工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理措施

李艷波

摘要：各類工程建設(shè)與我國發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，在實(shí)際建設(shè)中應(yīng)將項目檔案管理工作有效落實(shí)，將工程實(shí)際情況與現(xiàn)場建設(shè)質(zhì)量囊括在管理中，在此基礎(chǔ)上有效結(jié)合現(xiàn)代化管理技術(shù)，進(jìn)而使工程建設(shè)檔案保存符合規(guī)定，為未來我國工程建設(shè)提供參考。項目檔案創(chuàng)新管理能夠在一定程度上提高建設(shè)效益，還能夠為我國工程建設(shè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有效推動力。基于此，本文對工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理進(jìn)行探討，并提出了具體的創(chuàng)新管理措施。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè);項目檔案;創(chuàng)新管理;措施

前言：

工程建設(shè)必須以質(zhì)量和效益為基礎(chǔ)，使工程應(yīng)用能夠滿足當(dāng)前的市場環(huán)境需求。工程建設(shè)項目檔案能夠更加直觀地反映工程建設(shè)項目的實(shí)際狀況，且能夠總結(jié)工程建設(shè)中的重點(diǎn)問題，因此需要有效開展項目檔案管理工作，根據(jù)檔案當(dāng)中記錄的內(nèi)容，對建設(shè)工程項目進(jìn)行改造和維修處理，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)實(shí)際情況制定相關(guān)措施方案，檔案中需要囊括工程各環(huán)節(jié)，如詳細(xì)的準(zhǔn)備工作;工程施工應(yīng)用技術(shù);工程參建單位名單等，避免工程施工出現(xiàn)安全風(fēng)險問題。在工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理中，需要合理應(yīng)用現(xiàn)代化手段做到圖文并茂，以此方便相關(guān)人員的日常查閱，使管理更加規(guī)范化。

一、工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）服務(wù)項目工程建設(shè)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各類工程建設(shè)項目也在不斷完善，進(jìn)一步提高了工程建設(shè)質(zhì)量。為確保工程建設(shè)活動的有序推進(jìn)，需要對工程建設(shè)項目進(jìn)行稽查、審計、監(jiān)督、管理，落實(shí)項目檔案過程式管理工作，使其貫穿于建設(shè)工程全過程，執(zhí)行有關(guān)檔案的法律法規(guī)制度與標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)制性要求，以動態(tài)管理方式更新檔案內(nèi)容，保證工程建設(shè)能夠順利開展。項目檔案是整個工程建設(shè)的真實(shí)記錄，行業(yè)發(fā)展離不開檔案資料的支持，其作為印證工程建設(shè)整個過程的原始憑證，在實(shí)際應(yīng)用中能夠為工程建設(shè)提供參考，服務(wù)于建設(shè)全過程，如立項、勘測、設(shè)計、審計、驗收等各個環(huán)節(jié)，但要想真正實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理目的，各單位必須協(xié)同配合，做到單位之間的相輔相成[1]。

（二）提高檔案應(yīng)用效率

工程建設(shè)檔案中囊括項目全過程，在創(chuàng)新管理中需貫徹落實(shí)國家各項法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性要求，使其在施工中應(yīng)用能夠發(fā)揮出實(shí)際效果，以此提升工程質(zhì)量，確保工程建設(shè)的安全，并在此基礎(chǔ)上推動行業(yè)發(fā)展。傳統(tǒng)的工程項目檔案管理存在一定弊端，如各項工程資料共享能力較差，無法在有需要的時候隨時調(diào)取，應(yīng)用中需要查找、核實(shí)等，整體較為繁瑣，降低了檔案的應(yīng)用效率，而檔案創(chuàng)新管理恰巧可以解決這一問題。在創(chuàng)新檔案管理的過程中，可以配套相應(yīng)的調(diào)取制度、應(yīng)用制度等，并融合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案管理工作不斷完善，使信息數(shù)據(jù)整理具有實(shí)效性，將相關(guān)數(shù)據(jù)參數(shù)有效應(yīng)用在當(dāng)前工程建設(shè)中，進(jìn)而使管理能夠制度化、規(guī)范化，提高檔案的應(yīng)用效率[2]。

