理是鄉鎮基層管理的一部分，是提高鄉鎮基層工作質量與工作效率的必要條件之一。隨著我國經濟發展速度的加快，新農村各項事業的建設也呈現愈加完善的發展趨勢。鄉鎮基層檔案管理工作已由職能簡單向廣闊方面逐步地發展。在鄉鎮基層檔案管理大力發展的進程中，也反映出一些亟待解決的問題。

二、鄉鎮基層檔案管理現狀

（一）鄉鎮基層檔案的形成

隨著鄉鄉鎮道管理范圍的擴大，鄉鎮基層檔案管理的數量與種類也呈現逐漸增加的趨勢。鄉鎮基層檔案管理工作不僅是檔案事業的重要組成部分，而且見證國家和黨在鄉鄉鎮道各項政策的落實情況。社會進步與經濟發展不僅對鄉鎮基層檔案管理工作提出更高的要求，而且需要鄉鎮基層檔案管理工作發揮其重要作用[2]。

（二）鄉鎮基層檔案的現有情況

1.檔案管理人員

鄉鎮基層檔案管理人員的專業化水平仍有較大的提升空間。一方面，鄉鎮基層檔案管理工作具有綜合性特征，不僅對管理人員提出較高的知識技能的要求，而且需要從理論與實踐兩方面加強檔案管理工作的業務與研究。另一方面，目前針對鄉鎮基層檔案管理人員的專業培訓的機會較少，進而影響到檔案管理工作的有效開展。

2.檔案管理制度

雖然目前多數鄉鎮已建立相對完善的基層檔案管理制度，但是還存在有亟待完善的方面。一是鄉鎮基層檔案管理制度需要與時俱進，以使鄉鎮基層檔案管理工作實現信息化數字化發展的時代要求，為發揮基層檔案的功能提供支持。二是在鄉鎮基層檔案管理中存在制度執行嚴格度不強的問題，集中體現為檔案歸檔時間時常延后，流程執行不到位等[3]。

（三）鄉鎮基層檔案的利用

鄉鎮基層檔案利用存在意識不強的問題。一方面，由于鄉鎮基層檔案在檢索手段上有待提升，如存在需要手工檢索檔案，這種情況必然會影響到鄉鎮基層檔案的利用效率，也會影響到大眾對檔案利用的需求。另一方面，鄉鎮基層檔案人員的編研能力也會影響到檔案的利用。如個別鄉鎮檔案管理人員未將歷年大事件大活動進行檔案編寫，這種情況會影響到檔案利用的功能性。

（四）鄉鎮基層檔案人員隊伍建設

1.思想意識

針對鄉鎮基層檔案人員不僅要選擇有較強責任心，且政治可靠作風正派的人員，而且要密切關注人員思維意識的發展，意在通過教育的方式激發出工作人員對基層檔案管理工作的主動性與創造性。

2.管理業務

相關部門要加強鄉鎮基層檔案管理人員的業務學習工作，不僅引導檔案管理人員對工作業務的熟悉度，具體到開展定期與不定期的檔案管理培訓，尤其是結合新技術與新知識開展管理人員在崗培訓，而且強調檔案管理人員的職責意識以提升檔案管理人員的政治素質。同時，相關部門要助力鄉鎮基層檔案管理人員的成長與專業化發展。

三、國內外相關組織、行業檔案管理規范對鄉鄉鎮道基層檔案的借鑒

（一）國外基層檔案管理實例

國家性質檔案保存歷史不足50年的新加坡，卻在檔案管理工作有亮點有特色，并且在檔案管理工作中走在世界前列。在新加坡檔案管理中重視發展口述歷史檔案，尤其是通過多元化的方法，具體為訪談、錄音與錄像，達到保存與傳播大眾對新加坡早期歷史的集體性回憶的效果[4]。在檔案管理中，新加坡充分地利用微縮技術以呈現微縮檔案管理，以對檔案信息進行數字化處理，實現檔案存史資政與應用于大眾化的需要。同時，新加坡對檔案展覽的定位明確，并且設有部門負責實施，使得新加坡檔案展覽市場化水平較高。