（三）提供工程建設(shè)保障

當(dāng)前我國工程建設(shè)單位正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵期，需要對檔案管理創(chuàng)新工作加強(qiáng)關(guān)注力度，以此使工程建設(shè)更加規(guī)范。但就目前情況來看，我國部分地區(qū)的工程項目檔案管理仍然存在問題，其原因是由于相關(guān)人員未能重視管理創(chuàng)新，導(dǎo)致管理效果差強(qiáng)人意，如在檔案資料收集中出現(xiàn)漏洞、檔案相關(guān)參數(shù)存在偏差、檔案內(nèi)容施工性不足等，使得建設(shè)活動無法有效推進(jìn)。因此，應(yīng)基于檔案資料制定可行性施工計劃，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分發(fā)揮示范作用，高度關(guān)注施工企業(yè)檔案管理工作，保建設(shè)工作在有效利用檔案信息的情況下順利推進(jìn)。檔案管理創(chuàng)新能夠貫穿于工程建設(shè)的全過程，以此優(yōu)化項目建設(shè)質(zhì)量，在此基礎(chǔ)上需要讓相關(guān)人員正確認(rèn)知檔案的作用，將創(chuàng)新管理作為工程建設(shè)質(zhì)量和效率的穩(wěn)定保障，進(jìn)而使工程建設(shè)更加符合時代發(fā)展需求。

二、工程建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）未能明確劃分職責(zé)

建設(shè)工程檔案對施工有著重要的影響，檔案中不僅詳細(xì)記錄了建設(shè)全過程，且檔案中明確了各個項目的責(zé)任人，如后期出現(xiàn)質(zhì)量問題，可以要求負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理，因此必須保證檔案的完整性和有效性，使職能作用充分發(fā)揮。檔案能夠明確項目中的各環(huán)節(jié)，反饋當(dāng)前施工建設(shè)存在的問題，且可以積累建設(shè)經(jīng)驗，做到查缺補(bǔ)漏，但部分工程未能意識到檔案管理的重要性，資料搜集、整合和歸檔未能有效執(zhí)行，導(dǎo)致檔案無法起到實(shí)質(zhì)性的作用，且使得檔案管理問題不斷加重，影響了行業(yè)發(fā)展[3]。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范

由于工程檔案具有一定的復(fù)雜性，且隨著建設(shè)各項記錄會不斷變化，因此管理不規(guī)范這一問題較為嚴(yán)重，大多數(shù)工程普遍存在這一問題。在工程檔案記錄中，其內(nèi)容會逐漸增多，若想保證檔案管理的有效性，需要針對檔案管理建立規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)檔案被不斷變化的需求，使相關(guān)記錄標(biāo)準(zhǔn)化、合理化。但就目前情況來看，現(xiàn)階多數(shù)工程在實(shí)施檔案管理的過程中未能意識到規(guī)范化管理的重要性，因此沒有針對檔案管理建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員在檔案記錄時無法依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考，受到了限制因素的影響，出現(xiàn)了各類資料數(shù)據(jù)檔案丟失的問題，阻礙了工程后續(xù)建設(shè)及檔案應(yīng)用[4]。

（三）質(zhì)量目標(biāo)不夠清晰

在建筑工程施工階段的檔案管理工作中，部分人員不具備專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量目標(biāo)未能明確。同時，在管理過程中，未能按要求對工程施工全過程進(jìn)行記錄，無法依據(jù)施工質(zhì)量目標(biāo)來制定工程各部分的施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致質(zhì)量目標(biāo)過于模糊，無法發(fā)揮出實(shí)際作用。除此之外，各類施工建設(shè)的質(zhì)量要求差異較大，如檔案管理缺少明確的質(zhì)量目標(biāo)，全過程記錄則無法落，最終使得工程建設(shè)出現(xiàn)施工質(zhì)量問題，為工程后期應(yīng)用埋下了安全隱患。因此，應(yīng)將人員持證情況、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、質(zhì)量管理等，都需要囊括在管理體系中，避免檔案管理出現(xiàn)漏洞。

（四）檔案管理不夠細(xì)致

檔案管理的首要目標(biāo)是提高工程建設(shè)質(zhì)量，需要在此理過程中保證施工方案的有效落實(shí)執(zhí)行，避免各類工程建設(shè)質(zhì)量隱患的出現(xiàn)。但就當(dāng)前情況來看，部分工程的檔案管理不夠細(xì)致，檔案記錄未能貫穿工程建設(shè)全過程，導(dǎo)致施工作業(yè)、施工技術(shù)應(yīng)用出現(xiàn)了不規(guī)范的問題，降低了工程建設(shè)質(zhì)量。如開始前未進(jìn)行圖紙審核、技術(shù)交底等檔案記錄，影響了工程施工前準(zhǔn)備參考，導(dǎo)致作業(yè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)質(zhì)量問題，降低了工程的建設(shè)效益。同時，由于部分監(jiān)理人員的綜合素質(zhì)較低，質(zhì)量監(jiān)控仍然局限于資料審核，建筑材料取樣檢驗、施工材料入場、施工技術(shù)應(yīng)用等方面卻未能細(xì)致記錄，導(dǎo)致檔案管理流于表面。