（二）國內先進檔案管理實例

以國家電網公司檔案管理工作為例。國家電網有限公司根據公司發展轉變的實際情況，制定“標準化管理、信息化支撐、一體化管控”的檔案管理思路，并且實施企業文檔一體化的管理模式[5]。一方面，企業健全檔案管理組織的體系，建構一體化檔案工作組織網絡，具體為主導與配合的結合，即以國網公司、各省級公司、地市公司、縣級公司辦公室為主導，各部門人員相互配合，以確保檔案管理高效且有序。另一方面，國家電網公司加強檔案數字化功能建設，不僅在線歸檔以提升檔案收集效率與歸檔的完整性，而且對檔案信息內容整編智能化以有效提升檔案整編的效率。同時，國家電網公司建立一體化檔案管控，在推動檔案歸檔質量的同時，服務于檔案資料的利用。

（三）經驗總結

1.實施高位布局

針對鄉鎮基層檔案管理，相關部門應實施高位布局，在對鄉鎮基層檔案管理進行科學化規劃和決策的同時，充分地發揮鄉鎮基層檔案的作用與功能，以提高鄉鎮基層檔案管理工作效率和管理水平為目的。

思想上鄉鎮基層檔案管理人員應建立服務意識，以在現代化的背景下發揮鄉鎮基層檔案的利用效率，并且在檔案管理工作中融入創新元素，以不斷地提升鄉鎮基層檔案管理人員的服務能力。業務上實現管理人員專業化和綜合素養的提升，尤其是加強鄉鎮基層檔案管理人員應用現代科學技術的能力，用現代化基層檔案管理要求來培養人員能力。

相關部門應建立完善的信息化鄉鎮基層檔案管理體系，不僅賦權鄉鎮基層檔案管理部門以提升鄉鎮基層檔案部門的地位，而且通過規范化與制度化大力推行鄉鎮基層檔案數字存檔，以服務于鄉鎮基層檔案管理效力的延續與資源的開發。管理上監督到位，既要確保鄉鎮基層檔案管理的團隊合作，又要發揮相互監督的作用，確保在檔案管理工作中嚴格落實各項檔案管理制度，以保證鄉鎮基層檔案的安全性。

2.微縮檔案

在互聯網和信息化發展與廣泛應用的背景下，微縮檔案應得到鄉鎮基層檔案管理人員的高度重視。一方面，微縮檔案能給鄉鎮基層檔案管理者與使用者帶來便利，尤其是體現為便于查詢的優勢，以發揮鄉鎮基層檔案服務的功能。另一方面，微縮檔案可以有效解決目前鄉鎮基層檔案管理中出現的問題，集中體現為檔案保存的相關工作、檔案利用的效率與局限性的有效突破。

3.檔案展覽功能的發揮

鄉鎮基層檔案管理可以通過檔案展覽功能推動檔案市場化的發展。在鄉鎮基層檔案市場化的推進中，基層檔案管理部門既可以開設臨時性的展覽，通過豐富的內容與詳實的資料達到激活大眾觀看檔案展覽的興趣，又可以創設常規性展覽，以發揮鄉鎮基層檔案服務于公眾參觀與多方面利用的功能。鄉鎮基層檔案展覽功能的發揮，其核心是推進鄉鎮基層檔案管理市場化的進程，做到鄉鎮基層檔案管理投資與收益最佳狀態的結合。

參考文獻：

[1]王俊.基層單位檔案管理工作的數字化需求和實現策略[J].辦公室業務，2020（02）.

[2]謝迎杰.加強基層單位檔案管理工作的創新思路[J].行政事業資產與財務，2020（07）.

[3]許加迎.基層單位檔案信息化建設存在的問題及策略[J].辦公室業務，2020（08）.

[4]潘毅文.新加坡檔案管理工作的特色及借鑒[J].長江師范學院學報，2016（04）.

[5]佟純.電力企業文檔一體化管理實踐[J].中國檔案，2020（03）.