三、工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理的資源體系建設(shè)

在當(dāng)前的工程建設(shè)項目中，檔案橙黃新管理的資源體系建設(shè)十分重要，其能夠使管理更加規(guī)范，以此為工程建設(shè)提供幫助，具體如以下幾點(diǎn)[5]。

（一）收集檔案、管理檔案

工程檔案內(nèi)容涉及文書、科技、圖片、視頻、資料等，屬于工程建設(shè)的全過程記錄，能夠反映出工程在建設(shè)過程中各個階段的實(shí)際情況，對于后續(xù)完善有著重要意義。工程建設(shè)企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的文檔資料、圖片資料、視頻資料，如仍然以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，難免會出現(xiàn)資料遺漏的現(xiàn)象，丟失各種重要信息。而在創(chuàng)新檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)則可以解決這一問題，可以說檔案管理創(chuàng)新是當(dāng)前時代工程建設(shè)項目發(fā)展必不可少的重要環(huán)節(jié)，使各類資料能夠整合儲存，以此提高管理，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。

（二）完善各檔案歸檔范圍：

檔案歸檔范圍顧名思義，指的是檔案應(yīng)用后的歸檔，即檔案整理和編制。在完善歸檔范圍的過程中，需要建立健全文件材料歸檔制度，將歸檔工作納入各項業(yè)務(wù)規(guī)章制度和工作流程，以此實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)管理同步推進(jìn)。同時，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的歸檔模式，創(chuàng)新完善歸檔范圍，利用計算機(jī)制定或修訂文件材料歸檔范圍，使相關(guān)建設(shè)工程項目資料的保管期限表更加明確，實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，落實(shí)從業(yè)務(wù)管理層面，使檔案管理效果進(jìn)一步提升提升[6]。

（三）加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域歸檔

當(dāng)前部分工程在檔案管理中存在重點(diǎn)領(lǐng)域歸檔缺失的問題，且對重點(diǎn)領(lǐng)域歸檔的控制缺少可操作性，對建設(shè)工程項目檔案應(yīng)用造成了一定的影響。因此，應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域歸檔，提高歸檔管理的可行性，如工程建設(shè)相關(guān)活動、重大工程建設(shè)項目、重點(diǎn)技術(shù)應(yīng)用等，并在歸檔中對施工設(shè)計到的領(lǐng)域、專業(yè)、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行詳細(xì)記錄，提高建檔歸檔的有效性，實(shí)現(xiàn)“應(yīng)建盡建，應(yīng)收盡收”。同時，在創(chuàng)新管理的資源體系建設(shè)的過程中需要實(shí)現(xiàn)工程全面覆蓋，使重點(diǎn)領(lǐng)域的歸檔能夠發(fā)揮出實(shí)際作用，做到“應(yīng)歸盡歸，全面歸檔”，為行業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有效推動力。

（四）完善檔案管理制度

在工程的建設(shè)階段，檔案不僅需要負(fù)責(zé)記錄建設(shè)合同管理、施工安全管理等工作，且需要以檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行工程建設(shè)協(xié)調(diào)，拉近各參建單位間的工作關(guān)系。同時，完善檔案管理制度能夠?qū)こ痰慕ㄔO(shè)投資、建設(shè)工期及整體質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制，對于工程項目建設(shè)施工的順利完成具有著非常重要的意義。在社會高度重視建筑工程質(zhì)量的今天，需要以合規(guī)、高效為原則，控制工程建設(shè)各項措施的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合國家有關(guān)檔案管理相關(guān)政策，將現(xiàn)有制度進(jìn)一步完善，使其能夠與檔案管理電子化接軌，滿足時代的發(fā)展需求。

四、工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理的服務(wù)體系建設(shè)

服務(wù)體系建設(shè)的意義在于發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)服務(wù)作用，使檔案做到物盡其用，具體如以下幾點(diǎn)。

（一）整合檔案資源

若想發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)服務(wù)作用，必須有效進(jìn)行服務(wù)體系建設(shè)，如檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度建設(shè)，以因地制宜為原則，并在此基礎(chǔ)上做好檔案資源體系規(guī)劃，使檔案機(jī)構(gòu)和檔案資源架構(gòu)合理[7]。同時，應(yīng)結(jié)合內(nèi)控關(guān)鍵控制點(diǎn)，努力實(shí)現(xiàn)跨全宗統(tǒng)一管理和資源共享，在此基礎(chǔ)上建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，以此為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置優(yōu)化，減少重復(fù)歸檔和重復(fù)保存，不斷提升檔案創(chuàng)新管理的服務(wù)功能，使資源能夠被高效利用，完善相關(guān)制度中對文檔管理的要求。

（二）檔案利用工作

在工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理的服務(wù)體系建設(shè)中，檔案利用工作的開展十分重要，在工作開展過程中需要牢固樹立和貫徹落實(shí)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，在此基礎(chǔ)上簡化檔案資料的利用手續(xù)。首先，應(yīng)推動網(wǎng)絡(luò)利用，摒棄傳統(tǒng)開據(jù)手續(xù)前往檔案室調(diào)取資料，使檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸;其次，需要按照方便利用的原則，在確保檔案信息安全的前提下，進(jìn)一步提高利用效率和滿意度，最大限度地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的作用。

（三）創(chuàng)新利用服務(wù)方式

服務(wù)體系建設(shè)與服務(wù)方式有著密不可分的關(guān)系，因此必須創(chuàng)新檔案的利用服務(wù)方式，做到檔案物盡其用。在創(chuàng)新過程中，需要結(jié)合檔案利用需求，提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案服，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行分類管理，將各類數(shù)據(jù)有效歸檔，從而轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。同時，在創(chuàng)新過程中需要將傳統(tǒng)服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式相結(jié)合，可通過網(wǎng)絡(luò)獲取所需檔案資源，建立線上線下融合數(shù)據(jù)庫，根據(jù)專題形成專題匯編，突出檔案的作用，促進(jìn)工程行業(yè)的發(fā)展。

（四）開展檔案編研工作

檔案編研工作十分重要，其能夠分析檔案中的多項內(nèi)容，不斷挖掘檔案價值，發(fā)揮其基礎(chǔ)的服務(wù)作用。在檔案編研過程中，需要按照《集團(tuán)工程建設(shè)企業(yè)史志工作規(guī)定》嚴(yán)格執(zhí)行，努力把“檔案庫”變成“思想庫，匯總檔案的各類施工成果，使服務(wù)體系進(jìn)一步完善。同時，為更好地服務(wù)企業(yè)核心工作，必須要按時完成年鑒、大事記等通用性編研，將檔案庫轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)庫、知識庫、建設(shè)庫、信息庫，發(fā)揮工程檔案的價值，提高后續(xù)工程建設(shè)的質(zhì)量。

結(jié)束語：

工程建設(shè)項目檔案創(chuàng)新管理有著十分重要的作用，其能夠采取措施有效解決工程建設(shè)中的各類問題。因此，需要相關(guān)人員健全管理制度和體系，通過事前控制、施工全過程記錄等方面進(jìn)行加強(qiáng)，采取合適的策略提高檔案創(chuàng)新的效果。同時，在檔案創(chuàng)新管理的過程中必須結(jié)合實(shí)際情況，選擇適合的檔案管理方案，并有效應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、電子檔案系統(tǒng)等，積極完善服務(wù)體系與資源體系的構(gòu)建，以此提高工程建設(shè)效益，為我國工程行業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做好鋪墊。

參考文獻(xiàn)：

[1]周明.數(shù)字化檔案在水利工程管理中的應(yīng)用 ——以寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全連通工程檔案管理為例[J].卷宗，2019，9（30）：113.

[2]何卉.淺談新形勢下項目檔案管理的模式思考——基于項目管理的工程檔案管理模式[J].卷宗，2019，9（32）：4-5.

[3]徐寧，薛鵬程.特高壓輸變電工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化[J].甘肅科技，2019，35（22）：108-109.

[4]慕秀娟.新時期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探[J].卷宗，2019，9（31）：109.

[5]郭友青.精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用研究[J].卷宗，2019，9（31）：62.

[6]何麗.工程檔案管理在建設(shè)工程中的重要性及對策研究[J].建材發(fā)展導(dǎo)向（上），2019，17（11）：323.

[7]范彩萍.淺談水利工程檔案管理工作——以寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程檔案收集整編為例[J].卷宗，2019，9（32）：7.